Cách chia sẻ và phân quyền hợp đồng điện tử

Khi sử dụng giải pháp Hợp đồng điện tử FPT.eContract, người tạo có thể chia sẻ hợp đồng khi đã hoàn thành. Hợp đồng điện tử được phép chia sẻ cho người dùng ngoài hệ thống.

• Hệ thống gửi email thông báo thông tin chia sẻ hợp đồng đến những người được chia sẻ

• Sau khi Chia sẻ, tất cả người được chia sẻ sẽ được phép truy cập, xem hợp đồng, download hợp đồng

Để chia sẻ hợp đồng điện tử, cần thực hiện theo các bước sau:

• Vào chức năng Danh sách hợp đồng:
• Chọn menu “Tài liệu”, chọn mục “Hợp đồng” tại menu bên trái, chọn mục “Hoàn thành”.
• Tại màn hình Hoàn thành. Chọn hợp đồng điện tử mà người dùng muốn chia sẻ thông tin. Nhấn vào biểu tượng “chia sẻ” để thực hiện chia sẻ thông tin hợp đồng.

Hệ thống hiển thị mặc định màn hình chia sẻ thông tin hợp đồng. Người dùng có thể chia sẻ hợp đồng điện tử bằng cách nhập các thông tin như sau:

• Email người nhận: Người dùng nhập email người muốn chia sẻ thông tin hợp đồng điện tử. Mỗi lần chỉ được chia sẻ cho 1 người duy nhất.
• Nhóm quyền: Cho phép người được chia sẻ có quyền xem và download hợp đồng được chia sẻ về máy tính cá nhân.
• Hiệu lực chia sẻ: Hiển thị mặc định chia sẻ thông tin hợp đồng 1 tháng tính từ ngày hiện tại. Người dùng có thể chỉnh sửa ngày hiệu lực chia sẻ theo mong muốn.
• Nếu chọn” Lưu” hệ thống lưu thông tin người được chia sẻ và được hiển thị tại danh sách được chia sẻ phía dưới, đồng thời hệ thống gửi email thông báo cho người được chia sẻ biết thông tin được chia sẻ.
• Nếu chọn” Hủy” hệ thống quay trở lại màn hình danh sách hợp đồng điện tử đã hoàn thành và không lưu các thông tin mà người dùng đã nhập trước đó.
•  Danh sách được chia sẻ: Hiển thị danh sách những người đã được chia sẻ thông tin hợp đồng.
• Nếu chọn “ Sửa” hệ thống cho phép sửa thông tin người đã chia sẻ mà người dùng đã chọn.
• Nếu chọn “ Hủy” hệ thống hủy chia sẻ thông tin hợp đồng điện tử cho người đã chia sẻ mà người dùng đã chọn.

Lưu ý, hệ thống chỉ cho phép chia sẻ một người trong một thời điểm.

Đối với chức năng phân quyền hợp đồng điện tử, người tạo có thể phân quyền khi hợp đồng đã hoàn thành. Hợp đồng điện tử được phép phân quyền cho một hoặc nhiều nhóm thuộc cùng tổ chức với người đào tạo.

Người tạo có thể Phân quyền hợp đồng điển tử khi hợp đồng đã hoàn thành. Hợp đồng điện tử được phép phân quyền cho một hoặc nhiều nhóm thuộc cùng tổ chức với người tạo.

• Hệ thống không gửi email thông báo thông tin phân quyền đến những nhóm được phân quyền.
• Nhóm được phân quyền sẽ được phép truy cập, thực hiện các chức năng xem lịch sử, chia sẻ trên hợp đồng điện tử được phân quyền.

Các bước thực hiện phân quyền hợp đồng điển tử:

• Vào chức năng Danh sách hợp đồng.
• Chọn menu “Tài liệu”, chọn mục “Hợp đồng” tại menu bên trái, chọn mục “Hoàn thành”.
• Tại màn hình Hoàn thành. Chọn hợp đồng mà người dùng muốn phân quyền thông tin. Chọn vào biểu tượng “chia sẻ” để thực hiện phân quyền thông tin hợp đồng điện tử.

• Hệ thống hiển thị mặc định màn hình chia sẻ thông tin hợp đồng. Người dùng chọn sang màn hình chức năng “ Phân quyền” hệ thống hiển thị màn hình phân quyền gồm:
• Tên hợp đồng: Hiển thị read only tên hợp đồng cho người dùng xem.
• Danh sách nhóm người chưa được chia sẻ: Gồm những group và account trong cùng một tổ chức với người dùng mà chưa được phân quyền.
• Danh sách nhóm người được chia sẻ: Gồm những group và account trong cùng một tổ chức với người dùng mà đã được phân quyền.

Người dùng có thể thực hiện phân quyền bằng cách sau:

• Người dùng chọn một hoặc nhiều group trong danh sách nhóm người chưa được chia sẻ.
• Chọn nút có hình ảnh dấu cộng, tất cả các group được chọn sẽ được chuyển sang danh sách đã được chia sẻ.
• Nếu người dùng chọn nút “Lưu thay đổi” hệ thống lưu thông tin phân quyền mà người dùng đã chọn. Những group đã được chọn sẽ được phân quyền chia sẻ thông tin.
• Nếu người dùng chọn nút “ X” hệ thống quay lại màn hình danh sách hợp đồng đã hoàn thành và không lưu thông tin phân quyền mà người dùng đã chọn.
• Người dùng chọn một hoặc nhiều group trong danh sách nhóm người được chia sẻ. Tiếp theo chọn nút , tất cả các group được chọn sẽ được chuyển sang danh sách chưa được chia sẻ.
• Nếu người dùng chọn nút [Lưu thay đổi]hệ thống lưu thông tin hủy phân quyền mà người dùng đã chọn. Những group đã được chọn sẽ bị hủy bỏ phân quyền chia sẻ thông tin.
• Nếu người dùng chọn nút “ X ” hệ thống quay lại màn hình danh sách hợp đồng đã hoàn thành và không lưu thông tin hủy phân quyền mà người dùng đã chọn.

Để được tư vấn chi tiết về phần mềm hợp đồng điện tử FPT.eContract, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT – FPT Information System

Tầng 22 tòa nhà Keangnam Landmark 72 Tower, E6 Phạm Hùng, Hà Nội

Hotline: 0934.453.466 – 0934.583.499

Website: https://econtract.fpt.com.vn/

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract