Tác giả: Lê Thị Mai Phương

Giải pháp hợp đồng điện tử đã và đang nâng cao hiệu quả hoạt động, mở ra cơ hội mới cho nhiều lĩnh vực, ngành nghề. Tại Việt Nam, xu hướng ứng dụng hợp đồng điện tử thể hiện rất rõ nét trong khoảng chục năm gần đây.

1. Giải pháp hợp đồng điện tử là gì?

Khác với hợp đồng truyền thống được ký kết trên giấy, khi sử dụng hợp đồng điện tử,  doanh nghiệp và người dùng có thể tạo lập, trao đổi giao kết, quản lý, lưu trữ, tra cứu hợp đồng điện tử trên các thiết bị điện tử ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào thông qua các thiết bị như máy tính, điện thoại di động, laptop,…

Giải pháp hợp đồng điện tử chính là hệ thống phương thức giúp đơn giản hóa quá trình ký kết, lưu trữ, gửi và nhận văn bản hợp đồng. Nhờ vào những giải pháp này mà công tác lưu trữ văn thư, số hóa tài liệu, hợp đồng giao kết được cải tiến, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động cho các ngành nghề.

Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử đã được thừa nhận trong Điều 14, 34 của Luật Giao dịch điện tử chính thức có hiệu lực từ năm 2005. Nhờ sự công nhận này mà các giải pháp hợp đồng điện tử có cơ hội tiếp cận và nhận được sự tin tưởng từ phía khách hàng cá nhân, tổ chức doanh nghiệp.

2. Thực trạng sử dụng hợp đồng điện tử tại Việt Nam

Với làn sóng chuyển đổi số, việc sử dụng hợp đồng điện tử hiện nay ngày càng phổ biến. Đặc biệt là sau thời kỳ Covid-19 khi các doanh nghiệp không thể trao đổi, gặp mặt trực tiếp và các phương thức vận chuyển bị giới hạn. Theo khảo sát của Bộ Công thương trong sách trắng Thương mại điện tử 2021, có 33% doanh nghiệp được khảo sát đã ứng dụng hợp đồng điện tử trong hoạt động thương mại.

Hiện nay, tất cả các doanh nghiệp đã có chữ ký số do 100% doanh nghiệp đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đây là một điều kiện vô cùng thuận lợi để các doanh nghiệp chuyển đổi từ Hợp đồng giấy sang Hợp đồng điện tử.

Bên cạnh đó, trong kế hoạch chuyển đổi số của Chính phủ, mục tiêu đã đặt ra là đến năm 2025 có 80% doanh nghiệp ứng dụng Hợp đồng điện tử và 2030 đạt 100% doanh nghiệp ứng dụng Hợp đồng điện tử.

Riêng với nền tảng FPT.eContract, hiện nay đã có hơn 1.000 doanh nghiệp sử dụng với gần 2 triệu hợp đồng được ký kết.

3.  Tiêu chí chọn hợp đồng điện tử chất lượng

Khi ứng dụng hợp đồng điện tử, khách hàng nên chú ý chọn lựa đơn vị được cấp phép bởi Bộ Công Thương. Ngoài ra, bạn cần quan tâm đến tính chuyên nghiệp của phần mềm và khâu hỗ trợ từ nhà cung cấp.

3.1. Đơn vị được Bộ Công thương cấp đăng ký

Khi lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp Hợp đồng điện tử, doanh nghiệp nên lựa chọn các đơn vị chứng thực hợp đồng điện tử được cấp đăng ký bởi Bộ Công thương như: FPT, VNPT, Viettel,.. Như vậy, tính pháp lý của hợp đồng sẽ đảm bảo hơn. Mặt khác, quy trình lưu trữ của các đơn vị này cũng chuyên môn hóa hơn, ít xảy ra tình trạng rò rỉ dữ liệu.

Trong số 5 đơn vị đủ điều kiện cung cấp giải pháp hợp đồng số tại Việt Nam phải kể đến FPT. Hiện nay, FPT đang hỗ trợ khách hàng nhiều gói dịch vụ hợp đồng điện tử, chữ ký số chuyên nghiệp. Bảng giá áp dụng phù hợp cho hầu hết doanh nghiệp và khách hàng cá nhân.

3.2. Phần mềm hỗ trợ tiên tiến

Phần mềm hợp đồng điện tử ứng dụng công nghệ tiên tiến, tích hợp chức năng đa dạng cho phép các bên tham gia ký kết thuận lợi. Một số tính năng quan trọng bao gồm:

• Hỗ trợ tạo chữ ký số trên nhiều thiết bị, đảm bảo tính hợp pháp, đại diện đúng chủ thể tham gia ký kết.
• Chức năng ngăn chặn tình trạng giả danh, chứng thực chữ ký số.
• Chức năng xác thực chứng từ, lưu lại lịch sử chỉnh sửa của tất cả đối tượng liên quan.
• Dễ dàng tích hợp được với các hệ thống nội bộ với thời gian triển khai nhanh chóng.

Khách hàng doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn phần mềm hợp đồng điện tử tích hợp đầy đủ tính năng từ cơ bản đến nâng cao, bổ sung nhiều gói tài liệu.

3.3. Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp

Phía đơn vị cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử cần đầu tư cho khâu hỗ trợ khách hàng. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, đơn vị phải sẵn sàng hợp tác cùng các chủ thể liên quan đối chất và xác thực thông tin trong hợp đồng.

Mặt khác, đơn vị cung cấp dịch vụ phải thường xuyên cập nhật công nghệ mới, ứng dụng chương trình bảo mật tiên tiến, triển khai nhanh gọn dịch vụ.

4. FPT – Giải pháp hợp đồng số đảm bảo pháp lý – an toàn bảo mật

FPT tự hào là một trong 5 đơn vị đầu tiên được cấp đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tại Việt Nam bởi Bộ Công thương và nhận được nhiều giải thưởng danh giá như: Giải thưởng Made in Vietnam (2021), Giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam (2021), Giải thưởng Sao Khuê (2021), Giải thưởng Steve Châu Á – Thái Bình Dương (2021),…

Quý khách hàng có thể tham khảo báo giá hợp đồng điện tử để cân nhắc lựa chọn gói phù hợp với doanh nghiệp của mình. Đặc biệt, từ tháng 5/2023, FPT.eContract chính thức ra mắt FPT.eContract Lite với chi phí 0 đồng, 0 giới hạn thời gian, 0 hạn chế số lượng – dù miễn phí nhưng vẫn đáp ứng đầy đủ các tính năng ký kết cần thiết cho doanh nghiệp.

FPT.eContract cam kết triển khai nhanh dịch vụ, báo giá chi tiết và hỗ trợ chu đáo nhất. Vậy nếu đang cần áp dụng giải pháp hợp đồng điện tử một cách toàn diện nhất, quý khách hàng có thể đăng ký nhận tư vấn miễn phí. FPT.eContract rất hân hạnh khi được đồng hành cùng quý khách hàng doanh nghiệp, cá nhân trên toàn quốc!

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract

econtract.fpt.com.vn/

Ngày càng nhiều tổ chức doanh nghiệp, khách hàng cá nhân nhận ra lợi ích của hợp đồng điện tử. Ứng dụng hợp đồng điện tử chính là giải pháp đơn giản giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí, tối ưu hóa khâu lưu trữ, duy trì tính minh bạch.

1. Lợi ích của hợp đồng điện tử

Sau đây, FPT.eContract sẽ phân tích chi tiết 6 lợi ích khi áp dụng hợp đồng điện tử theo nhiều khía cạnh.

1.1. Tạo thuận tiện khi ký kết

Ứng dụng hợp đồng điện tử giúp các bên tham gia ký kết theo hướng linh hoạt, không bị rào cản bởi không gian địa lý. Hợp đồng sau khi soạn thảo xong có thể được ký kết từ xa bằng chữ ký số.

Quá trình ký kết này dễ dàng diễn ra tại bất kỳ đâu, không yêu cầu từng bên tham gia giao kết phải gặp mặt trực tiếp. Từ đó, tạo thuận lợi cho đôi bên, thúc đẩy ứng dụng công nghệ, đơn giản hóa nhiều chứng từ phức tạp.

1.2. Tiết kiệm thời gian và chi phí cho các bên tham gia

Không chỉ tạo thuận lợi cho quá trình ký kết mà hợp đồng điện tử còn giúp mỗi bên tham gia tiết kiệm khá nhiều thời gian và chi phí. Cụ thể như:

• Với hợp đồng điện tử, bạn không cần đầu tư lớn cho hoạt động in ấn, kho lưu trữ hay nhân viên văn thư,.. Tiết kiệm đáng kể chi phí.
• Đội ngũ nhân sự quản lý không cần đi lại nhiều, mọi hoạt động tra cứu và lưu trữ đều thực hiện trên máy, không tốn thời gian.
• Hợp đồng dễ dàng chuyển nhanh đến khách hàng qua hệ thống riêng, đảm bảo tính nhanh chóng và bảo mật.
• Hoạt động ký kết có thể triển khai từ xa, giúp các bên tham gia không tốn thời gian đi lại

Xem thêm : Hợp đồng điện tử là gì

1.3. Đảm bảo tính minh bạch cao

Hợp đồng điện tử chính thức có hiệu lực kể từ thời điểm tất cả bên tham gia ký kết bằng chữ ký số. Từ thời điểm này, mọi chỉnh sửa trên hợp đồng đều bị lưu lại. Nếu một trong các bên tham gia thực hiện chỉnh sửa không có sự đồng thuận của bên còn lại, hợp đồng lập tức vô hiệu lực.

Cơ chế lưu lại toàn bộ lịch sử điều chỉnh đảm bảo duy trì tính minh bạch cho hợp đồng điện tử. Chính bởi tất cả bên tham gia đều dễ dàng theo dõi thay đổi trong điều khoản nên loại hợp đồng này sẽ thúc đẩy từng bên tham gia tuân thủ luật.

1.4. Hỗ trợ tra cứu thuận tiện

Hợp đồng điện tử không tồn tại theo định dạng văn bản giấy thông thường. Thay vào đó, chúng được tạo ra theo phương thức thông điệp dữ liệu, lưu trữ trên một hệ thống chuyên nghiệp, cho phép các bên tham gia tra cứu nhanh.

Thông qua một tài khoản và mật khẩu đăng nhập cung cấp bởi phần mềm hợp đồng điện tử (Ví dụ như FPT.eContract), bạn có thể đăng nhập và tra cứu thông tin hợp đồng bất kỳ khi nào. Quá trình tra cứu diễn ra nhanh, hợp đồng luôn được bảo mật.

Thay vì phải lục lọi tủ hồ sơ với hàng trăm thậm chí hàng ngàn hợp đồng, giờ đây bạn chỉ việc thao tác truy vấn thông qua máy tính, thiết bị di động kết nối mạng. Đây là lợi ích của hợp đồng điện tử mà bất kỳ khách hàng nào cũng đều nhận thấy rõ.

1.5. Đảm bảo quyền lợi cho đôi bên khi có tranh chấp

Ngày nay, để đảm bảo yếu tố pháp lý cao nhất cho Hợp đồng điện tử, các doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ Chứng thực của một bên thứ 3 (Ví dụ như FPT.CeCA). Với dịch vụ này, hợp đồng điện tử sẽ được chứng thực và đóng dấu của Bộ Công thương, giúp cho doanh nghiệp có một cơ quan trung gian đủ tin cậy để giải quyết các vấn đề phát sinh, kiện tụng khi thực hiện giao kết hợp đồng điện tử.

Trường hợp xảy ra tranh chấp giữa các bên tham gia, phía cơ quan thẩm quyền sẽ dựa vào điều khoản quy định trong hợp đồng điện tử để phân xử. Tính pháp lý của dạng hợp đồng này tương tự như hợp đồng truyền thống, soạn thảo trên giấy có đầy đủ chữ ký và con dấu.

Cụ thể, theo điều 14 trong Luật Giao dịch điện tử ban hành năm 2005 đã khẳng định thông điệp dữ liệu có thể sử dụng làm chứng cứ. Dựa vào phương thức khởi tạo, cơ chế lưu trữ và truyền tải,… Phía cơ quan thẩm quyền hoàn toàn đủ khả năng xác định thông điệp dữ liệu nào đó trong hợp đồng điện tử có hợp pháp hay không.

Mặt khác, Điều 34 trong cùng bộ luật cũng thừa nhận giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử được khởi tạo đúng luật. Nói chung, tính pháp lý của đồng khởi tạo theo phương thức thông điệp dữ liệu không khác gì hợp đồng soạn thảo theo định dạng văn bản thông thường.

1.6. Lưu trữ an toàn, không lo mối mọt

Nhắc đến lợi ích của đồng điện tử, bạn chắc chắn không thể bỏ qua khía cạnh lưu trữ. Cụ thể, loại hợp đồng này luôn được lưu trữ trên một hệ thống bảo mật.

Phổ biến nhất là nền tảng điện toán đám mây, đảm bảo tính an toàn, hỗ trợ những bên liên quan tra cứu thuận tiện. Chính bởi lưu trữ trên môi trường số nên hợp đồng không bao giờ gặp phải tình trạng mối mọt, thất lạc.

Rất khó để chỉ ra yếu tố không phải là lợi ích của hợp đồng điện tử. Bởi loại hình hợp đồng này tương đối ưu việt, phù hợp trước xu thế số hóa nhiều ngành nghề như hiện nay.

2. FPT.eContract – giải pháp hợp đồng điện tử đảm bảo pháp lý, an toàn bảo mật

FPT.eContract là nhà cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử hàng đầu tại Việt Nam. Đáp ứng đầy đủ yếu tố pháp lý của pháp luật hiện hành, là một trong những đơn vị đầu tiên đủ điều kiện cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử được cấp đăng ký bởi Bộ Công thương.

Bên cạnh đó, hợp đồng của khách hàng lưu trữ và bảo mật hoàn toàn được đảm bảo trên hệ thống Smart Cloud. FPT sở hữu trung tâm dữ liệu Data center ở Hà Nội và Hồ Chí Minh, được xây dựng theo tiêu chuẩn Tier 3 Quốc tế, hoạt động theo tiêu chuẩn vận hành, quản lý chất lượng ITIL và ISO 9001:2015, tiêu chuẩn bảo mật thông tin ISO 27001:2013 và tiêu chuẩn quản trị năng lượng ISO 50001:2011.

Với những ưu điểm này, FPT.eContract đã được vinh danh ở hàng loạt giải thưởng lớn như: Giải thưởng Make in Vietnam (2021), Giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam (2021), Giải thưởng Sao Khuê (2021), Giải thưởng Steve Châu Á – Thái Bình Dương (2021)

Đến với FPT.eContract, khách hàng luôn có đa dạng lựa chọn gói dịch vụ tùy theo nhu cầu. Khách hàng có thể dễ dàng tra cứu báo giá hợp đồng điện tử trên website của FPT.eContract.

Đặc biệt, từ tháng 5/2023, FPT.eContract chính thức ra mắt FPT.eContract Lite với chi phí 0 đồng, 0 giới hạn thời gian, 0 hạn chế số lượng. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến Hợp đồng điện tử, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và demo miễn phí.

3. Kết luận

FPT.eContract vừa phân tích một vài lợi ích của hợp đồng điện tử. FPT.eContract là đơn vị cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử và chữ ký số đầu tiên và dẫn đầu thị trường, sở hữu chứng chỉ bảo mật cấp cao và đảm bảo quy định pháp lý. Nếu đang có nhu cầu về dịch vụ hợp đồng điện tử, quý khách hàng có thể đăng ký nhận tư vấn và demo miễn phí từ chúng tôi.

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract

econtract.fpt.com.vn/

Đặc điểm của hợp đồng điện tử thể hiện ở nhiều khía cạnh. Trong quá trình tham gia vào dạng hợp đồng này, bạn cần nắm rõ các tính chất cơ bản như định dạng lưu trữ, số lượng chủ thể giao kết và quản lý.

Góc chia sẻ sau đây, FPT.eContract sẽ tiến hành phân tích một vài đặc điểm cơ bản nhất của hợp đồng điện tử.

1. Phân tích đặc điểm của hợp đồng điện tử

Đặc điểm của hợp đồng điện tử thể hiện rõ nét ở khía cạnh thông điệp dữ liệu, số lượng chủ thể tham gia,… Dựa vào những đặc trưng này, bạn có thể phân biệt hợp đồng điện tử và dạng hợp đồng văn bản thông thường.

Thông điệp dữ liệu

Trong mỗi hợp đồng điện tử chi tiết giao kết đều được thể hiện theo hình thức thông điệp dữ liệu số. Đặc điểm này cho phép xác định chính xác bên khởi tạo hợp đồng, thời điểm khởi tạo, quá trình gửi và nhận.

Tuy rằng hơi khác hợp đồng thông thường ở thông điệp dữ liệu nhưng hợp đồng điện tử vẫn đảm bảo yếu tố pháp lý.

• Xem thêm : Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không

Số lượng chủ thể tham gia

Ở dạng hợp đồng truyền thống, số lượng chủ thể tham gia thường chỉ là 2. Tuy nhiên với hợp đồng điện tử luôn có sự tham gia của 3 chủ thể trở lên.

Bên cạnh 2 chủ thể chính trực tiếp tham gia giao kết thì còn phải về đến phía tổ chức đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ, quản lý hợp đồng. Chủ thể thứ 3 ở đây giữ vai trò như một bên trung gian, đảm bảo tính minh bạch của hợp đồng.

Phương thức giao kết

Giao kết trong hợp đồng là thuật ngữ từng để chỉ bên tham gia vào hoạt động khởi tạo, điều chỉnh điều khoản, hoàn thành nghĩa vụ theo cam kết. Trong hợp đồng điện tử, hoạt động giao kết chủ yếu thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.

Mỗi bên tham gia cần xác nhận nghĩa vụ, quyền lợi bằng chữ ký số. Hợp đồng chỉ thực sự có giá trị khi cả 2 bên cung cấp chữ ký số và không thực hiện thêm bất kỳ điều chỉnh nào khác.

Không bị giới hạn bởi không gian địa lý

Đây là đặc điểm cơ bản và dễ nhận biết nhất của hợp đồng điện tử. Chính bởi giao tiếp theo dạng thông điệp dữ liệu nên các bên tham gia không nhất thiết phải trao đổi mặt đối mặt.

Có nghĩa dù đang ở bất kỳ đâu, bạn vẫn dễ dàng ký kết và theo dõi hợp đồng điện tử. Dạng hợp đồng này lưu trữ trên môi trường số nên rất thuận tiện khi cần tra cứu, quản lý, tiết kiệm đáng kể thời gian cho tất cả chủ thể tham gia.

Định dạng tồn tại

Hợp đồng điện tử không tồn tại theo định dạng văn bản như hợp đồng truyền thống. Thay vào đó, nó tồn tại theo định dạng file lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây, môi trường số.

Nói chung, hợp đồng điện từ không thể nắm bắt theo dạng vật chất. Nó không bị giới hạn bởi không gian địa lý, giúp chủ thể tham gia tra cứu thuận tiện tại bất kỳ đâu miễn đảm bảo kết nối internet. Đặc điểm này của hợp đồng điện tử rất phù hợp trước xu hướng số hóa như hiện nay.

Tiết kiệm thời gian cho chủ thể tham gia

Nhờ hợp đồng điện tử, mỗi bên tham gia đều tiết kiệm đáng kể thời gian. Chẳng hạn như khi ký kết hợp đồng, bạn không nhất thiết phải gặp mặt trực tiếp đối tác.

Hoặc nếu cần tra cứu hợp đồng, bạn cũng không cần phải tìm đến kho lưu trữ mà chỉ việc tra cứu trên máy. Công nghệ lưu trữ đám mây được các đơn vị cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử áp dụng giúp giảm đáng kể thời gian không cần thiết.

2. Ưu nhược và hạn chế của hợp đồng điện tử

Tiếp nối phần phân tích đặc điểm của hợp đồng điện tử, FPT.eContract sẽ giúp bạn hiểu rõ ưu điểm và hạn chế của loại hình hợp đồng này.

Ưu điểm

Ưu điểm dễ nhận thấy ở hợp đồng điện tử là giúp cá nhân, doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí. Tuy rằng bạn phải bỏ ra chi phí ban đầu mua phần mềm nhưng chúng lại giúp quá trình quản lý trở nên đơn giản hơn.

Với dạng hợp đồng hiện đại này, bạn không cần tốn chi phí in ấn, đầu tư cho kho lưu trữ. Quan trọng hơn, nhờ hợp đồng điện tử công việc quản lý dữ liệu, trao đổi cùng đối tác sẽ thuận tiện hơn rất nhiều.

Trường hợp cần dùng đến bản giấy, bạn chỉ cần chuyển đổi từ hợp đồng điện tử ra văn bản giấy. Nếu có đầy đủ chữ ký và con dấu của chủ thể có thẩm quyền thì hợp đồng chuyển đổi này vẫn đầy đủ giá trị pháp lý.

Hạn chế

Hợp đồng điện tử được lưu trữ trên môi trường số. Chính vì vậy chúng vẫn có nguy cơ bị rò rỉ dữ liệu và trở thành mục tiêu của hacker. Do đó, việc lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp Hợp đồng điện tử chất lượng là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp nên lựa chọn các sản phẩm của các đơn vị uy tín như FPT.eContract.

Với trường hợp khách hàng sử dụng hệ thống FPT.eContract, việc lưu trữ và bảo mật hoàn toàn được đảm bảo trên hệ thống Smart Cloud. FPT sở hữu trung tâm dữ liệu Data center ở Hà Nội và Hồ Chí Minh, được xây dựng theo tiêu chuẩn Tier 3 Quốc tế, hoạt động theo tiêu chuẩn vận hành, quản lý chất lượng ITIL và ISO 9001:2015, tiêu chuẩn bảo mật thông tin ISO 27001:2013 và tiêu chuẩn quản trị năng lượng ISO 50001:2011.

Như vậy, từ tất cả phân tích trong bài viết này, bạn hẳn đã nắm bắt được các đặc điểm của hợp đồng điện tử. Dạng hợp đồng này đang mở ra xu hướng mới trong quản lý, lưu trữ văn bản, hợp đồng cho nhiều ngành nghề.

FPT.eContract tự tin là một trong những đơn vị tiên phong cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử đảm bảo pháp lý, an toàn bảo mật tại Việt Nam. Quý khách hàng có thể tham khảo báo giá hợp đồng điện tử để cân nhắc lựa chọn gói phù hợp với doanh nghiệp của mình. Hoặc liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và demo miễn phí.

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract

econtract.fpt.com.vn/

Hẳn không ít khách hàng vẫn thắc mắc có những loại hợp đồng điện tử nào. Dựa theo tính chất và công nghệ phân phối, người ta thường phân loại hợp đồng điện tử thành một số nhóm nhất định. Trong bài viết sau đây, FPT.eContract sẽ giới thiệu chi tiết từng loại hình hợp đồng điện tử phổ biến nhất.

1. Có những loại hợp đồng điện tử nào?

Muốn biết chính xác có những loại hợp đồng điện tử nào, bạn nên tìm hiểu qua sự phân loại theo tính chất và công nghệ áp dụng trong quá trình phân phối hợp đồng.

1.1. Hợp đồng điện tử theo tính chất

Nếu xem xét trên khía cạnh tính chất, hợp đồng điện tử hiện nay có thể tạm chia thành 3 loại.

Hợp đồng điện tử giao kết thương mại

Theo quy định trong Luật Giao Dịch Điện Tử và Luật Thương Mại ban hành từ năm 2005, hợp đồng điện tử giao kết Thương mại có thể tạm định nghĩa như sau:

Hợp đồng điện tử giao kết thương mại chính là thỏa thuận giữa những chủ thể tham gia mua bán, cung cấp dịch vụ thể hiện theo phương thức thông điệp dữ liệu.

Tính pháp lý của hợp đồng thương mại điện tử tương tự hợp đồng soạn thảo theo dạng văn bản giấy.

Thực tế, hợp đồng giao kết thương mại điện tử đang áp dụng hiện giờ gồm 2 nhóm cơ bản. Cụ thể như:

• Hợp đồng giao dịch hàng hóa: Đề cập thỏa thuận của từng bên tham gia vào hoạt động mua và bán các loại hàng hóa cụ thể.
• Hợp đồng cung cấp dịch vụ: Đề cập chi tiết thỏa thuận của bên cung cấp dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ.

Hợp đồng lao động điện tử

Đây là loại hợp đồng để cập thỏa thuận giữa bên sử dụng lao động và người lao động, thể hiện theo phương thức thông điệp dữ liệu. Nội dung cơ bản trong hợp đồng gồm cam kết tiền lương, loại hình công việc, điều kiện làm việc, quyền và nghĩa vụ của từng bên tham gia giao kết.

Thời hạn trong hợp đồng có thể xác định theo mốc thời hạn cụ thể hoặc không xác định.

• Dạng hợp đồng có thời hạn cụ thể: Các bên tham gia vào giao kết đồng ý với thời điểm bắt đầu và kết thúc hợp đồng. Thời hạn của dạng hợp đồng này không quá 3 năm, tính từ thời điểm hợp đồng chính thức có hiệu lực.
• Dạng hợp đồng không xác định thời hạn: Các bên tham gia giao kết không ấn định thời gian cụ thể kết thúc hợp đồng.

Hợp đồng điện tử giao kết dân sự

Hợp đồng dân sự tập trung vào thỏa thuận giữa tất cả bên tham gia vào quá trình xác lập, điều chỉnh, chấm dứt trách nhiệm nghĩa vụ dân sự. Đây là phần giải thích ngắn gọn dựa theo Điều 119 và Điều 385 trong Bộ Luật Dân Sự ban hành năm 2015, chính thức có hiệu lực từ năm 2017.

Hợp đồng điện tử giao kết dân sự tương tự như hợp đồng dân sự thông thường nhưng được thể hiện theo phương thức thông điệp dữ liệu. Tính pháp lý của hợp đồng điện tử giao kết dân sự đã được công nhận.

Tuy vậy trong một vài lĩnh vực đặc thù như cấp chứng nhận quyền sở hữu bất động sản, giao kết thừa kế, chứng tử,.. Hợp đồng điện tử vẫn chưa thể áp dụng và có tính pháp lý đầy đủ như hợp đồng soạn thảo trên giấy.

• Xem thêm bài viết : Hợp đồng điện tử có chuyển đổi ra văn bản giấy được không

1.2. Hợp đồng điện tử theo nền tảng công nghệ phân phối

Bên cạnh phân loại theo tính chất, người ta còn dựa vào công nghiệp phân phối để phân loại hợp đồng điện tử.

Hợp đồng thông thường up lên website

Hợp đồng soạn thảo trên giấy, sau khi tập hợp đầy đủ chữ ký và con dấu có thể up lên website theo định dạng file PDF. Nhằm mục đích hỗ trợ tất cả bên tham gia và đối tượng liên quan tra cứu thuận tiện, quản lý dễ dàng hơn.

Hợp đồng khởi tạo tự động khi giao dịch online

Đây là loại hợp đồng khởi tạo một cách ngẫu nhiên khi phát sinh giao dịch. Thông tin trong hợp đồng dựa theo sự cung cấp từ phía khách hàng.

Hợp đồng giao dịch online thường được xác thực qua email, fax,.. Hầu hết tổ chức doanh nghiệp lớn hiện nay đều ứng dụng hợp đồng online.

Hợp đồng tạo qua email

Với loại hợp đồng này, chủ thể tham gia sẽ ký kết và xác nhận qua hệ thống email. Tính pháp lý cũng như cách thức giao kết đều giống hợp đồng giấy thông thường. Tuy nhiên thay vì gặp mặt ký kết trực tiếp, người ta lại ký qua email.

Hợp đồng tạo qua email chủ yếu áp dụng cho đối tượng khách hàng cá nhân, tổ chức chưa ứng dụng hệ thống quản lý hợp đồng điện tử chuyên nghiệp.

Hợp đồng hỗ trợ bởi bên thứ 3

Loại hợp đồng này được hỗ trợ bởi bên thứ 3. Đây là những đơn vị hỗ trợ soạn thảo, chứng thực, lưu trữ hợp đồng trên hệ thống an toàn. Chẳng hạn như FPT.eContract.

So với các loại hình hợp đồng còn lại, hợp đồng hỗ trợ bởi bên thứ 3 ưu việt hơn hẳn ở mặt pháp lý, bảo mật, tính thuận tiện trong quá trình tra cứu và lưu trữ.

2. Tính pháp lý và nguyên tắc giao kết của hợp đồng điện tử

Tiếp nối bài chia sẻ về vấn đề có những loại hợp đồng điện tử nào là phần phân tích tính pháp lý và nguyên tắc giao kết.

2.1. Tính pháp lý

Theo điều 14 trong Luật Giao dịch điện tử ban hành từ năm 2005, tính pháp lý của hợp đồng điện tử đã sớm được công nhận. Cụ thể, giá trị pháp lý của loại hợp đồng này tương tự như hợp đồng soạn thảo giấy thông thường.

2.2. Nguyên tắc giao kết

Nguyên tắc giao kết của hợp đồng điện tử có đề cập trong Điều 35 của Luật Giao dịch điện tử. Cụ thể:

• Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng.
• Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật này và pháp luật về hợp đồng.
• Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.

3. Lời kết

Từ bài chia sẻ phân tích của FPT.eContract, bạn chắc hẳn đã giải đáp được thắc mắc có những loại hợp đồng điện tử nào. Nếu đang có nhu cầu liên quan đến giải pháp này, bạn có thể tham khảo báo giá hợp đồng điện tử chi tiết, hoặc đăng ký nhận tư vấn để được hướng dẫn và demo miễn phí từ chúng tôi.

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract

econtract.fpt.com.vn/

Hợp đồng điện tử có chuyển đổi ra văn bản giấy được không là băn khoăn của khá nhiều khách hàng cá nhân và tổ chức doanh nghiệp. Thông thường, hợp đồng điện tử sẽ lưu trữ trên nền tảng số, quản lý bởi đơn vị thứ 3.

Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, các bên tham gia lại có nhu cầu chuyển đổi dạng hợp đồng này sang định dạng văn bản truyền thống. Vậy chính xác thì hợp đồng điện tử có chuyển đổi ra văn bản giấy được không? Cách chuyển đổi cụ thể ra sao?

1. Lý do cần chuyển sang bản giấy

Chuyển từ hợp đồng điện tử sang văn bản giấy đơn giản là quá trình chuyển đổi từ định dạng file điện tử sang định dạng hợp đồng giấy thông thường.

Về cơ bản, tính pháp lý của hợp đồng điện tử đã được pháp luật công nhận tại điều 34 của Luật Giao dịch điện tử. Chúng có thể thay thế cho hợp đồng giấy, tạo thuận lợi cho quá trình quản lý và tra cứu cho các bên tham gia.

Thế nhưng trong thực tế, đôi khi bạn vẫn cần chuyển đổi hợp đồng điện tử ra hợp đồng giấy. Chẳng hạn như nếu làm việc với bên ngân hàng, cơ quan thuế, bạn nên chuẩn bị sẵn hợp đồng giấy phòng trường hợp được yêu cầu bổ sung.

Nói chung, hợp đồng giấy in ra từ hợp đồng điện tử vẫn cần thiết trong một số trường hợp, khi mà bên tham gia không tiện tiết lộ file hợp đồng số.

2. Hợp đồng điện tử có chuyển đổi ra văn bản giấy được không?

Muốn biết hợp đồng điện tử có chuyển đổi ra văn bản giấy được không, bạn trước tiên cần tìm hiểu rõ quy định về chứng từ gốc.

Trong Khoản 8, Điều 3 lập chi tiết trong NĐ 30/2020/NĐ-CP đã đề cập rõ quy định liên quan đến công vụ lưu trữ tài liệu văn thư. Theo đó, bản gốc hay văn bản gốc là chứng từ có nội dung hoàn thiện, thể hiện theo hình thức văn bản giấy hoặc tài liệu số.

Trên mỗi hợp đồng phải có chữ ký (ký bằng bút vào văn bản giấy) hoặc chữ ký số của người đủ thẩm quyền ký lên văn bản. Theo quy định này thì hợp đồng điện tử cũng tương tự như một văn bản gốc hội tụ đầy đủ tính pháp lý.

Mặt khác, theo Khoản 9 trong cùng nghị định, bản gốc còn được hiểu là văn bản đã hoàn thiện về mặt nội dung và định dạng kèm theo chữ ký của chủ thể đủ thẩm quyền. Chủ thể đủ thẩm quyền ở đây có thể là giám đốc, thủ trưởng cơ quan.

Trường hợp văn bản gốc có chữ ký của chủ thể đủ thẩm quyền được đem đi photo, trong bản photo vẫn phải kèm theo chữ ký và con dấu.

• Chữ ký và con dấu: Văn bản photo từ bản gốc kèm theo chữ ký và con dấu chính là văn bản chính.
• Văn bản kèm chữ ký trực tiếp của chủ thể đủ thẩm quyền: Đây được gọi là bản gốc của văn bản.

Ngoài ra, theo Khoản 5 Điều 18 trong cùng nghị định cũng quy định giá chi tiết về các thành văn bản tiền chữ ký số của chủ thể đủ thẩm quyền. Cụ thể, bản chính có thể được in ra từ văn bản kèm chữ ký số (văn bản số) nhưng phải kèm theo chữ ký và con dấu của chủ thể đủ thẩm quyền.

Từ tất cả phân tích trên, hợp đồng điện tử hoàn toàn có thể chuyển đổi sang dạng văn bản giấy.

Thế nhưng, văn bản này chỉ có giá trị nếu kèm theo đầy đủ chữ ký và con dấu theo quy định. Về mặt pháp lý, cả hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống theo định dạng văn bản giấy đều giá trị như nhau.

• Xem thêm : Hợp đồng điện tử là gì

3. Cách chuyển từ hợp đồng điện tử ra hợp đồng giấy

Trường hợp cần sử dụng đến hợp đồng giấy, bạn chỉ cần in từ file hợp đồng điện tử. Quá trình in ấn diễn ra khá nhanh. Tuy vậy, bản hợp đồng in ra này chỉ có giá trị pháp lý nếu kèm theo đầy đủ chữ ký và con dấu của chủ thể tham gia vào hợp đồng.

File hợp đồng điện tử thường được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây của bên cung cấp dịch vụ thứ 3. Để đảm bảo tính bảo mật thì chỉ bên tham gia vào hợp đồng mới có quyền xem và thực hiện in ấn.

Trong khi thực hiện in ấn, bạn cần chú ý bảo mật file, không tiết lộ cho những người không liên quan. Như vậy, thông tin trong hợp đồng mới không bị lộ, tránh rủi ro không mong muốn.

Hi vọng rằng chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn trả lời chính xác hợp đồng điện tử có chuyển đổi ra văn bản giấy được không.

FPT.eContract là đơn vị hàng đầu hoạt động theo lĩnh vực cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử tại Việt Nam. Ứng dụng công nghệ điện toán đám mây tiên tiến của đơn vị chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng lưu trữ, quản lý các chứng từ số theo hướng an toàn nhất.

Quý khách hàng có thể tham khảo báo giá hợp đồng điện tử để cân nhắc lựa chọn gói phù hợp với doanh nghiệp của mình. Hoặc liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và demo miễn phí.

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract

econtract.fpt.com.vn/