Chữ ký số công cộng là gì? Quy trình đăng ký kinh doanh bằng chữ ký số

Chữ ký số công cộng ngày càng được ứng dụng rộng rãi tại nhiều tổ chức doanh nghiệp. Với loại hình chữ ký này, bạn có thể đăng ký giấy phép kinh doanh từ xa và ký kết nhanh chóng các loại văn bản điện tử.

Chữ ký số công cộng là gì?

Trong Khoản 3, Điều 3 của NĐ số 26/2007/NĐ-CP đã định nghĩa chi tiết về chữ ký số công cộng. Trong đó:

“Chữ ký số công cộng là chữ ký số do thuê bao sử dụng chứng thư số được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp cho thuê bao tạo ra.”. 

Như vậy, chữ ký số công cộng có thể hiểu là loại hình chữ ký được đăng ký bởi thuê bao sử dụng chứng thư điện tử. Loại chữ ký này làm nhiệm vụ xác nhận giao dịch, văn bản điện tử. Mặt khác, chữ ký số công cộng sử dụng tại doanh nghiệp cũng tương tự như con dấu xác thực.

Xét về mặt pháp lý, chữ ký đăng ký bởi thuê bao sử dụng chứng thư điện tử có giá trị như chữ viết tay. Cơ quan thẩm quyền có thể dựa vào đặc điểm này để xác định tính hợp lệ của các văn bản số như hợp đồng điện tử. 

Chữ ký số công cộng được chứa trong thiết bị gọi là USB Token. USB Token sẽ bao gồm khoá công khai và khóa bí mật. Thiết bị này được sử dụng nhằm bảo mật khoá bí mật và chứa thông tin khách hàng. Trong đó, khoá bí mật là khoá dùng để tạo chữ ký số và khoá công khai dùng để kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khoá bí mật.

Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số công cộng?

Trước xu hướng số hóa thủ tục hành chính, doanh nghiệp cần nhanh chóng ứng dụng công nghệ mới. Bên cạnh yếu tố tiện lợi, tiết kiệm thời gian, chữ ký số còn hỗ trợ tốt quá trình bảo mật dữ liệu.

• Hỗ trợ hoạt động kê khai thuế trực tuyến: Phần lớn hoạt động kê khai, nộp thuế tại nước ta hiện nay đều có thể thực hiện trực tuyến. Tuy nhiên nếu muốn thực hiện các giao dịch này, doanh nghiệp cần dùng đến chữ ký số đã đăng ký với cơ quan thuế. Thông qua chữ ký số, mọi giao dịch liên quan đến thuế đều trở nên đơn giản hơn.
• Đơn giản hóa quá trình ký kết hợp đồng: Khi ký kết hợp đồng điện tử, tất cả chủ thể tham gia cần xác nhận thỏa thuận bằng chữ ký số. Doanh nghiệp ứng dụng chữ ký số có thể ký kết số lượng lớn hợp đồng, vừa tiết kiệm chi phí vừa rút ngắn thời gian ký kết.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Doanh nghiệp sẽ không cần đầu tư lớn cho đội ngũ nhân sự khi ứng dụng chữ ký số công cộng vào quy trình ký kết hợp đồng, giao dịch liên quan đến thuế. Chi phí in ấn, thời gian triển khai cũng giảm đáng kể.
• Đảm bảo tính pháp lý: Chữ ký số công cộng có giá trị tương tự như chữ viết tay, con dấu đại diện cho doanh nghiệp. Văn bản điện tử ký kết bằng loại hình chữ ký này đảm bảo giá trị pháp lý, hỗ trợ bảo vệ quyền lợi cho các bên.

Đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế

Quy trình đăng ký kinh doanh bằng chữ ký số công cộng

Theo quy định tại Điều 44 của NĐ số 01/2021, tổ chức doanh nghiệp có thể đăng ký giấy phép kinh doanh bằng chữ ký số công cộng. Sau đây là phần khái quát 3 bước thực hiện.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ 

Phía doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy tờ, hồ sơ theo đúng quy định pháp luật. Sau đó, người đại diện pháp luật của doanh nghiệp bắt đầu kê khai thông tin theo quy định, tải văn bản điện tử cần thiết và ký vào hồ sơ đăng ký bằng chữ ký số. Quá trình ký kết này được thực hiện tại Cổng Thông tin Quốc gia về Đăng ký Doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho một cá nhân đại diện làm thủ tục thì trong bộ hồ sơ phải bổ sung giấy xác nhận ủy quyền.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh 

Hồ sơ đăng ký kinh doanh có thể nộp tại Cổng Thông tin Quốc gia về Đăng ký Doanh nghiệp, đường link truy cập là https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn. 

Kể từ thời điểm người đại diện hoặc nhận ủy quyền của doanh nghiệp ký kết bằng chữ ký số, hồ sơ sẽ được hệ thống tiếp nhận. Doanh nghiệp khi đó cũng nhận về một biên lai xác nhận đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Nhận kết quả

Trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp đầy đủ, không cần bổ sung, hồ sơ tiếp tục được gửi đến cơ quan thuế. Sau đó, doanh nghiệp sẽ nhận mã số thuế cấp bởi cơ quan thuế.

Thời điểm nhận mã số thuế chính là lúc doanh nghiệp được cấp giấy phép kinh doanh từ phòng đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp hồ sơ đăng ký kinh doanh không đầy đủ, doanh nghiệp cần bổ sung theo yêu cầu.

Lời kết

Hy vọng bài viết của FPT.eContract đã giúp các doanh nghiệp hiểu hơn về chữ ký số công cộng. Giải pháp này hỗ trợ đắc lực quá trình số hóa quy trình ký kết văn bản số tại các doanh nghiệp.

Nếu cần tìm hiểu thêm về giải pháp hợp đồng điện tử và chữ ký số của FPT, quý khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và demo miễn phí.

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract