Tại sao nên sử dụng chữ ký điện tử

Về cơ bản, chữ ký điện tử chỉ là một chữ ký ở dạng kỹ thuật số. Nó cho phép người ký phê duyệt, hoặc chấp nhận các điều khoản của tài liệu, giống như chữ ký trên giấy. 

Về bản chất, chữ ký điện tử là quá trình sử dụng máy tính để xác thực người ký và tính vẹn toàn của tài liệu. Chữ ký điện tử sử dụng các thuật toán phức tạp. Cơ quan cấp chứng chỉ CA và nhà cung cấp dịch vụ tin cậy TSP là tổ chức xác thực người ký cùng với tính vẹn toàn của tài liệu.

Lợi ích của việc sử dụng chữ ký điện tử trong ký kết hợp đồng giao dịch 

Các quy trình kinh doanh được số hóa, giúp co ngắn thời gian thực hiện

Chữ ký điện tử rất tiện lợi – từ quy trình nghiệp vụ được số hóa, tức hoàn toàn độc lập về thời gian, địa điểm , cho tới thời gian xử lý các quy trình cũng co ngắn đi đáng kể không còn di chuyển tới bưu điện để giao hồ sơ cho đối tác. 

Chất lượng không đổi – thậm chí sau nhiều năm 

Thời hạn lưu trữ các tài liệu quan trọng thường trên mười năm, và chữ ký đính kèm vẫn còn được sử dụng đọc dễ dàng. Chữ ký tay có thể mờ dần theo thời gian, nhưng chữ ký điện tử chất lượng sẽ không đổi. 

Thân thiện với môi trường 

Chữ ký điện tử đóng góp giá trị lớn vào việc bảo vệ môi trường vì các nguồn tài nguyên – chẳng hạn như nước và cây cối được bảo tồn. Hãy tưởng tượng một tập giấy copy tiêu chuẩn 500 tờ DIN A4, 2,3 kg tiêu thụ 7,5 kg gỗ, 130 lít nước và 26,8 kilowatt giờ năng lượng? Chắc chắn bạn sẽ phải cân nhắc về hợp đồng hay chữ ký số hóa. 

Tiết kiệm thời gian, chi phí 

Quá rõ ràng – chữ ký điện tử giúp giảm thiểu các chi phí về giấy, máy in, mực in…Đồng thời loại bỏ thao tác di chuyển đến các địa điểm để thỏa thuận giao kết. 

Tăng sự hài lòng của khách hàng 

Mọi người, đặc biệt là khách hàng, luôn thích mọi thứ thuận tiện nhất có thể – không gì thuận tiện bằng việc ký hợp đồng bảo hiểm, thanh toán điện nước tại nhà, trên điện thoại hay máy tính của mình. 

Làm việc có kế hoạch, logic hơn 

Việc tìm kiếm tài liệu số hóa sẽ nhanh chóng hơn so với việc phải lục tìm trong kho chứa hợp đồng. Ngoài ra, một số nhà cung cấp chữ ký, cũng đáp ứng tính năng quản lý tài liệu, hoặc kho lưu trữ kỹ thuật số cho các hợp đồng đã được giao kết.

Mặt hạn chế của chữ ký điện tử 

Tính bảo mật

Không phải tất cả Chữ ký điện tử đều được bảo mật cao. Mặc dù có tính tiện lợi, nhưng một vài dạng chữ ký điện tử không có khả năng chống rủi ro. Ví dụ như hộp đánh dấu, quét hình ảnh, mục nhập tên đi kèm không có tính năng bảo vệ tài liệu. 

Phải có sự tham gia của hai phía

Trong hợp đồng số, cần yêu cầu tất cả các bên liên quan tham gia ký kết phải mua chứng chỉ ‘chữ ký E’ để sử dụng. 

Chi phí

Lợi ích chi phí là yếu tố cần cân nhắc nhất trước khi ‘lao’ vào sử dụng chữ ký điện tử. 

Quyết định áp dụng Chữ ký điện phần lớn phụ thuộc vào tính toán của bạn về chi phí bỏ ra, và số tiền nó có thể giúp bạn tiết kiệm.

Có thể ký hợp đồng từ xa, hoàn toàn trực tuyến và từ bất kỳ thiết bị nào, là một sự tiện lợi mà tất cả chúng ta đều mong muốn ở chữ ký điện tử. Do đó, giải pháp chữ ký điện tử có thể được triển khai hiệu quả trong các quy trình tích hợp kỹ thuật số phức tạp và rõ ràng để thỏa mãn cho khách hàng và người dùng. Do đó, quyết định số hóa việc thu thập chữ ký có thể là cơ hội hoàn hảo để xem xét lại các quy trình kinh doanh và tương tác với khách hàng, đồng thời cải thiện chúng.

Triển khai chữ ký điện tử có những lợi ích trước mắt và những tác động tích cực theo thời gian. Những lợi ích trước mắt, bao gồm giảm chi phí quản lý, hợp lý hóa quy trình ký kết có giá trị pháp lý chỉ trong một vài bước, ngay cả khi có nhiều bên tham gia. Nhưng nếu chúng ta coi chữ ký điện tử như một yếu tố cho phép số hóa các quy trình tích hợp, thì chúng ta có thể đánh giá cao những lợi ích lâu dài: mối quan hệ tốt hơn với khách hàng và khả năng củng cố kỹ năng kỹ thuật số ở mức độ rộng rãi, giữa đội ngũ nhân viên và người dùng, mở ra những khả năng mới.

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract