6 Đặc điểm của hợp đồng điện tử, ưu điểm và hạn chế

Đặc điểm của hợp đồng điện tử thể hiện ở nhiều khía cạnh. Trong quá trình tham gia vào dạng hợp đồng này, bạn cần nắm rõ các tính chất cơ bản như định dạng lưu trữ, số lượng chủ thể giao kết và quản lý.

Góc chia sẻ sau đây, FPT.eContract sẽ tiến hành phân tích một vài đặc điểm cơ bản nhất của hợp đồng điện tử.

1. Phân tích đặc điểm của hợp đồng điện tử

Đặc điểm của hợp đồng điện tử thể hiện rõ nét ở khía cạnh thông điệp dữ liệu, số lượng chủ thể tham gia,… Dựa vào những đặc trưng này, bạn có thể phân biệt hợp đồng điện tử và dạng hợp đồng văn bản thông thường.

Thông điệp dữ liệu

Trong mỗi hợp đồng điện tử chi tiết giao kết đều được thể hiện theo hình thức thông điệp dữ liệu số. Đặc điểm này cho phép xác định chính xác bên khởi tạo hợp đồng, thời điểm khởi tạo, quá trình gửi và nhận.

Tuy rằng hơi khác hợp đồng thông thường ở thông điệp dữ liệu nhưng hợp đồng điện tử vẫn đảm bảo yếu tố pháp lý.

• Xem thêm : Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không

Số lượng chủ thể tham gia

Ở dạng hợp đồng truyền thống, số lượng chủ thể tham gia thường chỉ là 2. Tuy nhiên với hợp đồng điện tử luôn có sự tham gia của 3 chủ thể trở lên.

Bên cạnh 2 chủ thể chính trực tiếp tham gia giao kết thì còn phải về đến phía tổ chức đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ, quản lý hợp đồng. Chủ thể thứ 3 ở đây giữ vai trò như một bên trung gian, đảm bảo tính minh bạch của hợp đồng.

Phương thức giao kết

Giao kết trong hợp đồng là thuật ngữ từng để chỉ bên tham gia vào hoạt động khởi tạo, điều chỉnh điều khoản, hoàn thành nghĩa vụ theo cam kết. Trong hợp đồng điện tử, hoạt động giao kết chủ yếu thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.

Mỗi bên tham gia cần xác nhận nghĩa vụ, quyền lợi bằng chữ ký số. Hợp đồng chỉ thực sự có giá trị khi cả 2 bên cung cấp chữ ký số và không thực hiện thêm bất kỳ điều chỉnh nào khác.

Không bị giới hạn bởi không gian địa lý

Đây là đặc điểm cơ bản và dễ nhận biết nhất của hợp đồng điện tử. Chính bởi giao tiếp theo dạng thông điệp dữ liệu nên các bên tham gia không nhất thiết phải trao đổi mặt đối mặt.

Có nghĩa dù đang ở bất kỳ đâu, bạn vẫn dễ dàng ký kết và theo dõi hợp đồng điện tử. Dạng hợp đồng này lưu trữ trên môi trường số nên rất thuận tiện khi cần tra cứu, quản lý, tiết kiệm đáng kể thời gian cho tất cả chủ thể tham gia.

Định dạng tồn tại

Hợp đồng điện tử không tồn tại theo định dạng văn bản như hợp đồng truyền thống. Thay vào đó, nó tồn tại theo định dạng file lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây, môi trường số.

Nói chung, hợp đồng điện từ không thể nắm bắt theo dạng vật chất. Nó không bị giới hạn bởi không gian địa lý, giúp chủ thể tham gia tra cứu thuận tiện tại bất kỳ đâu miễn đảm bảo kết nối internet. Đặc điểm này của hợp đồng điện tử rất phù hợp trước xu hướng số hóa như hiện nay.

Tiết kiệm thời gian cho chủ thể tham gia

Nhờ hợp đồng điện tử, mỗi bên tham gia đều tiết kiệm đáng kể thời gian. Chẳng hạn như khi ký kết hợp đồng, bạn không nhất thiết phải gặp mặt trực tiếp đối tác.

Hoặc nếu cần tra cứu hợp đồng, bạn cũng không cần phải tìm đến kho lưu trữ mà chỉ việc tra cứu trên máy. Công nghệ lưu trữ đám mây được các đơn vị cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử áp dụng giúp giảm đáng kể thời gian không cần thiết.

2. Ưu nhược và hạn chế của hợp đồng điện tử

Tiếp nối phần phân tích đặc điểm của hợp đồng điện tử, FPT.eContract sẽ giúp bạn hiểu rõ ưu điểm và hạn chế của loại hình hợp đồng này.

Ưu điểm

Ưu điểm dễ nhận thấy ở hợp đồng điện tử là giúp cá nhân, doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí. Tuy rằng bạn phải bỏ ra chi phí ban đầu mua phần mềm nhưng chúng lại giúp quá trình quản lý trở nên đơn giản hơn.

Với dạng hợp đồng hiện đại này, bạn không cần tốn chi phí in ấn, đầu tư cho kho lưu trữ. Quan trọng hơn, nhờ hợp đồng điện tử công việc quản lý dữ liệu, trao đổi cùng đối tác sẽ thuận tiện hơn rất nhiều.

Trường hợp cần dùng đến bản giấy, bạn chỉ cần chuyển đổi từ hợp đồng điện tử ra văn bản giấy. Nếu có đầy đủ chữ ký và con dấu của chủ thể có thẩm quyền thì hợp đồng chuyển đổi này vẫn đầy đủ giá trị pháp lý.

Hạn chế

Hợp đồng điện tử được lưu trữ trên môi trường số. Chính vì vậy chúng vẫn có nguy cơ bị rò rỉ dữ liệu và trở thành mục tiêu của hacker. Do đó, việc lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp Hợp đồng điện tử chất lượng là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp nên lựa chọn các sản phẩm của các đơn vị uy tín như FPT.eContract.

Với trường hợp khách hàng sử dụng hệ thống FPT.eContract, việc lưu trữ và bảo mật hoàn toàn được đảm bảo trên hệ thống Smart Cloud. FPT sở hữu trung tâm dữ liệu Data center ở Hà Nội và Hồ Chí Minh, được xây dựng theo tiêu chuẩn Tier 3 Quốc tế, hoạt động theo tiêu chuẩn vận hành, quản lý chất lượng ITIL và ISO 9001:2015, tiêu chuẩn bảo mật thông tin ISO 27001:2013 và tiêu chuẩn quản trị năng lượng ISO 50001:2011.

Như vậy, từ tất cả phân tích trong bài viết này, bạn hẳn đã nắm bắt được các đặc điểm của hợp đồng điện tử. Dạng hợp đồng này đang mở ra xu hướng mới trong quản lý, lưu trữ văn bản, hợp đồng cho nhiều ngành nghề.

FPT.eContract tự tin là một trong những đơn vị tiên phong cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử đảm bảo pháp lý, an toàn bảo mật tại Việt Nam. Quý khách hàng có thể tham khảo báo giá hợp đồng điện tử để cân nhắc lựa chọn gói phù hợp với doanh nghiệp của mình. Hoặc liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và demo miễn phí.

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract