Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử là một tệp hoặc ký hiệu kỹ thuật số — chẳng hạn như chữ ký bút mực được quét hoặc tên được đánh máy — được đính kèm hay đặt trên hợp đồng để thể hiện ý định chấp thuận giao kết hợp đồng. Mọi người ký điện tử vào tài liệu theo nhiều cách khác nhau: nhập tên người ký vào mục chữ ký; dán vào phiên bản quét chữ ký của người ký; nhấp vào nút “Tôi đồng ý”; sử dụng công nghệ xáo trộn mật mã.

Lợi ích chữ ký điện tử 

Giảm thời gian xử lý hồ sơ 

Văn bản giấy phải chờ để được xử lý giữa các phòng ban công ty, giữa cá nhân hay doanh nghiệp. Còn với hợp đồng điện tử, chỉ cần một thao tác đơn giản là tài liệu đã được ký duyệt. Gần như loại bỏ chi phí hành chính in tài liệu giấy, ắt sẽ tốn một khoản chi phí không hề nhỏ nếu số lượng tài liệu lớn. Nhất là các chủ doanh nghiệp luôn muốn giảm thiểu chi phí đến mức tối đa, vậy nên, ký số trên văn bản điện tử sẽ tiết kiệm được những khoản chi phí không cần thiết. 

Không cần chuẩn bị quá nhiều tài liệu, hồ sơ bản cứng 

Với hợp đồng thông thường, muốn ký xác nhận cần phải in bản cứng. Còn với chữ ký số, người dùng sẽ đỡ bận bịu hơn khi chỉ cần xem tài liệu trên máy tính điện thoại và ký trực tiếp trên đó. Đồng thời, còn giúp người dùng dễ dàng quản lý và tra cứu tài liệu, tránh làm thất lạc hồ sơ khi mọi tài liệu đều được lưu trữ trên phần mềm. 

Không giới hạn về địa lý 

Chữ ký số có thể được ký duyệt mọi lúc mọi nơi. Thay vì phải ký tại văn phòng trong khung giờ làm việc, người dùng chữ ký số có thể hoàn thành thao tác 24/7 chỉ với một chiếc điện thoại cài ứng dụng và kết nối mạng.

Yêu cầu phần mềm 

Trong nhiều trường hợp, các bên liên quan có thể cần mua một loại phần mềm cụ thể, để có thể ký và nhận các tài liệu điện tử. 

An ninh không được đảm bảo

Chữ ký điện tử nói chung là bảo mật, nhưng không phải tất cả các loại chữ ký đều được bảo vệ. Ít bảo mật nhất, là chữ ký điện tử đơn giản. Chữ ký tiêu chuẩn sẽ được bảo mật tốt hơn. Tuy nhiên, không thể chủ quan trước bất cứ mọi tình huống nào, vậy nên cần cập nhật liên tục để đảm bảo an toàn chữ ký.

Có thể ký hợp đồng online từ xa, hoàn toàn trực tuyến và từ bất kỳ thiết bị nào, là một sự tiện lợi mà tất cả chúng ta đều mong muốn ở chữ ký điện tử. Do đó, giải pháp chữ ký điện tử có thể được triển khai hiệu quả trong các quy trình tích hợp kỹ thuật số phức tạp và rõ ràng để thỏa mãn cho khách hàng và người dùng. Do đó, quyết định số hóa việc thu thập chữ ký có thể là cơ hội hoàn hảo để xem xét lại các quy trình kinh doanh và tương tác với khách hàng, đồng thời cải thiện chúng. 

Ngoài ra, khi các hợp đồng giao dịch đã được ký kết dưới dạng điện tử, chúng có thể được chuyển ngay lập tức sang hệ thống lưu trữ kỹ thuật số. Quy trình này đảm bảo tính bất biến và tính trọn vẹn của tài liệu theo thời gian và đảm bảo giá trị pháp lý của chúng theo thời gian, cũng như khả năng truy xuất bất kỳ lúc nào và trong bất kỳ trường hợp nào.

Sử dụng chữ ký điện tử có nhiều lợi ích. Từ một chữ ký đơn giản, vô số khả năng có thể nảy sinh, từ cơ hội hợp lý hóa các quy trình kinh doanh nội bộ, đến cơ hội để xây dựng mối quan hệ với khách hàng, tăng cơ hội thành công. Nhưng nếu chúng ta coi chữ ký điện tử như một yếu tố cho phép số hóa các quy trình tích hợp, thì chúng ta có thể đánh giá cao những lợi ích lâu dài: mối quan hệ tốt hơn với khách hàng và khả năng củng cố kỹ năng kỹ thuật số giữa đội ngũ nhân viên và người dùng, mở ra những khả năng mới.

——————————————————————–

Chi tiết về hợp đồng điện tử FPT.eContract, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT – FPT Information System

Tư vấn sản phẩm

Tổng đài 24/7: 1900.636.191- ext 1

Miền Bắc: 0934.583.499; 0919.626.829

Miền Nam: 0934.453.466; 0932.991.468

Hỗ trợ khách hàng

Tổng đài 24/7: 1900.636.191 – ext 3

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract