Hướng dẫn tạo Mẫu hợp đồng lô từ excel trên FPT.eContract

Các doanh nghiệp có nhu cầu tạo nhiều hợp đồng điện tử có cùng điều khoản áp dụng với số lượng lớn nhiều cá nhân/đơn vị trong cùng một thời điểm, có thể sử dụng chức năng tạo hợp đồng điện tử theo lô.

Lô hợp đồng sẽ thường áp dụng với hợp đồng lao động, hợp đồng cung cấp dịch vụ như điện, nước, viễn thông,… giúp giảm bớt thời gian thao tác của người quản lý hợp đồng, giảm thao tác ký hợp đồng doanh nghiệp.

Sau bước tạo hợp đồng mẫu hoặc hợp đồng theo lô, người dùng sẽ chuẩn bị file excel dữ liệu theo từng mẫu hợp đồng điện tử đã tạo. File dữ liệu là file định dạng excel có cấu trúc được quy định ứng với từng mẫu hợp đồng.

Để lấy file mẫu, thực hiện các bước sau:

• Vào chức năng Tài liệu\Quản lý mẫu hợp đồng\Tạo hợp đồng lô.

• Chọn nút [Tạo lô] của mẫu tương ứng. Hệ thống hiển thị màn hình bước đầu tạo

lô hợp đồng, chọn vào link “Tải file mẫu dữ liệu tại đây” để tải file về máy tính.

Người dùng điền thông tin những hợp đồng cần tạo vào file mẫu vừa tải về. Sau đó, upload file excel dữ liệu hợp đồng đã được điền thông tin các hợp đồng cần tạo bằng cách kéo thả file excel hoặc chọn vào biểu tượng file excel để hiển thị cửa sổ quản lý file, tìm đến file cần tải lên. Mỗi mẫu hợp đồng có trường thông tin khác nhau. Đảm bảo bạn sử dụng đúng file dữ liệu excel theo mẫu hợp đồng cần tạo.

Trường hợp file excel không đúng định dạng mẫu hoặc dữ liệu trong file excel điền không đúng format, hệ thống hiển thị cảnh báo và thông tin những ô excel bị lỗi. Lúc này, bạn cần chỉnh sửa file excel và chọn upload lại. Nếu thông tin đúng mẫu và hợp lệ, hệ thống hiển thị tổng số dòng hợp lệ và cho phép chọn nút [Tiếp tục] để đi đến bước “Xem trước khi gửi”.

Người dùng cần chú ý các lỗi cơ bản để đảm bảo việc tạo lô hợp đồng hoặc hợp đồng điện tử mẫu được thành công:

– “Dữ liệu không được để trống”: đảm bảo rằng các bản ghi trong excel không có dữ liệu cần được xóa khỏi file.

– “Thông tin ngày tháng không đúng định dạng”: cột ngày ký của hợp đồng cần để định dạng “dd/mm/yyyy”.

– “Email không đúng định dạng”: đảm bảo rằng các ô chứa thông tin email của những người tham gia ký phải theo đúng định dạng email.

– “Số lượng thông tin không đúng”: bạn sẽ nhận được thông báo này nếu số cột trong file excel không khớp tương thích với cấu hình dữ liệu của mẫu hợp đồng đang sử dụng.

Trước khi gửi hợp đồng điện tử, chức năng xem lại nội dung hợp đồng trước khi gửi sẽ giúp người dùng kiểm tra nội dung trước khi gửi. Trường hợp mẫu có các ô điền từ excel, bạn nên chọn xem lại nội dung được điền trước khi gửi.

Để xem nội dung hợp đồng, chọn nút “>”; “<” để di theo thứ tự xuất hiện của hợp đồng trong file excel.

Để gửi lô hợp đồng, chọn nút [Tạo lô]. Hệ thống thông báo “Lô hợp đồng đã được gửi thành công”. Các hợp đồng này được hệ thống gửi email đến những người tham gia luồng ký như với hợp đồng thủ công.

Để được tư vấn chi tiết về phần mềm hợp đồng điện tử FPT.eContract, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT – FPT Information System

Tầng 22 tòa nhà Keangnam Landmark 72 Tower, E6 Phạm Hùng, Hà Nội

Hotline: 0934.453.466 – 0934.583.499

Website: https://econtract.fpt.com.vn/