Cách đăng ký chữ ký số cá nhân – Quy định và hướng dẫn

Ngày nay, chữ ký số ngày càng được sử dụng phổ biến trong tất cả các giao dịch điện tử với những lợi ích đặc biệt mà chúng mang lại. Về căn bản, chữ ký số cũng giống như chữ viết tay, dùng để cam kết lời hứa của mình với các điều khoản trong văn bản/hợp đồng. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về khái niệm và cách đăng ký chữ ký số cá nhân trong bài viết này.

Chữ ký số cá nhân là gì?

Chữ ký số cá nhân là một loại chữ ký điện tử, có giá trị tương đương với chữ ký tay. Chữ ký số cá nhân được dùng với mục đích xác minh danh tính của người ký trong các trường hợp:

• Ký các văn bản, tài liệu điện tử như: hợp đồng, thỏa thuận, hóa đơn,… 

• Tham gia các giao dịch trực tuyến: kê khai thu nhập cá nhân, sử dụng internet banking, mobile banking, giao dịch chứng khoán, mua bán trực tuyến…

Để được phép sử dụng chữ ký số cá nhân, người dùng phải đăng ký chứng thư số cá nhân với đơn vị cung cấp chữ ký số được cấp phép.

Chữ ký số có tác dụng kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử; giao dịch ngân hàng điện tử, chứng khoán điện tử; ký hợp đồng với đối tác làm ăn trực tuyến và gửi qua email.

Giá trị pháp lý của chữ ký số cá nhân

Về giá trị pháp lý của chữ ký số, quy định tại Quyết định 1984/2015/QĐ-TCT cũng đã chỉ rõ:

Các văn bản, tài liệu điện tử nếu được ký bởi chữ ký số cá nhân cấp bởi đơn vị cung cấp đã được cấp phép thì sẽ có hiệu lực pháp luật tương đương với văn bản giấy được ký tay bởi cá nhân đó.

Các văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu.

Như vậy, chữ ký số có giá trị pháp lý trên các văn bản điện tử như chữ ký viết tay truyền thống.

• Những điều bạn cần biết về chữ ký điện tử

Điều kiện để tạo chữ ký số cá nhân hợp lệ 

Để được coi là chữ ký điện tử “bảo mật hợp lệ”, cần đáp ứng các tiêu chí sau:

• Chữ ký số được khởi tạo trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực, và có thể được kiểm tra bằng khóa công khai được ghi trên chứng thư số đó. Mỗi chữ ký số được khởi tạo bởi một cặp khóa cá nhân và khóa công khai. Cặp khóa này được ghi trên chứng thư số, và phải do một trong các tổ chức sau cung cấp, chứng nhận: Cơ quan cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia; Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của Chính phủ; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;  Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của cơ quan, tổ chức được cấp.
• Giấy chứng nhận đủ điều kiện bảo mật đối với chữ ký số chuyên dùng theo quy định tại Nghị định số 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết, Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số được Chính phủ ban hành ngày 27/09/2018, có hiệu lực từ ngày 15/11/2018. Khóa cá nhân nằm dưới sự kiểm soát duy nhất của người ký tại thời điểm ký. Tại Việt Nam, do mức độ bảo mật cao hơn so với các hình thức chữ ký điện tử khác, chữ ký điện tử đã được chứng nhận bởi CA cấp phép tại Việt Nam ví dụ: FPT, VNPT, Viettel được coi là chữ ký điện tử được bảo mật.

Hướng dẫn cách đăng ký chữ ký số

Dưới đây là 5 bước để tạo chữ ký số cá nhân:

• Bước 1: Nộp hồ sơ
•  qua USB Token. Sau khi đặt mua chữ ký số thành công, người dùng thực hiện nộp hồ sơ đăng ký cấp chữ ký số qua USB Token. Để nộp hồ sơ đăng ký cấp chữ ký số qua USB Token, người dùng liên hệ và nộp hồ sơ trực tiếp cho đơn vị cung cấp. 

• Bước 2: Nhà cung cấp kiểm tra, thẩm định hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân 

• Bước 3: Cài đặt và kích hoạt USB Token. Sau khi hồ sơ đăng ký được nhà cung cấp thẩm định thành công. USB Token sẽ được gửi về đơn vị và tiến hành cài đặt, kích hoạt USB để thực hiện ký số bằng USB Token. 

• Bước 4: Doanh nghiệp đăng ký tài khoản với Tổng cục Thuế 

• Bước 5: Sau khi xác nhận thông tin, Trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia sẽ trả lại kết quả xác nhận với cơ quan thuế. Khi đó doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký điện tử các văn bản điện tử.

Tiêu chí lựa chọn nơi cung cấp chữ ký số

1. Đơn vị cung cấp chữ ký số cá nhân có giấy phép của Nhà nước

Đây là yếu tố đầu tiên cũng là quan trọng nhất đánh giá mức độ uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số. Để tiến hành cung cấp dịch vụ cho người dùng, đơn vị bắt buộc phải đáp ứng được các điều kiện theo quy định của pháp luật và được cấp phép hoạt động bởi các cơ quan chức năng có thẩm quyền. Hiện nay tại Việt Nam, FPT, VNPT, Viettel, BKAV là một số đơn vị được cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số.

2. Yêu cầu từ khách hàng 

Loại chữ ký bạn chọn sử dụng sẽ được xác định từ các yêu cầu khách hàng của bạn. Nếu có yêu cầu bảo mật bổ sung, chữ ký điện tử sẽ là lựa chọn phù hợp. 

3. Chi phí

Bạn cũng cần xem xét chi phí của dịch vụ. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp, sự an toàn của tài liệu có lẽ còn quan trọng hơn so với chi phí.

Trên đây là một số thông tin quan trọng về tính pháp lý chữ ký số cũng như cách đăng ký chữ ký số theo quy định của pháp luật hiện nay. Trước khi quyết định tạo chữ ký số cá nhân, người dùng nên nắm được các điều khoản liên quan cũng như lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín để có được trải nghiệm sử dụng tốt nhất.

Là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp đầu tiên và dẫn đầu thị trường về hợp đồng điện tử và ký số, sở hữu chứng chỉ bảo mật cấp cao và đảm bảo quy định pháp lý. FPT.eContract là nhà cung cấp dịch vụ liên quan đến hợp đồng điện tử hàng đầu dành cho cá nhân, doanh nghiệp Việt Nam. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến chữ ký số và hợp đồng điện tử, đừng ngần ngại liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và demo miễn phí.

>> ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract