Điểm danh 6 lợi ích của hợp đồng điện tử

Ngày càng nhiều tổ chức doanh nghiệp, khách hàng cá nhân nhận ra lợi ích của hợp đồng điện tử. Ứng dụng hợp đồng điện tử chính là giải pháp đơn giản giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí, tối ưu hóa khâu lưu trữ, duy trì tính minh bạch.

1. Lợi ích của hợp đồng điện tử

Sau đây, FPT.eContract sẽ phân tích chi tiết 6 lợi ích khi áp dụng hợp đồng điện tử theo nhiều khía cạnh.

1.1. Tạo thuận tiện khi ký kết

Ứng dụng hợp đồng điện tử giúp các bên tham gia ký kết theo hướng linh hoạt, không bị rào cản bởi không gian địa lý. Hợp đồng sau khi soạn thảo xong có thể được ký kết từ xa bằng chữ ký số.

Quá trình ký kết này dễ dàng diễn ra tại bất kỳ đâu, không yêu cầu từng bên tham gia giao kết phải gặp mặt trực tiếp. Từ đó, tạo thuận lợi cho đôi bên, thúc đẩy ứng dụng công nghệ, đơn giản hóa nhiều chứng từ phức tạp.

1.2. Tiết kiệm thời gian và chi phí cho các bên tham gia

Không chỉ tạo thuận lợi cho quá trình ký kết mà hợp đồng điện tử còn giúp mỗi bên tham gia tiết kiệm khá nhiều thời gian và chi phí. Cụ thể như:

• Với hợp đồng điện tử, bạn không cần đầu tư lớn cho hoạt động in ấn, kho lưu trữ hay nhân viên văn thư,.. Tiết kiệm đáng kể chi phí.
• Đội ngũ nhân sự quản lý không cần đi lại nhiều, mọi hoạt động tra cứu và lưu trữ đều thực hiện trên máy, không tốn thời gian.
• Hợp đồng dễ dàng chuyển nhanh đến khách hàng qua hệ thống riêng, đảm bảo tính nhanh chóng và bảo mật.
• Hoạt động ký kết có thể triển khai từ xa, giúp các bên tham gia không tốn thời gian đi lại

Xem thêm : Hợp đồng điện tử là gì

1.3. Đảm bảo tính minh bạch cao

Hợp đồng điện tử chính thức có hiệu lực kể từ thời điểm tất cả bên tham gia ký kết bằng chữ ký số. Từ thời điểm này, mọi chỉnh sửa trên hợp đồng đều bị lưu lại. Nếu một trong các bên tham gia thực hiện chỉnh sửa không có sự đồng thuận của bên còn lại, hợp đồng lập tức vô hiệu lực.

Cơ chế lưu lại toàn bộ lịch sử điều chỉnh đảm bảo duy trì tính minh bạch cho hợp đồng điện tử. Chính bởi tất cả bên tham gia đều dễ dàng theo dõi thay đổi trong điều khoản nên loại hợp đồng này sẽ thúc đẩy từng bên tham gia tuân thủ luật.

1.4. Hỗ trợ tra cứu thuận tiện

Hợp đồng điện tử không tồn tại theo định dạng văn bản giấy thông thường. Thay vào đó, chúng được tạo ra theo phương thức thông điệp dữ liệu, lưu trữ trên một hệ thống chuyên nghiệp, cho phép các bên tham gia tra cứu nhanh.

Thông qua một tài khoản và mật khẩu đăng nhập cung cấp bởi phần mềm hợp đồng điện tử (Ví dụ như FPT.eContract), bạn có thể đăng nhập và tra cứu thông tin hợp đồng bất kỳ khi nào. Quá trình tra cứu diễn ra nhanh, hợp đồng luôn được bảo mật.

Thay vì phải lục lọi tủ hồ sơ với hàng trăm thậm chí hàng ngàn hợp đồng, giờ đây bạn chỉ việc thao tác truy vấn thông qua máy tính, thiết bị di động kết nối mạng. Đây là lợi ích của hợp đồng điện tử mà bất kỳ khách hàng nào cũng đều nhận thấy rõ.

1.5. Đảm bảo quyền lợi cho đôi bên khi có tranh chấp

Ngày nay, để đảm bảo yếu tố pháp lý cao nhất cho Hợp đồng điện tử, các doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ Chứng thực của một bên thứ 3 (Ví dụ như FPT.CeCA). Với dịch vụ này, hợp đồng điện tử sẽ được chứng thực và đóng dấu của Bộ Công thương, giúp cho doanh nghiệp có một cơ quan trung gian đủ tin cậy để giải quyết các vấn đề phát sinh, kiện tụng khi thực hiện giao kết hợp đồng điện tử.

Trường hợp xảy ra tranh chấp giữa các bên tham gia, phía cơ quan thẩm quyền sẽ dựa vào điều khoản quy định trong hợp đồng điện tử để phân xử. Tính pháp lý của dạng hợp đồng này tương tự như hợp đồng truyền thống, soạn thảo trên giấy có đầy đủ chữ ký và con dấu.

Cụ thể, theo điều 14 trong Luật Giao dịch điện tử ban hành năm 2005 đã khẳng định thông điệp dữ liệu có thể sử dụng làm chứng cứ. Dựa vào phương thức khởi tạo, cơ chế lưu trữ và truyền tải,… Phía cơ quan thẩm quyền hoàn toàn đủ khả năng xác định thông điệp dữ liệu nào đó trong hợp đồng điện tử có hợp pháp hay không.

Mặt khác, Điều 34 trong cùng bộ luật cũng thừa nhận giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử được khởi tạo đúng luật. Nói chung, tính pháp lý của đồng khởi tạo theo phương thức thông điệp dữ liệu không khác gì hợp đồng soạn thảo theo định dạng văn bản thông thường.

1.6. Lưu trữ an toàn, không lo mối mọt

Nhắc đến lợi ích của đồng điện tử, bạn chắc chắn không thể bỏ qua khía cạnh lưu trữ. Cụ thể, loại hợp đồng này luôn được lưu trữ trên một hệ thống bảo mật.

Phổ biến nhất là nền tảng điện toán đám mây, đảm bảo tính an toàn, hỗ trợ những bên liên quan tra cứu thuận tiện. Chính bởi lưu trữ trên môi trường số nên hợp đồng không bao giờ gặp phải tình trạng mối mọt, thất lạc.

Rất khó để chỉ ra yếu tố không phải là lợi ích của hợp đồng điện tử. Bởi loại hình hợp đồng này tương đối ưu việt, phù hợp trước xu thế số hóa nhiều ngành nghề như hiện nay.

2. FPT.eContract – giải pháp hợp đồng điện tử đảm bảo pháp lý, an toàn bảo mật

FPT.eContract là nhà cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử hàng đầu tại Việt Nam. Đáp ứng đầy đủ yếu tố pháp lý của pháp luật hiện hành, là một trong những đơn vị đầu tiên đủ điều kiện cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử được cấp đăng ký bởi Bộ Công thương.

Bên cạnh đó, hợp đồng của khách hàng lưu trữ và bảo mật hoàn toàn được đảm bảo trên hệ thống Smart Cloud. FPT sở hữu trung tâm dữ liệu Data center ở Hà Nội và Hồ Chí Minh, được xây dựng theo tiêu chuẩn Tier 3 Quốc tế, hoạt động theo tiêu chuẩn vận hành, quản lý chất lượng ITIL và ISO 9001:2015, tiêu chuẩn bảo mật thông tin ISO 27001:2013 và tiêu chuẩn quản trị năng lượng ISO 50001:2011.

Với những ưu điểm này, FPT.eContract đã được vinh danh ở hàng loạt giải thưởng lớn như: Giải thưởng Make in Vietnam (2021), Giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam (2021), Giải thưởng Sao Khuê (2021), Giải thưởng Steve Châu Á – Thái Bình Dương (2021)

Đến với FPT.eContract, khách hàng luôn có đa dạng lựa chọn gói dịch vụ tùy theo nhu cầu. Khách hàng có thể dễ dàng tra cứu báo giá hợp đồng điện tử trên website của FPT.eContract.

Đặc biệt, từ tháng 5/2023, FPT.eContract chính thức ra mắt FPT.eContract Lite với chi phí 0 đồng, 0 giới hạn thời gian, 0 hạn chế số lượng. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến Hợp đồng điện tử, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và demo miễn phí.

3. Kết luận

FPT.eContract vừa phân tích một vài lợi ích của hợp đồng điện tử. FPT.eContract là đơn vị cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử và chữ ký số đầu tiên và dẫn đầu thị trường, sở hữu chứng chỉ bảo mật cấp cao và đảm bảo quy định pháp lý. Nếu đang có nhu cầu về dịch vụ hợp đồng điện tử, quý khách hàng có thể đăng ký nhận tư vấn và demo miễn phí từ chúng tôi.

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract