Cập nhật cách sử dụng chữ ký số mới nhất

Khi ký kết văn bản điện tử, bạn sẽ cần dùng đến chữ ký số. Trong bài viết ngày hôm nay, FPT.eContract sẽ hướng dẫn cách cài đặt và sử dụng chữ ký số USB token FPT. Vậy nếu chưa biết làm sao để khởi tạo loại chữ ký đặc biệt này, hãy theo dõi phần minh họa chi tiết sau đây.

Vì sao nên sử dụng chữ ký số?

Trước khi hướng dẫn sử dụng chữ ký số, FPT.eContract sẽ phân tích một vài lợi ích khi ứng dụng chữ ký số vào quy trình ký kết.

Bảo mật thông tin

Mỗi chữ ký số chỉ đại diện cho một chủ thể duy nhất (cá nhân hoặc tổ chức). Tại mỗi thời điểm ký kết, chỉ người ký giữ khóa bí mật. Nhờ đó, tình trạng chữ ký bị sử dụng trái phép sẽ được hạn chế tối đa. Và vì chỉ người ký biết thông tin trong hợp đồng nên hợp đồng hoặc văn bản điện tử bất kỳ luôn được bảo mật tốt.

Ngăn chặn tình trạng giả mạo chữ ký

Chữ ký điện tử rất khó bị giả mạo. Bởi mỗi chữ ký thường bao gồm khóa bí mật và khóa công khai. Trong đó, khóa bí mật tương tự như mật khẩu đăng nhập, chỉ người sử dụng chữ ký biết. Còn khóa công khai lại tương ứng với chứng thư điện tử, hỗ trợ quá trình xác thực danh tính người ký.

Hỗ trợ xác định nguồn gốc hợp đồng

Muốn xác định thời điểm ký kết, chủ thể tham gia giao kết hợp đồng, người ta có thể dựa vào chữ ký số. Mọi dữ liệu liên quan đến hoạt động ký kết đều có trên hệ thống quản lý của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký.

Mặt khác, một khi đã được ký kết thì chữ ký số gần như không thể thay đổi. Dựa vào tính chất này, phía cơ quan phân xử tranh chấp có thể xác định nguồn gốc hợp đồng, đảm bảo lợi ích cho từng bên.

Tiết kiệm thời gian cho các bên

Khi áp dụng chữ ký điện tử, bạn không cần phải tốn công đi lại in ấn văn bản, trực tiếp đến nơi ký kết như trước. Qua thiết bị kết nối Internet và tài khoản sử dụng đã đăng ký với đơn vị chứng thực, bạn có thể ký kết các văn bản điện tử tại bất kỳ đâu bằng chữ ký số, quá đó cũng giúp tiết kiệm thời gian.

Cách sử dụng chữ ký số USB Token của FPT

Nếu vẫn chưa biết sử dụng chữ ký số như thế nào, bạn có thể tham khảo qua phần hướng dẫn sau đây.

Bước 1: Khi đăng ký chữ ký số FPT, khách hàng sẽ được cung cấp một USB Token. Để bắt đầu sử dụng, bạn cần kết nối USB này với máy tính.

Bước 2: Nếu đã kết nối thành công USB, bạn hãy click vào file Setup và bấm “Install” để bắt đầu quá trình cài đặt.

Bước 3: Tiếp tục bấm “OK” là chương trình sẽ tự động cài đặt.

Bước 4: Nếu chương trình đã cài đặt xong, bạn bấm “Finish” để chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 5: Hệ thống thường mặc định mã PIN cho tất cả người dùng là 12345678. Trước khi sử dụng, bạn cần đổi mã PIN. Cụ thể, bạn lần lượt chọn “Đổi tên PKI Token” và “Tên mới”.

Bước 6: Nhập mã PIN cũ và mã PIN mới vào các theo ô theo yêu cầu rồi bấm “Chấp nhận” để xác nhận thay đổi mã PIN.

Bước 7: Sau khi thay đổi mã PIN, bạn cần kiểm tra lại toàn bộ mục trong chứng thư số. Bao gồm khóa bí mật và khóa công khai hỗ trợ khởi tạo chữ ký số, cùng với đó là mã dữ liệu.

Lưu ý khi sử dụng chữ ký số

Ngoài tìm hiểu cách dùng chữ ký số, bạn nên chú ý đến cả khâu quản lý, bảo mật. Sau đây là một vài lưu ý quan trọng bạn cần ghi nhớ.

• Không tiết lộ khóa bí mật cho bất kỳ ai: Khóa bí mật được sử dụng khi tạo chữ ký số trên văn bản điện tử. Chính vì thế nếu muốn tránh tình trạng người khác sử dụng chữ ký số trái phép, bạn phải bảo mật thông tin liên quan đến khóa bí mật, không đăng nhập trên thiết bị lạ.
• Đổi mật khẩu mặc định: Mật khẩu mặc định rất dễ đoán. Trước khi sử dụng trước chữ ký số lần đầu, bạn nên đổi mật khẩu hay mã PIN nếu muốn bảo vệ tài khoản tốt hơn.
• Chú ý gia hạn theo định kỳ: Bạn cần thường xuyên đăng nhập vào tài khoản và kiểm tra thời hạn sử dụng của chữ ký, gia hạn kịp thời, để quá trình sử dụng không bị gián đoạn.

Là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp đầu tiên và dẫn đầu thị trường về hợp đồng điện tử và ký số, sở hữu chứng chỉ bảo mật cấp cao và đảm bảo quy định pháp lý. FPT.eContract là nhà cung cấp dịch vụ liên quan đến hợp đồng điện tử hàng đầu dành cho cá nhân, doanh nghiệp Việt Nam. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến chữ ký số và hợp đồng điện tử, đừng ngần ngại liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và demo miễn phí.

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract