Cập nhật 2023 quy trình quản lý hợp đồng mới nhất

Quản lý hợp đồng theo đúng quy trình giúp tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ và tra cứu. Trong bài chia sẻ dưới đây, FPT.eContract sẽ giúp bạn cập nhật quy trình quản lý hợp đồng mới nhất.

Vì sao cần quản lý hợp đồng theo quy trình?

Hợp đồng được quản lý theo quy trình bài bản là cách giúp các tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước làm việc một cách hiệu quả, hạn chế tình trạng thất lạc giấy tờ, tài liệu. Đồng thời, quy trình quản lý chuyên nghiệp còn là giải pháp tiết kiệm thời gian, hỗ trợ tốt khâu tra cứu, nâng cao hiệu quả hoạt động cho bộ phận lưu trữ văn thư.

• Tiết kiệm thời gian: Hợp đồng khi được quản lý theo quy trình đều có mã số riêng, STT file lưu cụ thể. Nhờ đó, các bên liên quan khi cần tra cứu không phải tốn thời gian tìm kiếm.
• Hạn chế tình trạng thất lạc hợp đồng: Một khi áp dụng quy trình quản lý bài bản, doanh nghiệp hiếm khi phải đối mặt với tình trạng hợp đồng bị thất lạc. Bởi theo định kỳ, bộ phận lưu trữ đều phải báo cáo chi tiết tình hình quản lý, điều chỉnh thay đổi của từng bên tham gia giao kết.
• Hỗ trợ tốt khâu tra cứu: Hợp đồng được lưu trữ theo quy trình bài bản sẽ hỗ trợ tốt quá trình tra cứu, tạo thuận lợi cho các bên liên quan khi cần cập nhật, bổ sung điều khoản.

Quy trình quản lý hợp đồng đang được ứng dụng rộng rãi nhất

Sau đây là quy trình quản lý tài liệu hợp đồng phổ biến nhất hiện nay, triển khai theo 5 bước.

Triển khai ký kết hợp đồng

Bước thứ nhất trong quy quản lý văn bản hợp đồng chính là soạn thảo và triển khai ký kết. Trong khi thực hiện triển khai ký kết, bạn cần lưu ý đến một vài hạng mục thiết lập cần thiết như:

• Số hợp đồng (mỗi hợp đồng cần ứng với một mã số riêng).
• STT file lưu trữ hợp đồng.
• Thời điểm ký kết.
• Phụ lục của hợp đồng (cập nhật nội dung hợp đồng, các điều chỉnh thay đổi).

Hoạt động ký kết cần diễn ra theo đúng luật. Nội dung trong hợp đồng phải thông qua thỏa thuận của tất cả chủ thể tham gia, theo quy định pháp luật và phù hợp với tiêu chuẩn đạo đức xã hội.

Lưu trữ hợp đồng

Sau bước triển khai ký kết, hợp đồng cần được lưu trữ trên một hệ thống riêng, phân loại thành từng nhóm, đánh số cụ thể. Nhờ vậy, khi cần tra cứu, bạn sẽ không mất thời gian tìm kiếm, thông tin trong từng bản hợp đồng cũng được bảo mật tốt hơn.

Điều chỉnh bổ sung

Mỗi bên tham gia giao kết hợp đồng nếu cần bổ sung hoặc điều chỉnh phải thảo luận cùng tất cả bên còn lại. Mọi điều chỉnh phải cập nhật thông qua phụ lục, dựa theo Khoản 1 Điều 403 của Bộ Luật Dân sự chính thức ban hành từ năm 2015 về phụ lục hợp đồng.

Tiến hành báo cáo định kỳ

Trong quá trình lưu trữ hợp đồng, bên chịu trách nhiệm quản lý cần làm báo cáo định kỳ về các điều chỉnh trong hợp đồng. Bên cạnh đó, báo cáo liên quan đến hoạt động lưu trữ hợp đồng, yêu cầu thay đổi, giải quyết tranh chấp của từng bên luôn phải được cập nhật một cách thường xuyên.

Kiểm tra hiệu lực hợp đồng

Mỗi hợp đồng trong kho lưu trữ cần được kiểm tra hiệu lực định kỳ. Đây là bước thực hiện rất quan trọng trong toàn bộ quá trình quản lý tài liệu hợp đồng. Hoạt động kiểm tra hiệu lực hợp đồng giúp các bên tham gia có trách nhiệm thực thi hợp đồng hơn.

• [Góc vấn đáp] Hợp đồng điện tử có hiệu lực khi nào

Ngoài ra khi giải quyết tranh chấp, phía cơ quan tài phán cũng xem xét hiệu lực hợp đồng và nhiều thông tin liên quan khác.

FPT.eContract – giải pháp hợp đồng điện tử giúp đơn giản hóa quy trình ký kết & quản lý hợp đồng

Phần mềm hợp đồng điện tử FPT.eContract tiên phong phát triển bởi FPT, hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết bài toán số hóa quy trình ký kết hợp đồng. Khi ứng dụng FPT.eContract, doanh nghiệp có thể tiết kiệm 70% chi phí, 80% thời gian.

Quy trình quản lý hợp đồng tại doanh nghiệp, cơ quan nhà nước sẽ trở nên đơn giản hơn với sự hỗ trợ của FPT.eContract. Từ bước triển khai ký kết cho đến bước lưu trữ, cập nhật thay đổi, báo cáo định kỳ,… đều được số hóa, giúp các bên liên quan tra cứu tiện lợi, dễ dàng cập nhật thay đổi.

Trong tháng 5/2023, FPT.eContract sẽ chính thức cho ra mắt FPT.eContract Lite. Đây là phiên bản miễn phí giúp khách hàng tạo và quản lý hợp đồng không giới hạn số lượng, thời gian. Ngoài ra, khách hàng có thể tham khảo báo giá hợp đồng điện tử, cân nhắc lựa chọn gói phù hợp theo yêu cầu của doanh nghiệp.

FPT.eContract tự hào được đồng hành với gần 2000 doanh nghiệp lớn ở Việt Nam như Vinamilk, Tiki, VIB, VietBank, Timo, Vietjet Air,…. Nếu có nhu cầu tìm hiểu thông tin chi tiết về giải pháp hợp đồng điện tử, quý khách hàng có thể liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn báo giá và demo miễn phí.

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract