Mối liên hệ mật thiết giữa hợp đồng điện tử và chữ ký số

Hợp đồng điện tử và chữ ký số thường song hành cùng nhau. Trong mỗi hợp đồng điện tử, bạn đều dễ dàng nhận thấy sự hiện diện của chữ ký số. Trước xu hướng số hóa ngày càng sâu rộng, mỗi cá nhân, tổ chức nên hiểu rõ đặc điểm của hợp đồng điện tử cũng như chữ ký số để biết cách ứng dụng.

Hiểu đúng về hợp đồng điện tử và chữ ký số

Trong phần đầu tiên của bài tổng hợp này, FPT.eContract sẽ tiến hành phân tích chi tiết khái niệm hợp đồng điện tử và chữ ký số.

Hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử có thể hiểu là dạng văn bản giao kết được thiết lập và khởi tạo theo định dạng số. Theo đó, thay vì tồn tại theo văn bản giấy truyền thống, hợp đồng điện tử lại tồn tại theo file lưu trữ trên môi trường số, hệ thống lưu trữ điện thoại đám mây.

Giao kết trong tạo hợp đồng này thể hiện theo dạng thông điệp dữ liệu, hỗ trợ các bên tham gia tra cứu thuận tiện.

Về mặt giá trị pháp lý, hợp đồng điện tử có giá trị giống như hợp đồng tồn tại theo định dạng văn bản giấy thông thường. Trong mỗi hợp đồng thiết lập theo định dạng số đều xuất hiện chữ ký số của ít nhất 2 chủ thể tham gia giao kết.

Chữ ký số

Chữ ký số đại diện cho chữ ký của một chủ thể. Chúng được tạo ra bằng phương pháp biến đổi thông điệp dữ liệu. Muốn hoàn thiện một chữ kỹ số cần có sự tham gia của 5 yếu tố cơ bản. Bao gồm:

• Khóa riêng tư: Đảm nhận nhiệm vụ tạo chữ ký số.
• Khóa công khai: Làm nhiệm vụ kiểm tra chữ ký số đúng với người đại diện hay không.
• Người ký: Người nắm giữ khóa riêng tư và khóa công khai tương ứng của chữ ký số.
• Người nhận: Có thể là cá nhân hoặc tổ chức nhận thông điệp từ chữ ký số tạo ra bởi người ký.
• Ký số: Hoạt động chuyển khóa riêng tư đến một hệ thống tự động tiếp nhận, gắn chữ ký số vào hợp đồng điện tử.

Hiện nay, chữ ký số đang được ứng dụng rộng rãi. Đặc biệt là trong giao dịch của ngành hải quan, ngân hàng,.. Để sử dụng dạng chữ ký này, mỗi bên tham gia cần đến sự hỗ trợ của nền tảng hỗ trợ của bên thứ 3. Đây chính là bên cung cấp dịch vụ và hỗ trợ xác thực chữ ký số.

Mối quan hệ giữa hợp đồng điện tử và chữ ký số

Hợp đồng điện tử và chữ ký số luôn liên hệ mật thiết với nhau. Trong đó, hợp đồng điện tử chỉ thực sự giá trị nếu có đầy đủ chữ ký số của tất cả bên tham gia giao kết.

Ký hợp đồng bằng chữ ký số được không

Trong thực tế, một hợp đồng giao kết cần có đầy đủ chữ ký của các bên tham gia giao kết. Hợp đồng chính thức có hiệu lực kể từ thời điểm toàn bộ chủ thể liên quan chính thức ký kết.

Đối với hợp đồng thông thường, bạn cần ký kết trực tiếp vào văn bản. Còn với hợp đồng điện tử, chữ ký tay lại được thay thế bằng chữ ký số.

Giá trị của chữ ký số tương tự như chữ ký tay nếu ký của chính chủ thể tham gia giao kết. Đồng thời, chữ ký đó đã qua xác thực bởi cơ quan pháp luật hoặc bên cung cấp dịch vụ chữ ký số.

Tóm lại, hợp đồng giao dịch thực hiện trên môi trường số có thể được ký bằng chữ ký số. Tính pháp lý của hợp đồng điện tử không khác gì hợp đồng thông thường, mỗi bên tham gia giao kết cần thực hiện đúng cam kết đã ký.

Quy trình tạo hợp đồng điện tử bằng chữ ký số

Quy trình khởi tạo hợp đồng điện tử bằng chữ ký số thường diễn ra theo 5 bước cơ bản dưới đây.

Bước 1: Khởi tạo hợp đồng

Người ký hay người gửi bắt đầu tạo hợp đồng điện tử thông qua form sẵn có hỗ trợ bởi bên cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, nhiều hệ thống cũng cho phép khách hàng tải lên hợp đồng soạn thảo từ trước.

Bước 2: Cài đặt quyền xem xét và kí kết

Sau khi khởi tạo hợp đồng, bạn cần thiết lập quyền xem xét và kí kết cho một số bên liên quan (chủ thể tham gia ký kết). Tiếp theo, bạn hãy tiến hành xuất hợp đồng.

Bước 3: Tiến hành thông báo cho bên liên quan

Lúc này, hệ thống bắt đầu gửi thông báo đến những chủ thể liên quan trong hợp đồng. Chẳng hạn nếu đăng ký tài khoản ngân hàng online, bạn thường được ngân hàng gửi thông báo xác nhận tạo tài khoản về email.

Bước 4: Ký hợp đồng

Khi nhận được thông báo tạo hợp đồng, việc bạn cần làm lúc này là ký hợp đồng theo hướng dẫn từ hệ thống ngay trên thiết bị đang sử dụng. Chữ ký số khi đó giá trị tương tự như chữ ký tay của bạn.

Bước 5: Nhận hợp đồng

Bước cuối cùng này, hệ thống sẽ gửi hợp đồng hoàn thiện cho bạn cùng những bên liên quan (nếu có). Hợp đồng này được lưu lại trên một hệ thống riêng. Bạn chỉ có thể xem nếu sử dụng chính xác khóa riêng tư và khóa công khai tương ứng.

Giá trị của hợp đồng tạo bởi chữ ký số

Giữa hợp đồng điện tử với chữ ký số luôn liên quan mật thiết với nhau. Về mặt pháp lý, hợp đồng điện tử có giá trị như hợp đồng theo định dạng văn bản có giao kết tương tự.

Nếu một văn bản bắt buộc phải có chữ ký số, văn bản đó vẫn đảm bảo tính pháp lý. Giá trị của văn bản hợp đồng này được xác định theo 2 phương pháp sau:

• Xác định tính hợp lệ của chữ ký số: Dựa vào thời gian ký, thông tin người ký kết hợp đồng.
• Lịch sử khởi tạo và điều chỉnh hợp đồng: Lưu liên hệ thống của đơn vị cung cấp dịch vụ.

Từ phân tích chi tiết trên đây, hi vọng bạn đã hiểu rõ hơn về hợp đồng điện tử và chữ ký số. Trong mỗi hợp đồng điện tử đều phải có sự hiện diện của chữ ký số của tất cả bên tham gia giao kết.

FPT.eContract là đơn vị cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử và chữ ký số đầu tiên và dẫn đầu thị trường, sở hữu chứng chỉ bảo mật cấp cao và đảm bảo quy định pháp lý. Phần mềm hợp đồng điện tử FPT.eContract đã được vinh danh ở hàng loạt giải thưởng lớn như: Giải thưởng Make in Vietnam (2021), Giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam (2021), Giải thưởng Sao Khuê (2021), Giải thưởng Steve Châu Á – Thái Bình Dương (2021),…

Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến chữ ký số và hợp đồng điện tử, đừng ngần ngại liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và demo miễn phí.

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract