04 bước tạo luồng ký hợp đồng cơ bản cùng FPT.eContract

Để tạo được hợp đồng điện tử, FPT.eContract mang đến người dùng 04 bước cơ bản:

Quý doanh nghiệp có thể tham khảo trực tiếp qua video hướng dẫn tại đây hoặc theo dõi dạng văn bản như bên dưới

1. Tải file nội dung hợp đồng lên hệ thống

Sau khi vào chức năng “Tạo hợp đồng”, tải file nội dung hợp đồng lên ứng dụng bằng cách kéo thả file định dạng .doc/.docx/.pdf từ màn hình exprore hoặc bấm vào khung trên màn hình để chọn file. Người dùng lưu ý hạn chế định dạng file: .doc/.docx/.pdf có dung lượng < 10MB.

Để chọn bản khác thay thế file đã tải trước đó, tại màn hình kết quả tải file, chọn biểu tượng “Tải bản khác” và chọn file cần thay thế trong màn hình browse file. Chọn nút [Tiếp theo] để đến phần Xác định bên tham gia ký.

Tại màn hình tải file thành công, nếu chọn nút [Quay lại], hệ thống yêu cầu bạn xác nhận có giữ lại tài liệu để sử dụng tiếp hay xóa bản hợp đồng nháp.

• Nếu chọn nút [Không], hợp đồng nháp xóa khỏi hệ thống

• Nếu chọn nút [Có], hợp đồng lưu bản hợp đồng đã tải vào mục Bản nháp trong mục Tài liệu.

2. Xác định các bên tham gia ký hợp đồng và những Người tham gia của từng bên.

Bên tham gia là các bên đứng tên trong hợp đồng, có thể là cá nhân hoặc tổ chức.

Người tham gia hợp đồng điện tử là những người thuộc 01 bên tham gia hợp đồng. Đối với bên tham gia là cá nhân sẽ chỉ có 01 người tham gia với vai trò ký hợp đồng. Nếu bên tham gia là tổ chức có 1 hoặc nhiều người tham gia, sẽ phải tiến hành phân chia vai trò người xem xét hoặc người ký hợp đồng điện tử đó. Tổ chức bắt buộc ít nhất 01 người ký, có thể có hoặc không có người xem xét.

Người tham gia trong hợp đồng sẽ nhận được email thông báo thực hiện xem xét/ký hợp đồng theo vai trò đã được xác định với từng hợp đồng. Email thông báo gồm đường dẫn và mật khẩu xác thực truy cập hợp đồng điện tử.

• Thêm bên ký bằng cách chọn nút [Thêm bên ký].

• Xóa bên ký bằng cách chọn vào nút [x] phía trên bên phải của bên ký cần xóa.

• Thêm Người xem xét/Người ký bằng cách chọn nút [Thêm] tại khung Người xem xét/Người ký.

• Xóa Người xem xét/Người ký bằng cách chọn nút [x] phía trên bên phải của Người xem xét/Người ký cần xóa.

• Nếu ô “Thứ tự ký” trên màn hình không được chọn, hiểu là thứ tự thực hiện tuần tự từ trên xuống dưới (bên tham gia nào xuất hiện trước thì thực hiện trước, sau khi hoàn thành mới đến các bên tham gia tiếp theo).

• Thay đổi thứ tự thực hiện của các bên ký bằng cách chọn vào ô “Thứ tự ký” và thay đổi số thứ tự tại ô của bên ký (xem hướng dẫn 1 tại hình trên).

• Bên tham gia chọn là tổ chức phải có thông tin tổ chức.

• Thông tin trên màn hình phải được điền đầy đủ trước khi chọn nút [Tiếp theo] để chuyển sang phần 4 “Thiết lập nội dung người ký cần bổ sung trên tài liệu”.

Người tạo hợp đồng cần điền đúng địa chỉ email của người nhận để hệ thống gửi email thông báo và mật khẩu xác thực truy cập vào hợp đồng điện tử. Địa chỉ email phải đúng định dạng.

Người nhận không cần có tài khoản trong hệ thống, chỉ cần truy cập bằng đường dẫn và mật khẩu đã được cung cấp vào email để thực hiện ký hoặc xem xét hợp dồng. Người nhận không truy cập được hợp đồng nếu hợp đồng đã bị người tạo hủy hoặc bị một trong người nhận trước đó từ chối hoặc hết hạn xử lý hợp đồng.

3. Thiết lập nội dung người ký cần bổ sung trên tài liệu (vị trí ký ảnh, các ô thông tin cần điền (nếu có).

Hợp đồng tải lên hệ thống cần xác định vị trí cho người ký và các ô người ký/người xem xét cần điền (nếu có). Chữ ký trên hợp đồng điện tử có thể là chữ ký ảnh, chữ ký số hoặc kết hợp ký ảnh và ký số.

• Chữ ký cần gán cho 01 người ký

• Ô dữ liệu cần được gán cho 01 người ký hoặc người xem xét.

• Người tạo có thể thay đổi vị trí, kích thước của các ô chữ ký và ô dữ liệu

• Người tạo có thể xác định font, kích thước của chữ điền trong trong ô dữ liệu.

Lựa chọn trong các hình thức sau:

o Chỉ ký ảnh.

o Chỉ ký số.

o Ký số và ký ảnh.

Sau khi thiết lập xong trường thông tin, chọn nút [Tạo hợp đồng] để xác nhận thông

tin trước khi gửi ký.

4. Thiết lập thông tin chung của hợp đồng điện tử và gửi ký.

• Sửa tên hợp đồng: Nên nhập thông tin dễ hiểu để người ký nhận biết sơ bộ nội dung thông qua cách đặt tên.

• Thêm mã hợp đồng phục vụ công tác quản lý.

• Thêm ngày ký. Ngày ký là thuộc tính của hợp đồng, hỗ trợ người dùng có thể tìm kiếm, tra cứu. Ngày ký này có thể khác với ngày các bên thực hiện ký điện tử lên hợp đồng. Ngày ký có thể để trống không điền thông tin.

• Để gửi ký, chọn nút [Gửi hợp đồng].

• Để lưu tạm và xử lý sau, chọn nút [Lưu].

• Để quay lại bước trước, chỉnh sửa lại thông tin, chọn nút [Quay lại].

Trên đây là các bước cơ bản hướng dẫn người sử dụng tạo được hợp đồng điện tử trên phầm mềm FPT.eContract. Để được tư vấn chi tiết về phần mềm hợp đồng điện tử FPT.eContract, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT – FPT Information System

Tầng 22 tòa nhà Keangnam Landmark 72 Tower, E6 Phạm Hùng, Hà Nội

Hotline: 0934.453.466 – 0934.583.499

Website: https://econtract.fpt.com.vn/

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract