Lợi ích khi sử dụng hợp đồng điện tử

  • 20/04/2022

1. Hợp đồng điện tử tiết kiệm thời gian 

Các hợp đồng truyền thống bản cứng có thể làm mất đi một đề xuất công việc hoặc đàm phán bán hàng, chỉ đơn giản bởi khách hàng tiềm năng mất quá nhiều thời gian để nhận, đọc, xem xét và ký. 

2. Lợi ích hợp đồng điện tử: Hợp đồng điện tử có thể giảm thiểu chi phí hoạt động, có thể loại bỏ nhu cầu về vật tư, thiết bị văn phòng

Tất cả các chi phí này sẽ biến mất ngay khi bạn chuyển sang hợp đồng điện tử. Bạn không chỉ tiết kiệm cho công ty mà còn tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho khách hàng hoặc đối tác kinh doanh của mình, những người không phải, hoặc không thể gặp mặt trực tiếp với bạn. 

3. Bạn cũng sẽ gặp ít lỗi hơn với các hợp đồng điện tử

Với hợp đồng giấy truyền thống, người tạo hợp đồng có thể đã không đọc lại hợp đồng hoặc cung cấp dữ liệu chính xác. Người nhận hợp đồng có thể đã không đọc kỹ các điều kiện nhất định trong tài liệu. Hoặc lỗi ở thao tác người gửi hoặc người nhận đã ‘chỉnh sửa’ hợp đồng sau khi thêm chữ ký và tên viết tắt. Bất kể hoàn cảnh nào, các tài liệu truyền thống đều dễ xảy ra sai sót. Do đó có thể dẫn đến các tranh chấp pháp lý và các tình huống khác mà một hoặc cả hai bên không có đòn bẩy pháp lý. 

4. Tài liệu giấy có thể được chỉnh sửa bất cứ lúc nào trong suốt quá trình tạo, gửi và ký tài liệu

Đây là lý do tại sao các công ty cố gắng hết sức để giữ nguyên thỏa thuận ban đầu, chẳng hạn như giữ nhiều bản sao hoặc ký các tài liệu với sự có mặt của công chứng viên. 

5. Phần mềm quản lý hợp đồng với khả năng ký kết điện tử có thể giảm hoặc loại bỏ khả năng giả mạo tài liệu đã hoàn thiện của các bên

Ngay cả khi các bên được phép cộng tác và thay đổi tài liệu khi đang trong thỏa thuận, phần mềm vẫn cung cấp các tính năng như: Quyền truy cập hạn chế vào chữ ký, tên viết tắt hoặc thông tin được yêu cầu. Theo dõi và ghi lại các phiên bản lịch sử của tài liệu. Xác thực tài liệu và người gửi người nhận bằng mã hóa. Các tính năng phát hiện cảnh báo một hoặc cả hai bên rằng ai đó đã giả mạo tài liệu. Các tùy chọn tuân thủ để đảm bảo rằng các hợp đồng của bạn đều hợp pháp và ràng buộc về mặt pháp lý. 

6. Lợi ích hợp đồng điện tử cải thiện dịch vụ khách hàng, cho phép người dùng gửi tài liệu tới đối tác nhanh chóng hơn. Đối tác có thể ký tài liệu từ bất kỳ vị trí nào với bất kỳ thiết bị nào mà không cần đợi bản cứng đến qua đường bưu điện. 

Điểm hạn chế của hợp đồng điện tử 

Một vài công ty điện tử có thể có dung lượng hạn chế, khó lưu trữ tất cả tài liệu trên máy chủ. Điều này dẫn đến sự phụ thuộc vào các nguồn khác và trở thành mối lo ngại của nhiều doanh nghiệp khi bận tâm về tính bảo mật của thông tin khách hàng. Trong những trường hợp như vậy, cần đảm bảo rằng nhà cung cấp cho phép truy cập vào máy chủ được ký điện tử theo tiêu chuẩn của Viện Tiêu chuẩn và Công nghệ Quốc gia. 

Bảo mật không được đảm bảo: Không phải tất cả các nhà cung cấp đều có đủ sự bảo vệ cho các giao dịch kinh doanh. Một số chữ ký điện tử truyền thống không cung cấp bảo mật trong khi số khác lại có khả năng bảo vệ giả mạo cơ bản. Tuy nhiên, chỉ có chữ ký điện tử mới mang lại tính bảo mật cao nhất. Vì vậy, phần mềm điện tử không an toàn có thể là một nhược điểm của chữ ký điện tử, vậy nên bạn cần hết sức cẩn thận. 

Sự phụ thuộc vào phần mềm độc quyền: Nhược điểm của chữ ký điện tử bao gồm việc phụ thuộc vào phần mềm độc quyền. Điều này có thể gây trở ngại cho các doanh nghiệp không muốn phụ thuộc vào các nhà cung cấp khác để ký hợp đồng. Để khắc phục điều này, người ta phải chọn một nhà cung cấp tuân thủ các tiêu chuẩn chữ ký số. 

Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử FPT.eContract

– Để ký hợp đồng điện tử trên FPT.eContract, người ký không nhất thiết phải có tài khoản của hệ thống, chỉ cần nhận được hợp đồng từ email từ người tạo. 

– Người ký có thể truy cập các thiết bị máy tính, tablet, smartphone để nhận email thông báo cần ký hoặc cần xem xét hợp đồng. 

– Sau đó sẽ mở email thông báo có hợp đồng cần được ký, đăng nhập vào hệ thống FPT.econtract và vào mục “Thông báo”. 

Ngay tại màn hình Thông báo sẽ hiện hợp đồng cần ký, chọn hợp đồng và nhấn nút “ký kết”. 

-Tích chọn checkbox: “Tôi đã đọc, hiểu và đồng ý với các điều khoản về văn bản điện tử…” 

-Bấm xác nhận để chuyển đến vị trí cần ký. 

-Sau đó chọn vào icon ký ảnh, mở ra màn hình “Thông tin chữ ký”. 

Có 3 cách ký ảnh là “Từ tài khoản”, “Từ File” hoặc “Draw”. 

Đối với ký số, người dùng sẽ thực hiện ký số bằng USB Token. Trước khi thực hiện ký số cần kiểm tra xem tool ký số đã được bật lên chưa, Usb Token đã được cắm vào máy tính hay chưa. Nếu chưa, màn hình sẽ hiển thị cho người dùng. Nếu người dùng chưa cài tool ký số thì bấm vào đường link trên màn hình để hệ thống tự tải tool ký số về máy và bấm cài đặt để cài. Sau khi cài, chọn chức năng “Ký số và hoàn thành” – chọn phương thức “Ký Token”. Chọn chứng thư số dùng để ký – chọn chức năng ký – Hệ thống thông báo “Thực hiện ký thành công”.

Là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp đầu tiên và dẫn đầu thị trường về hợp đồng điện tử và kí số, sở hữu chứng chỉ bảo mật cấp cao và đảm bảo quy định pháp lý. FPT.eContract là nhà cung cấp dịch vụ liên quan đến hợp đồng điện tử hàng đầu dành cho cá nhân, doanh nghiệp Việt Nam.  

Chi tiết về hợp đồng điện tử FPT.eContract, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT – FPT Information System

Tư vấn sản phẩm

Tổng đài 24/7: 1900.636.191- ext 1

Miền Bắc: 0934.583.499; 0919.626.829

Miền Nam: 0934.453.466; 0932.991.468

Hỗ trợ khách hàng

Tổng đài 24/7: 1900.636.191 – ext 3

TAGS

    Tin liên quan

    Tại sao nên sử dụng chữ ký điện tử

    Tại sao nên sử dụng chữ ký điện tử: quy trình nghiệp vụ được số hóa, độc lập về thời gian, địa điểm , thời gian xử lý quy trình ngắn đi

    2 cách kiểm tra chứng thư số trên hợp đồng điện tử

    Một trong bốn yếu tố quan trọng để xác định hợp đồng điện tử đủ giá trị pháp lý hay không chính là kiểm tra chứng thư số. Để kiểm tra chứng thư số hợp đồng điện tử là điều đơn giản bất kỳ ai cũng có thể thực hiện trong chưa đến 30s với […]

    Những lưu ý khi giao kết hợp đồng điện tử

    Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định, hợp đồng điện tử là hợp đồng được xác lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận đơn giản vì nó được thể hiện dưới dạng một thông điệp dữ liệu. 1. Quy trình […]