Vì sao nên sử dụng hợp đồng điện tử?

Hợp đồng điện tử tiết kiệm thời gian thông qua các quy trình kỹ thuật số, giảm thiểu chi phí hoạt động, và cũng sẽ gặp ít sai sót hơn so với hợp đồng truyền thống. Hợp đồng điện tử cải thiện dịch vụ khách hàng, cho phép người dùng gửi tài liệu tới đối tác nhanh chóng hơn và đáp ứng các quy định của pháp luật.

1. Hợp đồng điện tử được định nghĩa như thế nào?

Theo Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định, “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được xác lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận đơn giản vì nó được thể hiện dưới dạng một thông điệp dữ liệu.”
Hợp đồng điện tử trong hầu hết trường hợp, các bên không tiếp xúc trực tiếp với nhau. Không sở hữu văn bản thực, không cần viết tay và không có chữ ký viết tay. Chữ ký số của hợp đồng điện tử được sử dụng làm bằng chứng trước tòa nếu cần thiết.
Ba phương tiện chính của hợp đồng điện tử: Email, Website www , và hợp đồng không gian mạng

2. Tại sao nên sử dụng hợp đồng điện tử?

Hợp đồng điện tử tiết kiệm thời gian thông qua các quy trình kỹ thuật số.
Các hợp đồng truyền thống bản cứng có thể làm mất đi một đề xuất công việc hoặc đàm phán bán hàng, chỉ đơn giản bởi khách hàng tiềm năng mất quá nhiều thời gian để nhận, đọc, xem xét và ký.
Hợp đồng điện tử có thể giảm thiểu chi phí hoạt động, có thể loại bỏ nhu cầu về vật tư, thiết bị văn phòng cần thiết để tạo ra các hợp đồng và giao dịch kinh doanh truyền thống, bao gồm: Giấy; Mua thiết bị in; Bảo trì và sửa chữa thiết bị in; Nạp mực in; Điện; Bưu chính; Nộp hồ sơ và lưu trữ. Tất cả các chi phí này sẽ biến mất ngay khi bạn chuyển sang hợp đồng điện tử.
Bạn không chỉ tiết kiệm cho công ty mà còn tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho khách hàng hoặc đối tác kinh doanh của mình, những người không phải, hoặc không thể gặp mặt trực tiếp với bạn.

Ngoài ra, bạn cũng sẽ gặp ít lỗi hơn với các hợp đồng điện tử. Bởi sai sót trong hợp đồng thường xảy ra theo một trong hai cách:

• Lỗi do con người: Người tạo hợp đồng có thể đã không đọc lại hợp đồng hoặc cung cấp dữ liệu chính xác. Người nhận hợp đồng có thể đã không đọc kỹ các điều kiện nhất định trong tài liệu.
• Lỗi ở thao tác: Người gửi hoặc người nhận đã ‘chỉnh sửa’ hợp đồng sau khi thêm chữ ký và tên viết tắt. Bất kể hoàn cảnh nào, các tài liệu truyền thống đều dễ xảy ra sai sót.

Do đó có thể dẫn đến các tranh chấp pháp lý và các tình huống khác mà một hoặc cả hai bên không có đòn bẩy pháp lý.

Hợp đồng điện tử tạo ra ít lỗi đánh máy hơn?

Đúng vậy. Hợp đồng điện tử cho phép bạn và người nhận xem và điều chỉnh các điều khoản của hợp đồng trên một trang web trước khi đồng ý ký.
Hợp đồng thông minh cũng thúc đẩy một quá trình hợp tác hơn, trong đó cả hai bên có thể cùng nhau phát triển hợp đồng và đồng ý thực hiện các giao dịch kinh doanh cùng có lợi. Cả bạn và đối tác đều có thể nhập dữ liệu khách hàng một lần cho nhiều trường. Điều này đảm bảo rằng địa chỉ, tên, chữ ký và tên viết tắt nhất quán trong toàn bộ hợp đồng.

Tài liệu điện tử an toàn hơn tài liệu giấy.

Tài liệu giấy có thể được chỉnh sửa bất cứ lúc nào trong suốt quá trình tạo, gửi và ký tài liệu. Đây là lý do tại sao các công ty cố gắng hết sức để giữ nguyên thỏa thuận ban đầu, chẳng hạn như giữ nhiều bản sao hoặc ký các tài liệu với sự có mặt của công chứng viên.
Phần mềm quản lý hợp đồng với khả năng ký kết điện tử có thể giảm hoặc loại bỏ khả năng giả mạo tài liệu đã hoàn thiện của các bên. Ngay cả khi các bên được phép cộng tác và thay đổi tài liệu khi đang trong thỏa thuận, phần mềm vẫn cung cấp các tính năng như: Quyền truy cập hạn chế vào chữ ký, tên viết tắt hoặc thông tin được yêu cầu. Theo dõi và ghi lại các phiên bản lịch sử của tài liệu.

Xác thực tài liệu và người gửi người nhận bằng mã hóa.

Các tính năng phát hiện cảnh báo một hoặc cả hai bên rằng ai đó đã giả mạo tài liệu Các tùy chọn tuân thủ để đảm bảo rằng các hợp đồng của bạn đều hợp pháp và ràng buộc về mặt pháp lý.

Hợp đồng điện tử cải thiện dịch vụ khách hàng, cho phép người dùng gửi tài liệu tới đối tác nhanh chóng hơn.

Đối tác có thể ký tài liệu từ bất kỳ vị trí nào với bất kỳ thiết bị nào mà không cần đợi bản cứng đến qua đường bưu điện. Vì phần mềm điện tử cung cấp tính năng tự động điền, khách hàng của bạn có thể ký hoặc viết tắt một tài liệu một lần và nó sẽ tự động điền vào phần còn lại của tài liệu bằng những chữ ký đó. Tính năng tiết kiệm thời gian này cho phép đối tác ký hợp đồng điện tử từ điện thoại, máy tính, máy tính bảng hoặc các thiết bị khác thông qua các phương tiện điện tử. Nó là lựa chọn hoàn hảo khi khách hàng muốn tiếp tục ký hợp đồng thông qua chữ ký điện tử,. trong nhiều trường hợp, khách hàng chỉ cần nhấp vào nút “Tôi đồng ý” hoặc điền vào mục Chữ ký điện tử để hoàn tất giao dịch.

Hợp đồng điện tử đáp ứng các quy định của pháp luật.

Mặc dù có nhiều vấn đề xung quanh hợp đồng điện tử và thương mại điện tử, nhiều cơ quan quản lý nhà nước cũng như các ngành công nghiệp đang chấp nhận tài liệu điện tử là tài liệu ràng buộc pháp lý giữa hai bên ký kết theo luật chung. Phần mềm hợp đồng điện tử bảo mật thông tin người dùng mà không ảnh hưởng đến quyền riêng tư của họ.
Là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp đầu tiên và dẫn đầu thị trường về hợp đồng điện tử và kí số, sở hữu chứng chỉ bảo mật cấp cao và đảm bảo quy định pháp lý, FPT.eContract sẵn sàng đồng hành cùng cá nhân, doanh nghiệp Việt Nam trong hành trình thuận lợi hóa quy trình hợp đồng.
Thông tin chi tiết luôn sẵn sàng tại 1900 636 191