Các loại chữ ký điện tử và cách phân biệt

1. Chữ điện tử là gì?

Chữ ký điện tử là một tệp hoặc ký hiệu kỹ thuật số — chẳng hạn như chữ ký bút mực được quét hoặc tên được đánh máy — mà được đính kèm hay đặt trên hợp đồng để thể hiện ý định chấp thuận giao kết hợp đồng. 

Người ký có thể ký điện tử vào tài liệu theo nhiều cách khác nhau: nhập tên người ký vào mục chữ ký, dán vào phiên bản quét chữ ký của người ký, hay nhấp vào nút ‘Tôi đồng ý’ hoặc sử dụng công nghệ xáo trộn mật mã. 

Hầu hết mọi người sử dụng thuật ngữ “chữ ký điện tử” để chỉ chung cho tất cả các dạng chữ ký điện tử, tuy nhiên có một số phương pháp ký kém an toàn hơn phương pháp khác. Ví dụ: ghi chữ ký vào mục chữ ký, bản quét chữ ký bằng bút và mực của người ký. Mặc dù các định dạng này vẫn còn ràng buộc về mặt pháp lý, nhưng không có cách nào để xác định rằng người đánh dấu trên tài liệu chính là người ký. Mặt khác, Chữ ký điện tử có tính chất an toàn, tinh vi hơn. Họ sử dụng nhận dạng kỹ thuật số để xác thực người ký. Chữ ký sau đó được liên kết điện tử với tài liệu bằng cách sử dụng mã hóa. Bạn không cần phải là một chuyên gia máy tính để tạo chữ ký điện tử — nhiều chương trình phần mềm, chẳng hạn như DocuSign, HelloSign, Adobe và SignNow, giúp quá trình tạo và ký hợp đồng điện tử vừa an toàn mà đơn giản với mức giá phải chăng.

Các loại chữ ký điện tử

Có bốn dạng chữ ký điện tử điển hình, bao gồm:

Hộp kiểm hoặc hộp xác nhận: Chỉ bằng một cú nhấp chuột hoặc hộp văn bản, trong đó người dùng đánh dấu ở một biểu mẫu điện tử thể hiện sự chấp nhận với điều khoản, điều kiện của hợp đồng điện tử. Hình ảnh kỹ thuật số chữ ký viết tay của một người. Chữ ký điện tử có mức độ bảo mật cao, đảm bảo xác thực, đóng dấu ngày giờ và tránh giả mạo tài liệu Trong một vài trường hợp, yêu cầu chữ ký kỹ thuật số nâng cao, được xác thực và chứng thực bởi một cơ quan lập pháp.

Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử, được hình thành bằng việc chuyển đổi dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không tương ứng, trong đó người có thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định khi đúng khóa cá nhân tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa mới có thể tạo được sự chuyển đổi; nội dung thông điệp dữ liệu kể từ khi chuyển đổi có được giữ toàn vẹn hay không.

Chữ ký scan: hợp đồng được in từ tệp dữ liệu bởi người ký; người ký mỗi bên phải ký vào bản cứng hợp đồng đó bằng mực ướt. Hợp đồng cùng chữ ký sau đó sẽ được chuyển thành dạng điện tử bằng cách quét, và bản sao quét của hợp đồng đã ký sẽ được gửi đến bên đối tác qua email. Trong các hợp đồng có nhiều bên nhưng không có mặt cùng nơi, chữ ký quét được sử dụng nhiều trong trường hợp này. Đặc biệt, với các hợp đồng liên quan đến giao dịch xuyên biên giới và có một hoặc nhiều bên ký kết là người nước ngoài, chữ ký quét được sử dụng rất phổ biến.

Chữ ký ảnh thường được sử dụng trong các hợp đồng không có giá trị lớn nhưng được ký kết thường xuyên, và khi người ký không có mặt tại địa điểm có thể in và ký hợp đồng bằng chữ ký mực ướt. Chữ ký ảnh được khởi tạo như sau: Người ký chèn hình ảnh chữ ký của mình vào mục tương ứng trên tệp dữ liệu điện tử của hợp đồng. Tệp dữ liệu sau đó, cùng với chữ ký ảnh sẽ được gửi đến đối tác qua email.

Một số ví dụ về chữ ký điện tử: Hình ảnh scan chữ ký ướt của chủ thể. Một cú nhấp chuột trên màn hình, hoặc chữ ký tay được viết trên máy tính bảng bằng ngón tay, hay bút stylus. Chữ ký ở cuối email bạn. Chữ ký tay sinh trắc học được đăng ký trên thiết bị phần cứng chuyên dụng. Chữ ký video giọng nói. Hộp kiểm ‘Tôi chấp nhận’.

Cách tạo chữ ký điện tử

Trước tiên cần phải đăng ký với một nền tảng hoặc dịch vụ chữ ký điện tử. Hầu hết các nền tảng đều khá đơn giản để sử dụng. 

Bạn cần có một tài khoản trên nền tảng ứng dụng tạo chữ ký điện tử. Khi đã thiết lập tài khoản, bạn chỉ cần tải lên tài liệu mà bạn muốn ký và đặt chữ ký cá nhân nếu cần . Sau đó, nhập tên và địa chỉ email của người ký để nhận tài liệu. 

Mỗi người dùng sẽ có hai khóa, khóa công khai và khóa cá nhân được cấp bởi Cơ quan Cấp chứng chỉ CA . Người ký chia sẻ khóa công khai với người đã gửi tài liệu cho mình, rồi sử dụng khóa riêng để ký tài liệu. Người gửi tài liệu tiếp đó sẽ sử dụng khóa công khai để xác minh rằng người ký đã hoàn thành thủ tục ký kết.