Hợp đồng điện tử: Ưu và nhược điểm

Hợp đồng Điện tử là gì? 

Có phải là một dạng thỏa thuận được tạo và ‘ký kết’ dưới dạng điện tử hay không? Hợp đồng điện tử không cần sử dụng tới giấy tờ. Một ví dụ cụ thể là bản hợp đồng bạn soạn trên máy tính để gửi tới đối tác kinh doanh, đối tác sau đó sẽ email lại kèm với chữ ký điện tử thể hiện chấp nhận thỏa thuận.

Biểu lộ bằng thông điệp dữ liệu điện tử 

Cách thức thể hiện chính là đặc điểm nổi bật nhất của hợp đồng điện tử. Trừ trường hợp các bên có trao đổi khác, thì đề nghị giao kết hợp đồng và chấp thuận ký kết hợp đồng được biểu lộ qua thông điệp dữ liệu điện tử. Trong ký kết hợp đồng, có sự tham gia của ít nhất 3 bên. 

Bên cạnh 2 bên giao kết thông thường như hợp đồng giấy là người bán và người mua, thì trong hợp đồng điện tử còn có sự xuất hiện của bên thứ ba có liên kết chặt chẽ đến hợp đồng điện tử – đó là các bên cung ứng dịch vụ mạng, và cơ quan tổ chức chứng thực chữ ký điện tử. 

Bên thứ ba không tham gia quá trình giao kết, mà chỉ tham gia với tư cách tổ chức hỗ trợ nhằm đảm bảo tính hiệu quả, và tính pháp lý cho việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử. Phạm vi áp dụng có phần bị hạn chế Điều 1 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định, các giao dịch điện tử chỉ được áp dụng trong một số lĩnh vực cụ thể: các hoạt động của các cơ quan Nhà nước; trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác do pháp luật quy định mà không áp dụng đối với việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ có giá khác. 

Tính phi biên giới Hai bên giao kết trong hợp đồng không cần phải tiếp xúc trực tiếp do hợp đồng điện tử được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Tức là dù ở bất kỳ thời gian và địa điểm nào, hai bên cũng có thể chủ động giao kết hợp đồng. 

Tính vô hình, phi vật chất Các hợp đồng điện tử mang tính vô hình, phi vật chất, tức được tồn tại, được chứng minh và lưu trữ bởi các dữ liệu điện tử không thể cảm nhận bằng xúc giác, do môi trường điện tử là môi trường số hóa. 

Tính hiện đại, chính xác Hợp đồng điện tử được ký kết sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại, đây là tính hiện đại của hợp đồng, và là kết quả của sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ trong thời buổi này. Từ đó, còn đem lại tính chính xác cho giao dịch. Thời đại 4.0, trong tương lai hợp đồng điện tử sẽ là xu hướng mới dần thay thế cho hợp đồng giấy truyền thống.

Trước tiên, việc phương thức này không cần sử dụng đến giấy tờ đã giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán về chi phí, thời gian cũng như nguồn lực từ khâu in ấn, vận chuyển, cho đến ký kết, lưu trữ và bảo quản hợp đồng. Thêm vào đó, mọi quy trình sẽ được thực hiện trên môi trường điện tử nên yếu tố bảo mật, an toàn sẽ được đảm bảo tối đa. 

Một ưu điểm tiếp theo khi chuyển đổi sang hợp đồng điện tử, đó là khách hàng có thể thực hiện ký số đồng loạt, mọi lúc, mọi nơi, trên nhiều thiết bị mà không cần gặp mặt, tiếp xúc trực tiếp. Chưa kể đến lợi ích tinh giản các thủ tục, phương thức này còn đặc biệt phù hợp và hiệu quả trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19, đảm bảo cho việc ký kết có thể diễn ra thuận lợi, không lo gián đoạn, trục trặc. 

Trong các giao dịch điện tử, bảo mật an toàn thông tin luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu mà doanh nghiệp vô cùng quan tâm. Với việc vận hành theo tiêu chuẩn, mọi dữ liệu về doanh nghiệp cũng như quá trình giao dịch đều được cam kết đảm bảo an toàn một cách tối đa. 

Mặt khác, hình thức này cũng giúp hạn chế được tình trạng mạo danh, lừa đảo gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp. Tựu trung lại, khi thực hiện ký hợp đồng thông qua phương thức điện tử, doanh nghiệp có thể nhận được những lợi ích thiết thực như sau: Ký số đồng loạt, mọi lúc, mọi nơi Bảo mật tối đa dữ liệu, an toàn thông tin Quy trình không chạm, không tiếp xúc Quản lý dễ dàng – an toàn lưu trữ Rút ngắn thời gian – giảm thiểu chi phí

1. Phụ thuộc vào web 

– Vấn đề cốt yếu của hợp đồng điện tử là bạn cần có hệ thống máy tính và kết nối mạng để truy cập hợp đồng điện tử. Đồng nghĩa bạn không thể truy cập hợp đồng tại thời điểm không thể sử dụng máy tính hay thiết bị điện tử. 

2. Không đủ dung lượng lưu trữ 

– Một số công ty đã giới hạn dung lượng lưu trữ trên máy chủ của họ khiến việc lưu tất cả tài liệu là không thể. Có thể lưu vào bộ nhớ của bên thứ ba, nhưng có thể liên quan tới quyền riêng tư trong một vài trường hợp. Nếu công ty sử dụng máy chủ không được bảo vệ chặt, sẽ dẫn đến vấn đề bảo mật. 

3. Rủi ro về sự cố hệ thống 

– Vì một lý do nào đó mà hệ thống máy tính hoặc máy chủ web bị treo có thể dẫn đến việc xóa toàn bộ dữ liệu khỏi hệ thống đó, đồng nghĩa với việc mất tất cả các tài liệu liên quan đến hợp đồng và thậm chí cả hợp đồng đã được in. 

4. Ít bảo mật hơn 

– Chữ ký điện tử có bảo mật yếu hoặc không có bảo mật, hoặc còn có khả năng cung cấp bảo vệ giả mạo. Vì vậy, hợp đồng điện tử thậm chí dễ bị tổn thương và không an toàn. 

5. Phụ thuộc vào phần mềm độc quyền của bên thứ ba 

– Chữ ký điện tử được sử dụng trong hợp đồng điện tử dựa trên phần mềm độc quyền, có thể là mối lo ngại đối với các doanh nghiệp không muốn phụ thuộc vào các nhà cung cấp khác trong việc ký hợp đồng vì có thể dẫn đến các vấn đề về bảo mật hay bí mật. 

6. Miễn cưỡng sử dụng hợp đồng điện tử 

– Một số người vẫn thích hợp đồng giấy hơn. Họ có thể không sẵn sàng chấp nhận ý tưởng về một hợp đồng điện tử. Có thể là không có phần mềm thích hợp trên hệ thống, hay chỉ đơn giản là không biết cách sử dụng chúng.

Thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ Hợp đồng điện tử FPT:
Số điện thoại: 1900.636.191
Email: fpt.econtract@fpt.com.vn
Website: econtract.fpt.com.vn/

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract