Hợp đồng điện tử là gì – Tính pháp lý & 5 điều cần lưu ý

Với sự phát triển của internet và công nghệ thông tin, việc thực hiện các giao dịch trực tuyến đã trở nên phổ biến và tiện lợi hơn bao giờ hết. Hợp đồng điện tử đang dần trở thành một xu hướng chung và ngày càng được sử dụng rộng rãi. Theo sách trắng Thương mại điện tử 2021, có 33% doanh nghiệp được Bộ Công Thương khảo sát đã ứng dụng trong hoạt động thương mại của mình. Hợp đồng điện tử là gì, đặc điểm, lợi ích, pháp lý…và một số mẫu hợp đồng mới nhất tất cả sẽ được FPT.eContract giải đáp trong bài viết sau đây.

1. Hợp đồng điện tử là gì?

Theo Điều 33 Luật Giao dịch điện tử 2005 thì hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng Thông điệp dữ liệu. Mà thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác. (Cơ sở pháp lý khoản 12 Điều 4 và Điều 10 Luật Giao dịch điện tử 2005) Nói đơn giản, hợp đồng điện tử chính là hình thức hợp đồng được thực hiện trực tuyến. Các bên có thể khởi tạo, đàm phán, ký kết và quản lý hợp đồng 100% online mà không cần phải gặp mặt trực tiếp, loại bỏ hoàn toàn khâu in ấn, chuyển phát hợp đồng qua lại.

Đặc điểm của hợp đồng điện tử

• Hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu
• Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng. Trong giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.
• Có sự tham gia của ít nhất 3 chủ thể trong giao kết hợp đồng: Bên cạnh chủ thể giao kết thông thường còn có sự xuất hiện của bên thứ ba có liên quan chặt chẽ đến hợp đồng điện tử – đó là các nhà cung cấp các dịch vụ mạng và các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử. Bên thứ ba này không tham gia vào quá trình đàm phán, giao kết hay thực hiện. Họ tham gia với tư cách là các cơ quan hỗ trợ nhằm đảm bảo tính hiệu quả và giá trị pháp lý cho việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử
• Có thể giao kết ở bất kỳ địa điểm và thời gian: Vì hợp đồng điện tử được giao kết dưới dạng thông điệp dữ liệu do đó các chủ thể giao kết hợp đồng không cần gặp mặt và ký kết trực tiếp. Cho nên bất kể khi nào và ở đâu, hai bên đều có thể chủ động ký kết hợp đồng.
• Tính vô hình, phi vật chất: Môi trường điện tử là môi trường “ảo”, do đó các hợp đồng điện tử mang tính vô hình vì không thể sờ cầm nắm được mà nó chỉ tồn tại và được lưu trữ, được chứng minh bởi các dữ liệu điện tử

2. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử có tính pháp lý như thế nào? Đây là câu hỏi mà nhiều người quan tâm khi áp dụng hợp đồng trong công việc và giao dịch hàng ngày. Tính pháp lý của hợp đồng điện tử được pháp luật Việt Nam quy định rõ ràng như sau Điều 14 và Điều 34 trong Luật Giao dịch điện tử năm 2005 đã khẳng định hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý giống như hợp đồng truyền thống. Theo quy định tại Điều 34, Thừa nhận giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử:

“Giá trị pháp lý không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”

Cũng theo Điều 14 Luật Giao dịch điện tử 2015, Thông điệp dữ liệu có giá trị làm chứng cứ, cụ thể là:

“1. Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác.”

Như vậy, có thể thấy pháp luật Việt Nam công nhận hiệu lực của các hợp đồng điện tử nếu hợp đồng đó thực hiện theo đúng quy định. Các doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm khi sử dụng hình thức giao kết hợp đồng điện tử để tối ưu về quy trình kinh doanh và chi phí hoạt động. Ngoài ra theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 ghi nhận hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản Mới đây tại Điều 12 Thông tư 87/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước:

“Hợp đồng điện tử được phép sử dụng để giao kết trong hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước, có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy”.

Như vậy có thể thấy được rằng, dù được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử nhưng tính pháp lý của hợp đồng số vẫn được thừa nhận theo quy định pháp luật và được sử dụng làm chứng cứ khi một trong hai bên tham gia không thực hiện đúng những điều khoản thỏa thuận. Cần lưu ý rằng các quy định và chính sách pháp lý có thể thay đổi theo thời gian, việc tuân thủ quy định pháp lý là rất quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả của hợp đồng

3. Khách hàng được lợi gì khi sử dụng hợp đồng điện tử

• Đảm bảo quá trình kinh doanh không gián đoạn : Thời gian ký kết hợp đồng với nhân viên/khách hàng/đối tác giảm từ vài ngày xuống còn vài phút. Hợp đồng nhanh chóng được ký không gây gián đoạn quy trình hợp tác – kinh doanh.
• Tiết kiệm chi phí giấy tờ, chuyển phát, quản lý hợp đồng : 0 chi phí giấy tờ, in ấn – 0 chi phí chuyển phát hợp đồng – 0 chi phí cơ sở vật chất lưu trữ hợp đồng
• Lưu trữ an toàn, tra cứu dễ dàng tra cứu : Hợp đồng được lưu trữ trên hệ thống số giúp người dùng có thể truy cập, tìm kiếm mọi lúc, mọi nơi bằng các thiết bị điện tử như máy tính, laptop, điện thoại thông minh,… chỉ cần có mạng Internet, dễ dàng hơn so với hợp đồng bằng giấy.
• Sử dụng làm chứng cứ khi có tranh chấp : Những phần mềm uy tín được bộ Công thương cấp phép hoạt động đều có tính năng lưu lại lịch sử ký (người ký, tên công ty, IP máy tính, thời gian ký …) khi ký hợp đồng điện tử. Vì vậy, nếu có xảy ra tranh chấp, các bên đều có thể dùng hợp đồng điện tử để làm chứng cứ xử lý tranh chấp.
• Thúc đẩy phát triển giao thương nước ngoài : Tạo cơ hội cho doanh nghiệp tiếp cận và giao thương với đối tác khắp nơi trên thế giới

4. Nguyên tắc ký và thực hiện hợp đồng điện tử

Điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định như sau:

• Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng.

• Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật Giao dịch điện tử 2005 và pháp luật về hợp đồng.
• Khi giao kết và thực hiện hợp đồng, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.

5. Quy định về giao kết hợp đồng thương mại điện tử

Theo Điều 36 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định về giao kết hợp đồng điện tử như sau:

• Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng.
• Trong giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.

6. Lưu trữ và bảo mật hợp đồng điện tử

Để đảm bảo yếu tố bảo mật và lưu trữ cho hợp đồng điện tử, doanh nghiệp/cá nhân nên lựa chọn nhà cung cấp hợp đồng điện tử và chữ ký số uy tín, được nhà nước cấp phép. Với trường hợp khách hàng sử dụng hệ thống hợp đồng điện tử FPT.eContract của FPT – đơn vị đã được Bộ Công thương cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử và Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép cấp phép dịch vụ chữ ký số:

• Việc lưu trữ hoàn toàn được đảm bảo trên hệ thống FPT Smart Cloud với cơ chế sao lưu dự phòng đầy đủ theo tần suất hàng ngày, đảm bảo không xảy ra việc thất lạc, mất dữ liệu hợp đồng. FPT sở hữu trung tâm dữ liệu Data center ở Hà Nội và Hồ Chí Minh, sao lưu backup dữ liệu liên tục. Data Center của FPT được xây dựng theo tiêu chuẩn Tier 3 Quốc tế, hoạt động theo tiêu chuẩn vận hành, quản lý chất lượng ITIL và ISO 9001:2015, tiêu chuẩn bảo mật thông tin ISO 27001:2013 và tiêu chuẩn quản trị năng lượng ISO 50001:2011
• Hợp đồng của khách hàng sẽ được lưu trữ miễn phí trên hệ thống trong vòng 10 năm
• Doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn các hình thức xác thực người ký để đảm bảo mức độ bảo mật của hợp đồng tùy theo nhu cầu: Mật khẩu, eKYC (xác thực bằng căn cước công dân & khuôn mặt), ID Check (xác thực căn cước công dân có bị làm giả hay không)

Nhìn chung, khi sử dụng FPT.eContract, khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm về mức độ bảo mật và lưu trữ của hệ thống.

7. Mẫu hợp đồng điện tử

Dưới đây là một số mẫu hợp đồng điện tử phổ biến trong năm 2023:

• Mẫu hợp đồng mua bán trực tuyến: Tải xuống mẫu

• Mẫu hợp đồng lao động điện tử: Tải xuống mẫu

• Mẫu hợp đồng dịch vụ trực tuyến: Tải xuống mẫu.

8. Các câu hỏi thường gặp về Hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử có thể áp dụng trong những lĩnh vực nào?

Các lĩnh vực đang được áp dụng phổ biến hiện nay: Tài chính-Ngân hàng (Mở tài khoản, làm thủ tục cho vay,…), Bảo hiểm (Mở hợp đồng, Chứng từ đóng phí, gia hạn,…), Hợp đồng lao động, Du lịch (Hợp đồng với đại lý, bán lẻ),… Các loại hợp đồng điện tử phổ biến: Hợp đồng lao động điện tử, Hợp đồng dân sự điện tử, Hợp đồng thương mại điện tử (Hợp đồng mua bán hàng hóa và Hợp đồng dịch vụ)

Các trường hợp nào không sử dụng hợp đồng điện tử?

Theo Luật Giao dịch điện tử 2005, những giao dịch liên quan tới Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sở hữu nhà và bất động sản, văn bản về thừa kế, Đăng ký kết hôn, Quyết định ly hôn, Khai sinh, Khai tử…thì không áp dụng giao dịch điện tử. Bên cạnh đó, giao dịch điện tử cũng không áp dụng đối với một số giao dịch bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

Khi công ty sử dụng nhưng đối tác/khách hàng/nhân viên không sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử thì làm sao để ký?

Với giải pháp Hợp đồng điện tử FPT.eContract, đối tác, khách hàng, nhân viên khi ký kết không cần mua cũng như không cần đăng ký tài khoản FPT.eContract. Chỉ cần một bên có tài khoản FPT.eContract khởi tạo hợp đồng và luồng ký thì mọi bên đối tác tham gia ký chỉ cần cung cấp địa chỉ email để thực hiện giao dịch ký kết hợp đồng. Hợp đồng, tài liệu sẽ được tự động chuyển đến bên ký bằng email hoặc tin nhắn thông báo trên điện thoại, desktop hoặc thiết bị kết nối internet bất kỳ để ký kết bằng chữ ký số hoặc chữ ký ảnh Hiện nay, việc sử dụng giải pháp ký kết hợp đồng điện tử hợp pháp và được chuẩn hóa theo luật pháp Việt Nam đã trở nên rất thuận tiện. Đây là thời điểm lý tưởng cho các doanh nghiệp chuyển đổi sang ký kết điện tử, giúp tạo lợi thế cạnh tranh và đẩy nhanh quá trình phát triển. Từ giai đoạn ký kết hợp đồng, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng giải pháp này và đảm bảo an toàn thông tin.