Giải pháp hợp đồng điện tử là gì? 3 Lưu ý cần biết

Giải pháp hợp đồng điện tử đã và đang nâng cao hiệu quả hoạt động, mở ra cơ hội mới cho nhiều lĩnh vực, ngành nghề. Tại Việt Nam, xu hướng ứng dụng hợp đồng điện tử thể hiện rất rõ nét trong khoảng chục năm gần đây.

1. Giải pháp hợp đồng điện tử là gì?

Khác với hợp đồng truyền thống được ký kết trên giấy, khi sử dụng hợp đồng điện tử,  doanh nghiệp và người dùng có thể tạo lập, trao đổi giao kết, quản lý, lưu trữ, tra cứu hợp đồng điện tử trên các thiết bị điện tử ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào thông qua các thiết bị như máy tính, điện thoại di động, laptop,…

Giải pháp hợp đồng điện tử chính là hệ thống phương thức giúp đơn giản hóa quá trình ký kết, lưu trữ, gửi và nhận văn bản hợp đồng. Nhờ vào những giải pháp này mà công tác lưu trữ văn thư, số hóa tài liệu, hợp đồng giao kết được cải tiến, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động cho các ngành nghề.

Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử đã được thừa nhận trong Điều 14, 34 của Luật Giao dịch điện tử chính thức có hiệu lực từ năm 2005. Nhờ sự công nhận này mà các giải pháp hợp đồng điện tử có cơ hội tiếp cận và nhận được sự tin tưởng từ phía khách hàng cá nhân, tổ chức doanh nghiệp.

2. Thực trạng sử dụng hợp đồng điện tử tại Việt Nam

Với làn sóng chuyển đổi số, việc sử dụng hợp đồng điện tử hiện nay ngày càng phổ biến. Đặc biệt là sau thời kỳ Covid-19 khi các doanh nghiệp không thể trao đổi, gặp mặt trực tiếp và các phương thức vận chuyển bị giới hạn. Theo khảo sát của Bộ Công thương trong sách trắng Thương mại điện tử 2021, có 33% doanh nghiệp được khảo sát đã ứng dụng hợp đồng điện tử trong hoạt động thương mại.

Hiện nay, tất cả các doanh nghiệp đã có chữ ký số do 100% doanh nghiệp đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đây là một điều kiện vô cùng thuận lợi để các doanh nghiệp chuyển đổi từ Hợp đồng giấy sang Hợp đồng điện tử.

Bên cạnh đó, trong kế hoạch chuyển đổi số của Chính phủ, mục tiêu đã đặt ra là đến năm 2025 có 80% doanh nghiệp ứng dụng Hợp đồng điện tử và 2030 đạt 100% doanh nghiệp ứng dụng Hợp đồng điện tử.

Riêng với nền tảng FPT.eContract, hiện nay đã có hơn 1.000 doanh nghiệp sử dụng với gần 2 triệu hợp đồng được ký kết.

3.  Tiêu chí chọn hợp đồng điện tử chất lượng

Khi ứng dụng hợp đồng điện tử, khách hàng nên chú ý chọn lựa đơn vị được cấp phép bởi Bộ Công Thương. Ngoài ra, bạn cần quan tâm đến tính chuyên nghiệp của phần mềm và khâu hỗ trợ từ nhà cung cấp.

3.1. Đơn vị được Bộ Công thương cấp đăng ký

Khi lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp Hợp đồng điện tử, doanh nghiệp nên lựa chọn các đơn vị chứng thực hợp đồng điện tử được cấp đăng ký bởi Bộ Công thương như: FPT, VNPT, Viettel,.. Như vậy, tính pháp lý của hợp đồng sẽ đảm bảo hơn. Mặt khác, quy trình lưu trữ của các đơn vị này cũng chuyên môn hóa hơn, ít xảy ra tình trạng rò rỉ dữ liệu.

Trong số 5 đơn vị đủ điều kiện cung cấp giải pháp hợp đồng số tại Việt Nam phải kể đến FPT. Hiện nay, FPT đang hỗ trợ khách hàng nhiều gói dịch vụ hợp đồng điện tử, chữ ký số chuyên nghiệp. Bảng giá áp dụng phù hợp cho hầu hết doanh nghiệp và khách hàng cá nhân.

3.2. Phần mềm hỗ trợ tiên tiến

Phần mềm hợp đồng điện tử ứng dụng công nghệ tiên tiến, tích hợp chức năng đa dạng cho phép các bên tham gia ký kết thuận lợi. Một số tính năng quan trọng bao gồm:

• Hỗ trợ tạo chữ ký số trên nhiều thiết bị, đảm bảo tính hợp pháp, đại diện đúng chủ thể tham gia ký kết.
• Chức năng ngăn chặn tình trạng giả danh, chứng thực chữ ký số.
• Chức năng xác thực chứng từ, lưu lại lịch sử chỉnh sửa của tất cả đối tượng liên quan.
• Dễ dàng tích hợp được với các hệ thống nội bộ với thời gian triển khai nhanh chóng.

Khách hàng doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn phần mềm hợp đồng điện tử tích hợp đầy đủ tính năng từ cơ bản đến nâng cao, bổ sung nhiều gói tài liệu.

3.3. Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp

Phía đơn vị cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử cần đầu tư cho khâu hỗ trợ khách hàng. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, đơn vị phải sẵn sàng hợp tác cùng các chủ thể liên quan đối chất và xác thực thông tin trong hợp đồng.

Mặt khác, đơn vị cung cấp dịch vụ phải thường xuyên cập nhật công nghệ mới, ứng dụng chương trình bảo mật tiên tiến, triển khai nhanh gọn dịch vụ.

4. FPT – Giải pháp hợp đồng số đảm bảo pháp lý – an toàn bảo mật

FPT tự hào là một trong 5 đơn vị đầu tiên được cấp đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tại Việt Nam bởi Bộ Công thương và nhận được nhiều giải thưởng danh giá như: Giải thưởng Made in Vietnam (2021), Giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam (2021), Giải thưởng Sao Khuê (2021), Giải thưởng Steve Châu Á – Thái Bình Dương (2021),…

Quý khách hàng có thể tham khảo báo giá hợp đồng điện tử để cân nhắc lựa chọn gói phù hợp với doanh nghiệp của mình. Đặc biệt, từ tháng 5/2023, FPT.eContract chính thức ra mắt FPT.eContract Lite với chi phí 0 đồng, 0 giới hạn thời gian, 0 hạn chế số lượng – dù miễn phí nhưng vẫn đáp ứng đầy đủ các tính năng ký kết cần thiết cho doanh nghiệp.

FPT.eContract cam kết triển khai nhanh dịch vụ, báo giá chi tiết và hỗ trợ chu đáo nhất. Vậy nếu đang cần áp dụng giải pháp hợp đồng điện tử một cách toàn diện nhất, quý khách hàng có thể đăng ký nhận tư vấn miễn phí. FPT.eContract rất hân hạnh khi được đồng hành cùng quý khách hàng doanh nghiệp, cá nhân trên toàn quốc!

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract