Số hợp đồng là gì? Quy tắc về cách đánh số hợp đồng

Số hợp đồng từ lâu được ứng dụng trong công tác lưu trữ tài liệu, văn thư tại văn phòng doanh nghiệp, cơ quan nhà nước. Cách viết số hợp đồng cần tuân thủ theo nguyên tắc riêng, hỗ trợ tốt hoạt động lưu trữ và tra cứu tài liệu.

1. Số hợp đồng là gì?

Mỗi số hợp đồng lại ứng với từng văn bản hợp đồng riêng. Đây chính là một dãy số đánh theo quy tắc cụ thể, được ghi trên văn bản hợp đồng.

Người ta có thể đánh số hợp đồng dựa theo tên của đơn vị doanh nghiệp, khách hàng. Sau đó là đến thời điểm tạo hợp đồng (ngày tháng năm). Dãy số này không quá dài dòng nhưng lại rất cần thiết cho việc tra cứu, lưu trữ tài liệu.

• Xem thêm : Khái niệm hợp đồng thương mại điện tử

2. Lý do cần đánh số hợp đồng

Đánh số hợp đồng hỗ trợ công tác quản lý tài liệu tại các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước trở nên đơn giản, tiết kiệm thời gian.

• Giúp hoạt động quản lý văn thư đạt hiệu quả hơn: Khi tài liệu, giấy tờ được đánh số, sắp xếp khoa học, quá trình tra cứu sẽ đơn giản hơn. Mỗi khi cần tìm kiếm một hợp đồng nào đó, bạn không phải mất thời gian mà chỉ việc tìm theo số.
• Hạn chế thất lạc: Quản lý hợp đồng theo số giúp giảm thiểu đáng kể tình trạng hợp đồng bị thất lạc, hỗ trợ giải quyết tranh chấp hiệu quả hơn.

Mã số trên mỗi hợp đồng thường in phía dưới tên hợp đồng. Trong khi thực hiện ký kết, mỗi chủ thể cần ghi nhớ mã số này để tiến hành tra cứu về sau.

3. Quy định về cách ghi số hợp đồng & số phụ lục

Mã số hợp đồng và phụ lục cần được đánh theo quy tắc riêng. Từ đó, giúp cho quá trình tra cứu thuận tiện hơn, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý văn thư.

3.1. Quy tắc đánh số hợp đồng

Quy tắc đánh số hợp đồng không mang tính bắt buộc. Tùy theo mỗi loại hình hợp đồng, người ta có thể đánh số theo quy tắc riêng miễn sao tạo thuận lợi cho hoạt động lưu trữ và tra cứu.

Thông thường, mỗi mã số hợp đồng sẽ được tạo ra theo cấu trúc “STT / năm hợp đồng khởi tạo => tên viết tắt của hợp đồng hoặc STT / năm khởi tạo hợp đồng”.

Số hợp đồng có thể đánh theo dạng số thứ tự hoặc một con số riêng ứng với từng loại hợp đồng. Chẳng hạn:

• 0003/19-HĐTN (003 chính là số thứ tự, 19 là năm khởi tạo hợp đồng ứng với năm 2019, HĐTN là viết tắt của hợp đồng thuê nhà).
• 002/05/23-HĐTN (002 là số thứ tự, 05/23 cho biết hợp đồng được khởi tạo vào tháng 5/2023, HĐTN là viết tắt của hợp đồng thuê nhà).

Ngoài ra, số hợp  đồng cũng có thể đánh theo cấu trúc “tên công ty hoặc tên của khách hàng + thời gian khởi tạo hợp đồng”. Ví dụ như:

FTP20230510 (Hợp đồng của Tập đoàn FPT khởi tạo ngày 10/05/2023).

3.2. Quy định về đánh số phụ lục

Dựa vào Khoản 1 Điều 403 trong Bộ luật Dân sự ban hành năm 2015, mỗi hợp đồng cần kèm theo phụ lục. Cụ thể trích dẫn luật “Hợp đồng có thể có phụ lục kèm theo để quy định chi tiết một số điều khoản của hợp đồng. Phụ lục hợp đồng có hiệu lực như hợp đồng. Nội dung của phụ lục hợp đồng không được trái với nội dung của hợp đồng.”

Hiểu theo cách đơn giản thì phụ lục chính là văn bản đề cập chi tiết mọi điều khoản trong hợp đồng cùng một số chỉnh sửa, cập nhật.

Chính bởi tầm quan trọng như vậy nên phụ lục cần phải xây dựng theo quy tắc cụ thể, tạo tính thống nhất cho hợp đồng. Việc đánh số phụ lục cần hoàn tất trước thời điểm hợp đồng chính thức được các bên ký kết.

Không có luật quy định cụ thể về quy tắc đánh số phụ lục trong hợp đồng. Thực tế, người ta thường đánh theo dạng số thứ tự. Khi áp dụng quy tắc này sẽ đem đến nhiều lợi ích cho quá trình quản lý, lưu trữ hợp đồng. Cụ thể như:

• Hợp đồng bị chỉnh sửa bởi cùng lúc nhiều phụ lục nhưng những phụ lục này phát sinh tại thời điểm hiệu lực, không phát sinh sau khi hợp đồng được ký kết. Lúc này, phía cơ quan phân xử cần dựa vào số phụ lục để phân xử bên đúng bên sai.
• Phụ lục được tạo ra không giống với hợp đồng gốc. Khi đó, dựa vào phần phụ lục đánh theo thứ tự tăng dần, từng bên tham gia có thể nhận biết nội dung của phần phụ lục có đủ điều kiện áp dụng vào hoạt động giải quyết tranh chấp trong quá trình thực thi hợp đồng hay không.

Cấu trúc phổ biến trong đánh dấu phụ lục là “Số phụ lục rồi đến mục đích lập phụ lục – năm ký kết hợp đồng và ký hiệu đặc biệt khác”.

FPT.eContract là giải pháp hợp đồng điện tử tiên phong tại Việt Nam, hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình số hóa quy trình ký kết, quản lý tài liệu, hợp đồng, từ đó tạo dựng môi trường làm việc không giấy tờ.

Khách hàng nếu cần áp dụng FPT.eContract trong mô hình hoạt động của doanh nghiệp có thể tham khảo phần báo giá hợp đồng điện tử. Đặc biệt, kể từ 5/2023, FPT.eContract sẽ cho ra mắt phiên bản FPT.eContract Lite miễn phí, cho phép khách hàng khởi tạo hợp đồng không giới hạn thời gian và số lượng.

Trường hợp gặp bất kỳ về thắc mắc nào liên quan đến hợp đồng điện tử, quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với FPT.eContract để được giải đáp chi tiết.

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract