Ký kết hợp đồng bằng phương tiện điện tử như thế nào?

Ký kết hợp đồng điện tử là phương thức ngày càng trở nên thông dụng trên thế giới cũng như tại Việt Nam. Để hiểu rõ hơn về phương thức ký kết hợp đồng, tài liệu điện tử, FPT.eContract tổng hợp lại những thông tin cần biết:

1. Định nghĩa về hợp đồng điện tử

Về cơ bản, hợp đồng điện tử chỉ đơn giản là một phiên bản kỹ thuật số của hợp đồng thông thường. Tuy nhiên, không chỉ là một hợp đồng thông thường, mà phải là hợp đồng có hiệu lực pháp lý.
Hợp đồng điện tử bao gồm: Sự đề nghị và chấp thuận; Đồng thuận dựa trên nguyên tắc tự nguyện; Năng lực pháp lý;Giao kết hợp pháp.
Các điều kiện này nhằm đảm bảo hai bên tham gia có đủ năng lực pháp lý để thực hiện, giao kết hợp đồng tự do và hợp pháp, và đủ độ tuổi giao kết. Ngoài ra, hợp đồng phải bao gồm một lời đề nghị và một phương thức có thể xác minh được để đạt được thỏa thuận hai bên. Một hợp đồng điện tử đáp ứng các tiêu chí này sẽ được coi là hợp lệ, và có thể được công nhận trước tòa án.

2. Đặc điểm của Hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử với Hợp đồng giấy truyền thống được phân biệt bởi sự tồn tại vật chất – một trong những đặc điểm khác biệt quan trọng nhất.
Đối với Hợp đồng điện tử, các bên có thể không cần tiếp xúc trực tiếp hoặc ở cùng một nơi và có thể được định nghĩa: Bên A đưa ra lời đề nghị. Bên B có thể chấp nhận hoặc không với cùng một cách thức giao tiếp và ở cùng một địa điểm.
Hợp đồng điện tử trước đây thường được hiểu là  được sử dụng trong thương mại hoặc tiêu dùng, đó là lý do cho tên gọi “Thương mại điện tử”, nơi hầu hết các hợp đồng điện tử liên quan đến giao dịch mua bán. Tuy nhiên, hợp đồng hay tài liệu điện tử hiện này được sử dụng ở hầu hết các lĩnh vực của đời sống, nơi đâu cần giao kết, nơi đó có thể thực hiện việc ký kết điện tử, từ thương mại dịch vụ, đến bất động sản, y tế, bảo hiểm, nhân sự… Các loại tài hiệu hợp đồng có thể ứng dụng như Ủy quyền bán hàng; Xác nhận Đại lý; Công văn gửi khách hàng/cơ quan nhà nước, Giao nhận chứng nhận chất lượng, các chứng từ kế toán, hợp đồng vay tài chính, tạo tài khoản tín dụng

3. Lợi ích của Hợp đồng điện tử

Tính thuận tiện, nhanh chóng, minh bạch

Hợp đồng điện tử có thể được ký kết ở bất kì địa điểm và thời điểm nào mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Không vướng mắc bởi giám đốc, quản lý vắng mặt làm gián đoạn giao dịch của doanh nghiệp.
Hợp đồng điện tử có quy trình, thủ tục thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và minh bạch chỉ trong vài phút với các luồng ký tự động, có thể ký theo lô đảm bảo yêu cầu pháp lý và tính bảo mật, giúp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và góp phần bảo vệ môi trường

Thuận tiện trong quản lý, lưu trữ, tra cứu, báo cáo

Hợp đồng giấy có thể gây tốn kém chi phí bởi việc quản lý, lưu trữ, gây mất thời gian với việc tra cứu, báo cáo, thì hợp đồng điện tử đã giải quyết được hầu hết toàn bộ các vấn đề trên. Với những tính năng hiện đại, hợp đồng có thể dễ dàng truy cập, theo dõi, tra cứu các hợp đồng đã ký, hợp đồng đang chờ hay hợp đồng trả lại nhờ vào chức năng lọc của hệ thống. Tiết kiệm thời gian, chi phí.
Tất cả những ưu điểm trên đều dựa trên một mục đích cao nhất, đó là giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp.
Với hợp đồng điện tử, mọi thao tác của người dùng từ tạo lập, kiểm duyệt, ký kết, gửi và nhận hợp đồng được xác thực qua internet một cách nhanh chóng, không cần phải tốn kém chi phí thời gian cho việc in ấn, quản lý, lưu trữ, chuyển phát hợp đồng hay di chuyển đến địa điểm để ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng.

4. Nhược điểm Hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử vẫn có một vài nhược điểm đi kèm, có thể kể đến như:
Tính phi biên giới: Các bên có thể ký kết hợp đồng mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải ở cùng một địa điểm. Tuy nhiên, nếu xảy ra tranh chấp sẽ rất khó xác định địa điểm giao kết hợp đồng, nhất là đối với các giao dịch quốc tế. Giải pháp tốt nhất, là các bên cần có thêm thỏa thuận điều khoản trong hợp đồng xác định rõ vấn đề này, đảm bảo rủi ro được giải quyết bởi cơ quan tài phán hoặc có một cơ chế xử lý rõ ràng.
Tính vô hình phi vật chất : với đặc điểm này, khi có tranh chấp cũng khó chứng minh được đâu là bản gốc và chữ ký gốc. Giải pháp tốt nhất cũng là các bên cần có sự xác định rõ ràng về bên thứ 3 trong việc xác định chữ ký số, hoặc các điều kiện tương tự để đảm bảo hiệu lực của hợp đồng.
Ngoài ra, có thể xảy ra việc mất hoặc bị tiết lộ dữ liệu do hacker mạng tấn công. Đây cũng là một rủi ro cho các bên trong việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.
Là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp đầu tiên và dẫn đầu thị trường về hợp đồng điện tử và kí số, sở hữu chứng chỉ bảo mật cấp cao và đảm bảo quy định pháp lý. FPT.eContract là nhà cung cấp dịch vụ liên quan đến hợp đồng điện tử hàng đầu dành cho cá nhân, doanh nghiệp Việt Nam.

FPT.eContract  cùng doanh nghiệp kích hoạt trải nghiệm kinh doanh số và đảm bảo kinh doanh không gián đoạn trong mọi hoàn cảnh.
Để được tư vấn chi tiết về hợp đồng điện tử FPT.eContract, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT – FPT Information System
Tư vấn sản phẩm
Tổng đài 24/7: 1900.636.191- ext 1
Miền Bắc: 0934.583.499; 0919.626.829
Miền Nam: 0934.453.466; 0932.991.468
Email: FPT.eContract@fpt.com.vn
Hỗ trợ khách hàng
Tổng đài 24/7: 1900.636.191 – ext 3
Email: customersupport@fpt.com.vn

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract