Hóa đơn điện tử là gì? Cập nhật các quy định mới nhất 2023

Từ tháng 7/2022, doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh hợp pháp trên lãnh thổ Việt Nam đều phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Trong phần tổng hợp kiến thức pháp luật ngày hôm nay, FPT.eContract sẽ giải thích rõ Hóa đơn điện tử là gì, và cập nhật một số quy định hóa đơn điện tử mới nhất. Mong rằng phần chia sẻ này có thể giúp ích cho bạn đọc.

Hóa đơn điện tử là gì?

Khái niệm

Định nghĩa về hóa đơn điện tử là gì đã được đề cập chi tiết trong Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể:

“Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

Ví dụ thực tế

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) được triển khai ứng dụng tại hầu hết mọi ngành nghề. Trong thực tế, bạn chắc hẳn từng tiếp xúc với các loại chứng từ như hóa đơn GTGT, hóa đơn mua bán hàng hóa, hóa đơn nộp tiền bảo hiểm, hóa đơn sử dụng dịch vụ ngân hàng,… khởi tạo, nhận / gửi, lưu trữ trên môi trường số.

Trong bối cảnh giao dịch online ngày càng phổ biến thì HĐĐT cũng trở nên quen thuộc hơn. Hình thức thể hiện và nội dung trong loại hóa đơn này phải tuân thủ quy định pháp luật liên quan, tạo thuận lợi cho hoạt động xác thực, làm bằng chứng phục vụ điều tra trong trường hợp cần thiết.

Nguyên tắc ứng dụng

Trong quá trình ứng dụng hóa đơn điện tử, phía doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh cung cấp sản phẩm dịch vụ cần tuân thủ quy định về khởi tạo và lưu trữ HĐĐT như sau:

• Thông tin trong HĐĐT phải đảm bảo tính toàn vẹn, chính xác từ bước khởi tạo cho đến bước xuất hóa đơn.
• Tính toàn vẹn của HĐĐT là toàn bộ thông tin không bị thay đổi (ngoại trừ một số thay đổi về hình thức nhằm tạo thuận lợi cho quá trình theo dõi, lưu trữ).
• HĐĐT có thể truy cập, sử dụng khi cần thiết.

Điều kiện để bên bán khởi tạo hóa đơn điện tử

Dựa theo Điều 4 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC, người bán (tổ chức, doanh nghiệp) nếu muốn khởi tạo HĐĐT cần đáp ứng những điều kiện cơ bản sau:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
• Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
• Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Quy định về lưu trữ, bảo quản hóa đơn điện tử

Hoạt động lưu trữ HĐĐT cần tuân thủ quy định trong Khoản 2 Điều 6 trong Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Trong đó:

• HĐĐT phải được lưu trữ thông qua qua phương tiện điện tử.
• Tổ chức doanh nghiệp, cơ quan hoặc cá nhân có quyền lựa chọn công nghệ lưu trữ HĐĐT phù hợp.
• HĐĐT có thể chuyển đổi sang văn bản giấy trong trường hợp được yêu cầu.

Quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Để chuyển đổi hợp pháp từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần đối chiếu nội dung quy định tại Điều 7 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể:

• HĐĐT có thể chuyển đổi sang hóa đơn giấy trong trường hợp tổ chức doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được yêu cầu từ phía cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra. Ngoài ra, HĐĐT cũng được chuyển đổi sang hóa đơn giấy trong trường hợp phát sinh yêu cầu nghiệp vụ kinh tế.
• Hóa đơn giấy chuyển đổi từ HĐĐT phải tương đồng về mặt nội dung và hình thức (toàn vẹn thông tin).
• Hóa đơn giấy chuyển đổi từ HĐĐT chỉ có giá trị lưu trữ, phục vụ đối chiếu chứ không có hiệu lực giao dịch (trừ khi hóa đơn được khởi tạo liên kết với thiết bị tính tiền lấy dữ liệu từ cơ quan thuế theo NĐ 123/2020/NĐ-CP).

Điều kiện để một tổ chức được phép cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Chiếu theo Điều 5 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC, một tổ chức doanh nghiệp chỉ được phép cung cấp giải pháp HĐĐT nếu đáp ứng các điều kiện cơ bản dưới đây:

• Doanh nghiệp đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam, được cấp chứng nhận kinh doanh hoặc chứng nhận đầu tư vào lĩnh vực công nghệ.
• Doanh nghiệp có khả năng phát triển phần mềm khởi tạo, truyền dẫn và lưu trữ HĐĐT theo đúng nội dung quy định.
• Doanh nghiệp từng triển khai giải pháp công nghệ phục vụ quá trình trao đổi dữ liệu theo hướng chuyên nghiệp.
• Doanh nghiệp cần đầu tư hệ thống thiết bị, nền tảng công nghệ phục vụ hoạt động cung cấp giải pháp HĐĐT theo đúng quy định pháp luật và đáp ứng yêu cầu của bên sử dụng HĐĐT.
• Doanh nghiệp phải chứng minh cho cơ quan thẩm quyền về khả năng ngăn chặn tình trạng truy cập trái phép, đánh cắp dữ liệu, bảo đảm quyền lợi cho khách hàng sử dụng HĐĐT.
• Doanh nghiệp cần áp dụng quy trình sao lưu, khôi phục dữ liệu theo yêu cầu.
• Doanh nghiệp cung cấp giải pháp HĐĐT phải báo cáo định kỳ cho cơ quan thuế 6 tháng / lần.

Hy vọng sau khi tham khảo góc tổng hợp chi tiết trên đây, bạn đã hiểu chính xác hóa đơn điện tử là gì.  Hiện nay, các giải pháp điện tử như hóa đơn điện tử, chữ ký số và hợp đồng điện tử được ứng dụng trong hầu hết mọi ngành nghề. Doanh nghiệp quan tâm đến các giải pháp này vui lòng liên hệ hotline: hoặc đăng ký tại đây để được nhận tư vấn và demo miễn phí

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract