Cập nhật quy trình ký kết hợp đồng theo 3 bước cơ bản

Quy trình ký kết hợp đồng cần lần lượt diễn ra theo từng bước. Nhằm đảm bảo tuân thủ quy định hợp đồng theo Bộ luật Dân sự ban hành năm 2015. Vậy chính xác quy trình ký hợp đồng phải diễn ra như thế nào? FPT.eContract sẽ giới thiệu 3 bước chi tiết khi thực hiện giao kết hợp đồng.

1. Quy trình ký kết hợp đồng chung nhất

Quy trình kết hợp đồng bất kỳ thường diễn ra theo 3 bước chính, từ bước khởi tạo giao kết cho đến bước thiết lập giao kết.

1.1. Khởi tạo giao kết hợp đồng

Khởi tạo giao kết hợp đồng là bước đầu tiên trong quy trình ký kết hợp đồng. Trong bước này, bạn cần chú ý đến các nội dung như: thời điểm giao kết, các điều kiện chỉnh sửa hoặc hủy nếu cần thiết,.. Cụ thể:

Thời điểm đưa ra đề nghị giao kết

• Quyết định bởi bên ấn định đề nghị.
• Trường hợp bên đề nghị không ấn định, giao kết chính thức có hiệu lực kể từ thời điểm bên nhận đề nghị tiếp nhận thông báo điều khoản giao kết.

Điều chỉnh hoặc hủy giao kết

Phía bên đưa ra đề nghị giao kết có quyền điều chỉnh hoặc hủy giao kết trong một số trường hợp dưới đây:

• Phía bên nhận đề nghị đã được thông báo về việc điều chỉnh hoặc hủy giao kết cùng lúc nhận đề nghị.
• Các điều chỉnh thay đổi hoặc rút lại đề nghị xuất hiện trong trường hợp bên đề nghị đã trình bày rõ lý do.

Sửa đổi đề nghị từ phía bên nhận đề xuất

• Phía bên nhận đề xuất đã chấp nhận giao kết hợp đồng ban đầu hoặc giao kết hợp đồng đã sửa đổi theo đề nghị trước đó.
• Nếu bên nhận đề nghị sửa đổi chấp nhận đề nghị, lúc này xem như bên nhận đề nghị đã đồng ý với đề xuất mới.

Hủy bỏ giao kết hợp đồng

Bên đưa ra đề nghị giao kết có thể đề nghị hủy bỏ hợp đồng trong trường hợp:

• Bên đề nghị giao kết đã nêu chi tiết quyền hủy bỏ trong đơn đề nghị.
• Bên nhận đề nghị đã nhận thông báo hủy giao kết trước khi nhận được thông báo đồng ý đề nghị giao kết.

Xem thêm : Giao kết của hợp đồng là gì

Kết thúc đề nghị giao kết hợp đồng

Dưới đây là những trường hợp cụ thể mà giao kết hợp đồng có thể kết thúc:

• Bên tham gia nhận đề nghị giao kết đã chấp nhận toàn bộ điều khoản giao kết.
• Bên tham gia nhận đề nghị giao kết không chấp nhận các điều khoản giao kết.
• Thời hạn hồi đáp đề nghị đã hết.
• Thay đổi trong giao kết hợp đồng chính thức có hiệu lực.

1.2. Chấp nhận đề nghị

Trong bước này bên nhận đề nghị cần đưa ra câu trả lời có chấp nhận đề nghị giao kết hay không. Nếu bên nhận đề nghị không đưa ra ý kiến có nghĩa là đã chấp nhận.

• Nếu thời hạn hồi đáp đã định bởi bên đưa ra đề nghị: Đề nghị chỉ được chấp nhận hoặc từ chối trong khoảng thời gian ấn định.

• Nếu thời hạn hồi đáp không ấn định cụ thể: Bên nhận đề nghị có thể đưa ra lời hồi đáp chấp nhận hay không vào khoảng thời gian thích hợp.
• Đề nghị đến chậm do yếu tố khách quan: Bên nhận đề nghị cần hồi đáp ngay.

1.3. Thiết lập giao kết

Thời điểm hợp đồng chính thức giao kết là khi bên nhận đề nghị đồng ý với các điều khoản giao kết. Cụ thể:

• Giao kết theo dạng lời nói: Khi các chủ thể tham gia chấp nhận toàn bộ điều kiện trong hợp đồng thì giao kết chính thức có hiệu lực.
• Giao kết bằng văn bản: Hợp đồng bắt đầu có hiệu lực kể từ thời điểm tất cả bên tham gia ký kết vào hợp đồng.

2. Quy định cần biết khi ký kết hợp đồng

Một hợp đồng hay giao kết hợp pháp chỉ có giá trị pháp lý nếu hội tụ đầy đủ 4 điều kiện cơ bản sau:

• Tất cả chủ thể tham gia phải có khả năng thực hiện hành vi dân sự.
• Hoạt động ký kết cần dựa trên sự tự nguyện, không một chủ thể tham gia nào bị ép buộc hay đe dọa.
• Điều khoản trong hợp đồng không trái quy định pháp luật, phù hợp với tiêu chuẩn đạo đức xã hội.
• Hợp đồng phải đảm bảo hình thức, nội dung theo đúng quy định trong từng lĩnh vực cụ thể.

3. Lưu ý khi ký kết hợp đồng

Trước khi thực hiện ký kết hợp đồng, tất cả bên tham gia giao kết cần đọc kỹ mọi điều khoản. Mỗi bên chỉ ký kết nếu đồng ý với điều khoản giao kết, cam kết thực hiện trách nhiệm và nghĩa vụ nêu trong hợp đồng.

4. Quy trình ký kết hợp đồng điện tử có giống với hợp đồng truyền thống?

Quy trình chỉ kết hợp đồng điện tử và đồng truyền thống về cơ bản không quá khác biệt. Tuy nhiên ở hợp đồng điện tử, các chủ thể tham gia ký kết không nhất thiết phải gặp mặt trực tiếp bởi hoạt động ký kết có thể diễn ra online 100%, chủ thể sử dụng chữ ký số thay vì chữ viết tay trên văn bản giấy như bình thường.

Việc sử dụng hợp đồng điện tử sẽ giúp tiết kiệm 80% về thời gian và 70% về chi phí, ví dụ các chi phí về in ấn, chuyển giao, lưu trữ.

FPT.eContract là giải pháp hợp đồng điện tử tiên tiến, sở hữu đầy đủ chứng chỉ bảo mật cao cấp và tuân thủ quy định pháp lý hiện hành. Đây được xem như giải pháp cho doanh nghiệp trong số hóa quy trình khởi tạo, lưu trữ hợp đồng, hướng đến xây dựng văn phòng làm việc không giấy tờ.

Nếu có nhu cầu tìm hiểu áp dụng, quý khách hàng có thể tham khảo báo giá hợp đồng điện tử để lựa chọn gói đăng ký phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Từ tháng 5/2023, FPT.eContract chính thức cho ra mắt phiên bản miễn phí FPT.eContract Lite. Với phiên bản này, khách hàng có thể tạo hợp đồng miễn phí mà không bị giới hạn bởi số lượng, thời gian. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì về hợp đồng điện tử, quý khách hàng đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và demo miễn phí.

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract