Video #10_Hướng dẫn người điều phối tạo luồng ký hợp đồng điện tử trên FPT.eContract

FPT.eContract xin hướng dẫn bạn điều phối hợp đồng.
Bạn là người điều phối khi đối tác của bạn tạo hợp đồng điện tử để ký 2 bên trên hệ thống FPT.eContract.
Đối tác của bạn đang trao quyền cho bạn tạo luồng ký phía đơn vị của mình.
Sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn thực hiện khai báo người ký cho tài liệu đó.

Bước 1: TRUY CẬP HỢP ĐỒNG TRÊN FPT.eCONTRACT

Sau khi bạn nhận được email thông báo cần điều phối.
Copy mật mã truy cập, bấm vào nút Xem tài liệu
Tại  màn hình xác nhận truy cập.
Gõ email của bạn, gõ mã truy cập đã gửi kèm trong mail.
Hệ thống hiển thị nội dung văn bản cần ký trước khi thực hiện các thao tác tiếp theo (bạn là người điều phối không thay thế được nội dung văn bản này).
Chọn vào nút “Xem thêm”
Nếu có file đính kèm tài liệu, click vào file đính kèm để xem nội dung.
*File đính kèm là file diễn giải thêm cho văn bản cần ký, hệ thống không ký lên file đính kèm.
Muốn xem lịch sử ký và người trong luồng ký, Bấm vào lịch sử điều phối
Luồng đang hiển thị thể hiện bạn là người điều phối, đối tác có 1 người đang xem xét là 1 người chờ ký.
Tích chọn vào ô “Tôi đã đọc hiểu và đồng ý với văn bản điện tử”.
Chọn nút Điều phối.

Bước 2: ĐIỀU PHỐI LUỒNG KÝ

Nếu bạn có tài khoản trong hệ thống, hệ thống sẽ yêu cầu bạn đăng nhập bằng tài khoản trên FPT.eContract.
Trường hợp bạn không có tài khoản, hệ thống vào luôn màn hình các bước điều phối.
Bước 1: xem lại tên và số hợp đồng do đối tác đã tạo.
Nếu bạn có tài khoản trong hệ thống, sẽ có thêm ô cho bạn chọn từ nhiều loại hợp đồng mà bạn được phân quyền.
Bạn có thể điền thêm thông tin nếu muốn.
Chọn nút Tiếp tục để sang bước 2
Hệ thống cho phép bạn thiết lập người xem xét phía đơn vị mình (nếu có).
Chọn người ký. Gõ tên người ký và địa chỉ email nhận thông báo
Tiếp theo, bạn chọn loại ký. Ký ảnh hoặc ký số hoặc vừa ký ảnh vừa ký số. Lưu ý, nếu muốn ký ảnh, bạn trao đổi trước với đối tác để để sẵn ô ký ảnh cho bạn gán.
Bạn có thể thêm người ký khác.
Ví dụ Ký ảnh là 1 người và ký số là 1 người.
Lưu ý: ký usb token và sử dụng token để ký, nếu đơn vị đã có tài khoản ký số bằng FPT.eSigncloud, bạn chọn ký số bằng FPT.eSigncloud passcode
Nếu để số thứ tự bằng nhau, hệ thống sẽ gửi email đến cùng lúc cho 2 người để ký. Rút ngắn thời gian thực hiện.
Chọn nút Tiếp theo
Hệ thống hiển thị lại nội dung hợp đồng
Kéo xuống sẽ có các ô đối tác đã gán cho đơn vị của bạn cần điền.
Bạn click chọn vào từng ô và gán cho người điền.
Ô màu xanh là chữ ký ảnh, gán cho Trần Văn A.
Ô màu vàng là chứ ký số, gán cho Trần Văn B
Hệ thống cho phép bạn kéo thêm ô ký số.
Nếu bạn phát sinh bổ sung thêm người ký, chọn nút Quay lại, thêm người ký.
Ví dụ bạn thêm văn thư của công ty để ký số bằng chứng thư số có mã số thuế công ty. Lưu ý văn thư bắt buộc có ô ký số.
Bạn có thể gõ lời nhắn gửi cho người ký
Thiết lập chế độ nhắc tự động nếu sau 1 hoặc 2 ngày người ký chưa thực hiện.
Gán ô ký số mới thêm cho văn thư. Chọn nút tạo hợp đồng.
Nếu bạn gặp thông báo: tồn tại trường dữ liệu chưa có người nhận, bạn hãy rà soát lại các ô cần điền trên văn bản, còn ô nào chưa có người nhận hay không?
Bạn rà soát bằng cách bấm vào từ ô và xem đã có tên người nhận hay chưa
Ví dụ ô text chưa có tên người nhận. Bạn chọn người sẽ điền thông tin. Chọn nút tạo hợp đồng.
Đây là nội dung lời nhắn cho người tạo gửi đến tất cả người tham gia. Bạn có thể gõ lại nội dung theo ý mình để người ký của đơn vị rõ hơn công việc phải làm
Bấm chọn xem  thông tin chung hợp đồng
Xem lại tên và email người ký phía đơn vị mình.
Chọn nút “Gửi hợp đồng”
Đến đây, bạn đã làm xong việc điều phối luồng ký của đơn vị mình.
Sau khi bạn chọn điều phối, những người tham gia sẽ nhận được email báo để thực hiện ký/xem xét hợp đồng
Các video hướng dẫn người ký hoặc xem xét hợp đồng được thể hiện trong các video tại kênh của FPt.eContract. Các bạn xem và hướng dẫn người ký.
Hãy đăng ký sử dụng để trải nghiệm thêm các tính năng khởi tạo và quản lý tiến trình ký hợp đồng.
Chọn nút đăng ký để gửi yêu cầu đến cho chúng tôi.

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract