Hợp đồng lao động điện tử và 4 lưu ý cần biết

Hợp đồng lao động điện tử giúp chủ doanh nghiệp và người lao động đơn giản hóa quá trình ký kết. Đây là một trong những loại hình hợp đồng điện tử cơ bản được sử dụng khá rộng rãi hiện nay ở các công ty có lượng nhân sự lớn. Loại hình văn bản pháp lý số này ngày càng chứng minh hiệu quả cho phía doanh nghiệp và người lao động.

1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Hợp đồng lao động được hiểu là dạng văn bản đề cập chi tiết thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động. Cả 2 bên tham gia ký kết dựa trên nguyên tắc bình đẳng cùng có lợi, không chịu sự áp đặt và tuân thủ theo luật lao động Việt Nam.

Dựa vào Điều 14 của Bộ Luật Lao Động ban hành năm 2019 thì giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử tương tự như dạng hợp đồng văn bản thông thường.

Trong đó, hợp đồng giao kết lao động điện tử được ký kết theo phương thức thông điệp dữ liệu. Giá trị pháp lý của nó tương đương hợp đồng theo dạng văn bản giấy thông thường. Nếu muốn cập nhật chi tiết hơn về hợp đồng điện tử, bạn hãy tham khảo Chương IV trong Luật Giao dịch điện tử  ban hành năm 2005.

Tóm lại, hợp đồng lao động điện tử chính là một dạng thỏa thuận giữa bên sử dụng lao động và người lao động thể hiện theo phương thức thông điệp dữ liệu. Cả 2 bên tham gia giao kết có thể ký kết bằng chữ ký số, ký kết tại bất kỳ đâu.

2. Hợp đồng lao động điện tử được công nhận giá trị như hợp đồng giấy từ 01/01/2021

Kể từ thời điểm ngày 01/01/2021, các điều chỉnh trong Bộ luật Lao động ban hành từ năm 2019 chính thức được áp dụng và có hiệu lực.

Điều 14 Bộ luật lao động 2019 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2021) quy định:

1. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

2. Hai bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 18, điểm a khoản 1 Điều 145 và khoản 1 Điều 162 của Bộ luật này.”

Như vậy, phía người lao động và chủ lao động có thể thực hiện giao kết hợp đồng theo phương thức thông điệp dữ liệu. Từ đó, giúp cả 2 bên tiết kiệm cả thời gian và chi phí, đơn giản hóa thủ tục hành chính.

• Xem thêm : Hợp đồng điện tử là gì – Những điều cần biết khi sử dụng

Giá trị của hợp đồng lao động ký kết và lưu trữ theo định dạng số tương tự như hợp đồng lao động theo dạng văn bản giấy. Tất cả bên tham gia vào giao kết cần tuân thủ cam kết, thực hiện đúng trách nhiệm đề cập trong hợp đồng.

3. Giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử

Hợp đồng lao động điện tử chỉ có tính pháp lý nếu đáp ứng những điều kiện theo quy định của Luật Giao Dịch Điện Tử ban hành năm 2005. Trong đó:

• Nội dung hợp đồng phải đảm bảo tính toàn vẹn: Hợp đồng không xuất hiện bất kỳ chỉnh sửa trái phép nào kể từ lúc 2 bên ký kết. Trường hợp chỉnh sửa thì phải có sự đồng ý của tất cả bên tham gia giao kết.
• Nội dung hợp đồng không bị thay đổi trong quá trình lưu trữ: Bất kỳ thay đổi nào về mặt nội dung đều là giảm tính pháp lý của hợp đồng điện tử.
• Quyền truy cập bình đẳng giữa các bên tham gia: Tất cả bên tham gia giao kết đều có quyền truy cập, tra cứu hợp đồng khi cần thiết.
• Đầy đủ chữ ký của các bên tham gia giao kết: Hợp đồng giao kết lao động điện từ chính thức có hiệu lực từ thời điểm tất cả bên tham gia ký kết bằng chữ ký số. Mỗi chữ ký cần đại diện cho chủ thể tham gia trực tiếp vào giao kết, đúng theo quy định về chữ ký điện tử.

4. Ưu điểm của hợp đồng lao động điện tử

Hợp đồng lao động điện tử đã và đang thúc đẩy sự phát triển, đơn giản thủ tục hành chính cho nhiều ngành nghề. Nó đem đến cả lợi ích cho phía doanh nghiệp và người lao động.

Tiết kiệm thời gian

Kể từ khi hợp đồng điện tử hình thức được áp dụng vào giao kết giữa doanh nghiệp và người lao động, các bên tham gia đã tiết kiệm đáng kể thời gian.

Theo đó, người lao động không phải đi lại nhiều như trước mà dễ dàng ký kết từ xa. Còn phía chủ doanh nghiệp cũng không phải tốn thời gian tổ chức ký kết trực tiếp. Sau quá trình tuyển dụng, doanh nghiệp có thể triển khai ký kết hợp đồng online.

Nói chung, ký hợp đồng lao động điện tử nhanh gọn hơn so với hợp đồng giấy truyền thống, phù hợp áp dụng cho mọi doanh nghiệp.

Tiết kiệm chi phí

Với dạng hợp đồng điện tử, chủ doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều cho kho lưu trữ văn thư. Bởi toàn bộ hợp đồng đều lưu trữ trên nền tảng số, không cần đến đội ngũ nhân viên hùng hậu.

Chi phí cho khẩu lưu trữ mặc dù vẫn nhưng tiết kiệm hơn so với hình thức lưu trữ truyền thống.

Tạo tính minh bạch

Bất kỳ chỉnh sửa nào trong hợp đồng lao động điện tử đều bị lưu lại trên hệ thống lưu trữ. Xuất hiện bất kỳ chỉnh sửa trái phép nào, tính pháp lý của hợp đồng sẽ bị ảnh hưởng.

Như vậy, mỗi bên tham gia vào hợp đồng đều phải cân nhắc kỹ lưỡng, không can thiệp tuỳ ý. Nhờ quy trình lưu trữ minh bạch mà hợp đồng điện tử duy trì tốt cam kết trách nhiệm giữa chủ lao động và người lao động.

Hỗ trợ lưu trữ và tra cứu thuận tiện

Hợp đồng điện tử giao kết lao động thường được lưu trữ trên một hệ thống riêng, giúp tất cả bên tham gia tra cứu thuận tiện. Với một tài khoản tiếp với đơn vị lưu trữ, bạn luôn dễ dàng tra cứu thông tin hợp đồng tại bất kỳ đâu.

FPT.eContract tự hào là 1 trong những đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp Hợp đồng điện tử và được Bộ Công Thương chính thức cấp đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử tại Việt Nam.

Rất nhiều doanh nghiệp lớn đã ứng dụng FPT.eContract để ký kết hợp đồng lao động điện tử như 30Shine, Be, Tiki Trading,… Nếu đang có nhu cầu, quý doanh nghiệp có thể tham khảo báo giá hợp đồng điện tử, hoặc liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và demo miễn phí.

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract