Tác giả: Lê Thị Mai Phương

Chữ ký số công cộng ngày càng được ứng dụng rộng rãi tại nhiều tổ chức doanh nghiệp. Với loại hình chữ ký này, bạn có thể đăng ký giấy phép kinh doanh từ xa và ký kết nhanh chóng các loại văn bản điện tử.

Chữ ký số công cộng là gì?

Trong Khoản 3, Điều 3 của NĐ số 26/2007/NĐ-CP đã định nghĩa chi tiết về chữ ký số công cộng. Trong đó:

“Chữ ký số công cộng là chữ ký số do thuê bao sử dụng chứng thư số được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp cho thuê bao tạo ra.”. 

Như vậy, chữ ký số công cộng có thể hiểu là loại hình chữ ký được đăng ký bởi thuê bao sử dụng chứng thư điện tử. Loại chữ ký này làm nhiệm vụ xác nhận giao dịch, văn bản điện tử. Mặt khác, chữ ký số công cộng sử dụng tại doanh nghiệp cũng tương tự như con dấu xác thực.

Xét về mặt pháp lý, chữ ký đăng ký bởi thuê bao sử dụng chứng thư điện tử có giá trị như chữ viết tay. Cơ quan thẩm quyền có thể dựa vào đặc điểm này để xác định tính hợp lệ của các văn bản số như hợp đồng điện tử. 

Chữ ký số công cộng được chứa trong thiết bị gọi là USB Token. USB Token sẽ bao gồm khoá công khai và khóa bí mật. Thiết bị này được sử dụng nhằm bảo mật khoá bí mật và chứa thông tin khách hàng. Trong đó, khoá bí mật là khoá dùng để tạo chữ ký số và khoá công khai dùng để kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khoá bí mật.

Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số công cộng?

Trước xu hướng số hóa thủ tục hành chính, doanh nghiệp cần nhanh chóng ứng dụng công nghệ mới. Bên cạnh yếu tố tiện lợi, tiết kiệm thời gian, chữ ký số còn hỗ trợ tốt quá trình bảo mật dữ liệu.

• Hỗ trợ hoạt động kê khai thuế trực tuyến: Phần lớn hoạt động kê khai, nộp thuế tại nước ta hiện nay đều có thể thực hiện trực tuyến. Tuy nhiên nếu muốn thực hiện các giao dịch này, doanh nghiệp cần dùng đến chữ ký số đã đăng ký với cơ quan thuế. Thông qua chữ ký số, mọi giao dịch liên quan đến thuế đều trở nên đơn giản hơn.
• Đơn giản hóa quá trình ký kết hợp đồng: Khi ký kết hợp đồng điện tử, tất cả chủ thể tham gia cần xác nhận thỏa thuận bằng chữ ký số. Doanh nghiệp ứng dụng chữ ký số có thể ký kết số lượng lớn hợp đồng, vừa tiết kiệm chi phí vừa rút ngắn thời gian ký kết.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Doanh nghiệp sẽ không cần đầu tư lớn cho đội ngũ nhân sự khi ứng dụng chữ ký số công cộng vào quy trình ký kết hợp đồng, giao dịch liên quan đến thuế. Chi phí in ấn, thời gian triển khai cũng giảm đáng kể.
• Đảm bảo tính pháp lý: Chữ ký số công cộng có giá trị tương tự như chữ viết tay, con dấu đại diện cho doanh nghiệp. Văn bản điện tử ký kết bằng loại hình chữ ký này đảm bảo giá trị pháp lý, hỗ trợ bảo vệ quyền lợi cho các bên.

Đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế

Quy trình đăng ký kinh doanh bằng chữ ký số công cộng

Theo quy định tại Điều 44 của NĐ số 01/2021, tổ chức doanh nghiệp có thể đăng ký giấy phép kinh doanh bằng chữ ký số công cộng. Sau đây là phần khái quát 3 bước thực hiện.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ 

Phía doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy tờ, hồ sơ theo đúng quy định pháp luật. Sau đó, người đại diện pháp luật của doanh nghiệp bắt đầu kê khai thông tin theo quy định, tải văn bản điện tử cần thiết và ký vào hồ sơ đăng ký bằng chữ ký số. Quá trình ký kết này được thực hiện tại Cổng Thông tin Quốc gia về Đăng ký Doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho một cá nhân đại diện làm thủ tục thì trong bộ hồ sơ phải bổ sung giấy xác nhận ủy quyền.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh 

Hồ sơ đăng ký kinh doanh có thể nộp tại Cổng Thông tin Quốc gia về Đăng ký Doanh nghiệp, đường link truy cập là https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn. 

Kể từ thời điểm người đại diện hoặc nhận ủy quyền của doanh nghiệp ký kết bằng chữ ký số, hồ sơ sẽ được hệ thống tiếp nhận. Doanh nghiệp khi đó cũng nhận về một biên lai xác nhận đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Nhận kết quả

Trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp đầy đủ, không cần bổ sung, hồ sơ tiếp tục được gửi đến cơ quan thuế. Sau đó, doanh nghiệp sẽ nhận mã số thuế cấp bởi cơ quan thuế.

Thời điểm nhận mã số thuế chính là lúc doanh nghiệp được cấp giấy phép kinh doanh từ phòng đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp hồ sơ đăng ký kinh doanh không đầy đủ, doanh nghiệp cần bổ sung theo yêu cầu.

Lời kết

Hy vọng bài viết của FPT.eContract đã giúp các doanh nghiệp hiểu hơn về chữ ký số công cộng. Giải pháp này hỗ trợ đắc lực quá trình số hóa quy trình ký kết văn bản số tại các doanh nghiệp.

Nếu cần tìm hiểu thêm về giải pháp hợp đồng điện tử và chữ ký số của FPT, quý khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và demo miễn phí.

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract

econtract.fpt.com.vn/

Để tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp và cá nhân có nghĩa vụ thuế, phía cơ quan thuế tại Việt Nam đã hỗ trợ hình thức kê khai, nộp thuế từ xa. Tuy nhiên nếu muốn thực hiện những giao dịch này, bạn cần dùng đến chữ ký số. Bài viết sau đây, FPT.eContract sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế.

Vì sao cần đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế?

Hiện nay, cả khách hàng cá nhân và tổ chức doanh nghiệp đều được hỗ trợ kê khai, nộp thuế online. Trong quá trình thực hiện giao dịch liên quan đến thuế, tại website chính thức của cơ quan thuế, bạn đều phải sử dụng chữ ký số.

Chữ ký số đăng ký tại đơn vị đủ điều kiện cung cấp dịch vụ chữ ký số, chứng thư tại Việt Nam có đầy đủ giá trị pháp lý. Muốn tiết kiệm thời gian cũng như chi phí, doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế.

Như vậy, phía doanh nghiệp có thể thực hiện nghĩa vụ thuế bất kỳ khi nào, tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

• Cách sử dụng chữ ký số

Quy trình đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế

Nếu cần đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế, bạn có thể lựa chọn đăng ký qua mạng hoặc đăng ký trực tiếp tại cơ quan thuế.

Đăng ký qua mạng

Bước 1: Doanh nghiệp cắm USB Token vào máy tính. Sau đó truy cập website chính thức của cơ quan thuế (Thuế Điện Tử) https://thuedientu.gdt.gov.vn.

Bước 2: Tại giao diện làm việc của trang Thuế Điện Tử, bạn chọn vào mục “Doanh nghiệp” phía bên tay phải.

Bước 3: Chọn “Đăng nhập” ở góc phải màn hình để đăng bằng tài khoản doanh nghiệp. Ví dụ: doanh nghiệp bạn có mã số thuế là: 0123456789 thì tên đăng nhập cũng chính là mã số thuế này.

Bước 4: Một cửa sổ “Nhập thông tin” bắt đầu hiển thị trên màn hình. Lúc này, bạn nhập chính xác mã số thuế và bấm “Tiếp tục”.

Bước 5: Sau khi Đăng nhập thành công, chọn Quản lý Tài khoản (1), tiếp tục chọn Thay đổi thông tin dịch vụ (2).

Bước 6: Tại mục Dịch vụ – Khai thuế điện tử, bấm Thay đổi thông tin dịch vụ (3).

Bước 7: Màn hình hiển thị bước Nhập thông tin, bấm Thay đổi CKS (4) để cập nhật thông tin CTS mới, sau đó bấm Tiếp tục (5).

Lưu ý: Trường hợp CKS của Bạn có nhiều dòng hạn dùng tương ứng với các thông tin CTS khác nhau, hệ thống sẽ hiển thị Cửa sổ Lựa chọn CKS, Bạn chọn Tên chủ thể CTS có thời hạn (Ngày hết hạn) xa nhất của CKS.

Bước 8: Hệ thống hiển thị bước Xác thực, Bạn kiểm tra các thông tin trên tờ khai “Đăng ký thay đổi, bổ sung thông tin giao dịch thuế điện tử”, nếu tất cả đều đã chính xác, Bạn bấm Ký và gửi (6).

Bước 9: Màn hình hiển thị yêu cầu nhập mã PIN, bạn nhập mã và ấn tiếp tục. Thông báo “Ký điện tử thành công” hiển thị, bấm OK (9) để hoàn thành.

Bước 10: Quay lại mục Thay đổi thông tin dịch vụ, làm lại các bước từ 7 đến 9 với mục Dịch vụ – Nộp thuế điện tử

Đăng ký trực tiếp

Ngoài đăng ký qua mạng, doanh nghiệp cũng có thể đăng ký trực tiếp chữ ký số tại cơ quan thuế địa phương. Tuy nhiên trước đó, bạn cần đăng ký chữ ký số tại đơn vị được cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thư số tại Việt Nam, ví dụ như FPT.

Hồ sơ đăng ký chữ ký số bao gồm một số giấy tờ cơ bản sau:

• Bản photo giấy phép kinh doanh kèm công chứng.
• Bản photo giấy chứng nhận đăng ký thuế kèm công chứng.
• Bản photo CMND / CCCD hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.

Nếu hồ sơ đã chuẩn bị xong, bạn cần nộp hồ sơ cho đơn vị đủ điều kiện cung cấp dịch vụ chứng thư số. Sau khi tạo thành công chữ ký số, bạn tiếp tục tìm đến cơ quan thuế tại địa phương để đăng ký chữ ký số, sử dụng cho những giao dịch sau này.

• Tạo chữ ký điện tử online miễn phí

Lời kết

Cá nhân và doanh nghiệp hiện nay đã có thể kê khai và nộp thuế online bằng chữ ký số vô cùng dễ dàng. Cùng với hợp đồng điện tử, chữ ký số đang thúc đẩy số hóa thủ tục hành chính, giúp tiết kiệm thời gian và doanh nghiệp.

Là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp đầu tiên và dẫn đầu thị trường về phần mềm hợp đồng điện tử và chữ ký số, sở hữu chứng chỉ bảo mật cấp cao và đảm bảo quy định pháp lý. FPT.eContract là nhà cung cấp dịch vụ liên quan đến hợp đồng điện tử hàng đầu dành cho cá nhân, doanh nghiệp Việt Nam.

Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến chữ ký số và hợp đồng điện tử, đừng ngần ngại liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và demo miễn phí.

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract

econtract.fpt.com.vn/

Đôi khi doanh nghiệp sẽ cần thay đổi chữ ký số trên trang Thuế Điện Tử của Tổng Cục Thuế. Hiện nay, cả trang Thuế Điện Tử và trang Nộp Thuế Việt Nam đều hỗ trợ khách hàng điều chỉnh thông tin liên quan đến chứng thư điện tử, chữ ký số từ xa.

FPT.eContract sẽ hướng dẫn chi tiết bạn đọc cách thay đổi chữ ký số trên Thuế Điện Tử trong bài viết này,.

Vì sao cần thay đổi chữ ký số trên trang Thuế Điện Tử?

Doanh nghiệp hiện nay có thể kê khai và nộp thuế trên trang Thuế Điện Tử. Trong quá trình thực hiện, người đại diện cho doanh nghiệp cần dùng đến chữ ký số. Trường hợp bố trí nhân viên khác thực hiện công tác liên quan đến thuế, doanh nghiệp cần thay đổi chữ ký số.

Ngoài ra, việc thay đổi chữ ký số còn được áp dụng khi doanh nghiệp chuyển đổi ngành nghề kinh doanh.

Hướng dẫn thay đổi chữ ký số trên trang Thuế Điện Tử và Thuế Việt Nam

Sau đây là phần hướng dẫn chi tiết cách thay đổi chữ ký số trên trang Thuế Điện Tử và trang Thuế Việt Nam.

Thay đổi chữ ký số trên trang Thuế Điện Tử

Bước 1: Bạn kết nối USB với máy tính.

Bước 2: Truy cập trang thuế https://thuedientu.gdt.gov.vn/.

Bước 3: Trong giao diện làm việc chính của trang Thuế Điện Tử, bạn chọn mục “Doanh nghiệp” tại khu vực “Hệ thống Thuế Điện Tử”. 

Bước 4: Bấm “Đăng nhập” để bắt đầu đăng nhập vào tài khoản đã đăng ký trên trang Thuế Điện Tử.

Bước 5: Nhập chính xác tên đăng nhập, mật khẩu, lựa chọn đối tượng, nhập mã xác nhận và bấm “Đăng nhập”.

Bước 6: Sau khi đăng nhập thành công, bạn lần lượt chọn phần “Quản lý tài khoản” và “Thay đổi thông tin dịch vụ”.

Bước 7: Tại cửa sổ “Dịch vụ – Khai Thuế Điện Tử”, bạn chọn mục “Thay đổi thông tin dịch vụ” và chọn các phần thông tin cần thay đổi.

Bước 8: Trường hợp cần thay đổi chứng thư số, bạn bấm “Thay đổi CKS” và bấm “Tiếp tục”.

Bước 9: Khi một cửa sổ nhỏ “NTDT” hiển thị trên màn hình, bạn nhập chính xác mã PIN và bấm “Chấp nhận”. 

Bước 10: Ngay khi thông tin chứng thư cập nhật, bạn bấm “Tiếp tục” và tiến hành thay đổi chữ ký số trên trang Thuế Điện Tử.

Bước 11: Tại bảng thông tin vừa hiển thị, bạn bấm “Ký và gửi” và bổ sung thông tin liên quan đến chứng thư số.

Bước 12: Bạn nhập mã PIN, bấm “Chấp nhận” và bấm “OK”.

Bước 13: Khi màn hình hiển thị dòng chữ “Thay đổi tài khoản thành công” có nghĩa bạn đã hoàn tất quá trình thay đổi chữ ký số.

Thay đổi chữ ký số trên trang Nộp Thuế Việt Nam

Bước 1: Truy cập trang Nộp Thuế Việt Nam theo đường link https://nopthue.gdt.gov.vn/.

Bước 2: Tại giao diện làm việc chính của trang Nộp Thuế Việt Nam, bạn đăng nhập vào tài khoản để bắt đầu điều chỉnh thông tin.

Bước 3: Nếu đã đăng nhập thành công vào tài khoản, bạn lần lượt chọn phần “Tài khoản” và “Thay đổi thông tin”.

Bước 3: Tại cửa sổ “Thay đổi thông tin người nộp thuế”, bạn chọn vào phần “Nhập lại số Serial nộp thuế”. 

Bước 4: Khi cửa sổ nhỏ “Massage from webpage” hiển thị, bạn bấm “OK”.

Bước 5: Tại cửa sổ nhỏ iHTKK, bạn nhập mã PIN và bấm “Chấp nhận”. 

Bước 6: Trong cửa sổ “Thay đổi thông tin nộp thuế”, bạn chọn ngay phần “Cập nhật”.

Bước 7: Tại cửa sổ làm việc mới, bạn bấm “Ký và Gửi”. Sau đó, bạn bấm “OK” để xác nhận lại yêu cầu thay đổi.

Bước 8: Tiếp tục nhập mã PIN và bấm “Chấp nhận” tại cửa sổ “iHTKK”  vừa hiển thị.

Bước 9: Khi quá trình thay đổi thông tin thực hiện xong, bạn chỉ cần bấm “OK”. 

Quy định liên quan đến quá trình sử dụng và quản lý chữ ký số

NĐ số 130/2018/NP-CP có quy định rõ về trách nhiệm của người nhận và người ký chữ ký số. Cụ thể như sau:

Trách nhiệm của người ký

Tại Điều 78 của nghị định quy định người thực hiện ký chữ ký số phải có trách nhiệm kiểm tra kỹ trạng thái chứng thư số trước khi ký kết. Cụ thể trích dẫn luật:

• “Kiểm trang trạng thái chứng thư số của mình trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó.
• Trong trường hợp người ký sử dụng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp: Kiểm tra trạng thái chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho mình trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
• Trường hợp kết quả kiểm tra tại các khoản 1 và 2 điều này đồng thời có hiệu lực, người ký thực hiện ký số. Trường hợp kết quả kiểm tra tại khoản 1 hoặc khoản 2 Điều này là không có hiệu lực, người ký không thực hiện ký số.”

Trách nhiệm của người nhận dữ liệu chữ ký số

Không chỉ người ký mà người nhận chữ ký số cũng phải có trách nhiệm kiểm tra khi nhận chữ ký. Theo đó, trước khi nhận chữ ký số từ phía người ký, bên nhận chữ ký số cần cập nhật trạng thái chứng thư số, thông tin cơ bản trên chứng thư số.

Ngoài ra, bên nhận chữ ký số còn phải xác định xem chữ ký số khởi tạo bởi khóa bí mật của người ký có đúng với khóa công khai của chứng thư số hay không (chứng thư số của người ký).

Cá nhân và doanh nghiệp hiện nay đã có thể kê khai và nộp thuế online bằng chữ ký số vô cùng dễ dàng. Cùng với hợp đồng điện tử, chữ ký số đang thúc đẩy số hóa thủ tục hành chính, giúp tiết kiệm thời gian và doanh nghiệp.

Là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp đầu tiên và dẫn đầu thị trường về phần mềm hợp đồng điện tử và chữ ký số, sở hữu chứng chỉ bảo mật cấp cao và đảm bảo quy định pháp lý.

FPT.eContract là nhà cung cấp dịch vụ liên quan đến hợp đồng điện tử hàng đầu dành cho cá nhân, doanh nghiệp Việt Nam. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến chữ ký số và hợp đồng điện tử, đừng ngần ngại liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và demo miễn phí.

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract

econtract.fpt.com.vn/

Có nhiều cách tạo chữ ký điện tử đơn giản ngay trên file Word, file Excel,… Trong bài viết này, FPT.eContract sẽ tổng hợp một số phương pháp tạo chữ ký điện tử online miễn phí đơn giản, dễ dàng thực hiện chỉ trong một vài phút.

4 cách tạo chữ ký điện tử đơn giản

Dưới đây là phần hướng dẫn chi tiết 4 cách tạo chữ ký điện tử dễ thực hiện nhất.

Tạo chữ ký qua hình ảnh

Đây là cách tạo chữ ký điện tử rất đơn giản, bất kỳ ai sử dụng smartphone cũng có thể làm được.

Bước 1: Bạn ký tên thật rõ ràng lên một tờ giấy A4 để lấy hình ảnh chữ ký.

Bước 2: Tải về điện thoại phần mềm scan hình ảnh như CamScanner, TapScanner, Adobe Scan,… và sử dụng một trong các phần mềm này quét hình ảnh chữ ký vừa chụp.

Bước 3: Sau khi quét xong, bạn lưu hình ảnh chữ ký theo định dạng .PNG hoặc định dạng .JPG.

Bước 4: Bạn có thể chỉnh sửa chữ ký vừa scan sao cho thật rõ nét, kích thước phù hợp với tài liệu cần chèn chữ ký.

Bước 5: Mở file tài liệu cần ký tên và chèn chữ ký vừa chỉnh sửa.

Tạo chữ ký trên file Word

Để tạo chữ ký điện tử trong Word, bạn hãy làm theo 4 bước hướng dẫn chi tiết sau đây.

Bước 1: Tại file Word cần ký tên, bạn lần lượt chọn “Insert” và “Signature Line”.

Bước 2: Khi cửa sổ “Signature Setup” hiển thị trên màn hình, bạn cập nhật thông tin vào bảng thiết lập chữ ký. Bao gồm:

• Mục Suggested Signer: Nhập tên của người cần ký tên vào tài liệu.
• Suggested Signer’s Title: Thông tin liên quan đến chức vụ của người ký tên vào tài liệu.
• Suggested Signer’s e-mail address: Nhập chính xác địa chỉ email còn hoạt động của người cần ký tên.
• Instructions To The Signer: Nhập một dòng mô tả ngắn (chỉ dẫn cho người ký tên).

Sau khi hoàn thành 4 mục thiết lập cơ bản, bạn tick chọn vào một trong 2 dòng bên dưới rồi bấm xác nhận “OK”. Trong đó, nếu tick vào dòng đầu tiên có nghĩa người ký được phép để lại bình luận phía dưới tài liệu. Còn nếu tick chọn dòng thứ 2, ngày sẽ hiển thị ngay phía dưới ô ký tên.

Bước 3: Ngay khi vừa bấm “OK” tại cửa sổ Signature Setup, chữ ký sẽ hiển thị trên file tài liệu. Lúc này, bạn bấm chuột phải vào khu vực chữ ký hiển thị và chọn “Sign”.

Bước 4: Tại cửa sổ “Sign”, bạn điền tên cần ký vào ô X hoặc chèn chữ ký hình ảnh bằng cách chọn dòng “Select image” rồi xác nhận chèn chữ ký bằng cách bấm “Sign”.

Tạo chữ ký trên file Excel

Cách làm chữ ký điện tử trong file Excel gần tương tự như cách tạo chữ ký trong file Word.

Bước 1: Mở file tài liệu Excel bạn cần chèn chữ ký. Sau đó, lựa chọn ô muốn ký tên và chọn “Insert”.

Bước 2: Chọn “Signature Line” tại mục Insert và di chuyển xuống dòng Microsoft Office Signature Line.

Bước 3: Trong hộp thoại thiết lập chữ ký, bạn lần lượt hoàn thành những mục thông tin cơ bản sau:

• Mục Suggested signer: Nhập tên của người cần ký vào tài liệu.
• Mục Suggested signer’s title: Nhập chức danh của người ký tên vào tài liệu.
• Mục Suggested signer’s e-mail address: Nhập địa chỉ email của người ký tên.

Tick chọn vào một trong 2 dòng phía dưới rồi bấm “OK”. Lưu ý, dòng đầu tiên là cho phép người ký tên để lại bình luận, dòng thứ 2 là ngày được hiển thị cùng chữ ký.

Bước 4: Khi biểu tượng chữ X hiển thị ngay vị trí cần ký tên, bạn bấm chuột phải vào vị trí này và lựa chọn “Format Picture”.

Bước 5: Điều chỉnh kích thước chữ ký trong cửa sổ “Format Picture” và một vài thông số khác rồi bấm “OK”.

Bước 6: Ngay khi bấm “OK” là chữ ký của bạn sẽ hiển thị đúng vị trí cần chèn.

Tạo chữ ký bằng một số phần mềm Online

Muốn tạo chữ ký điện tử online, bạn có thể lựa chọn nền tảng hỗ trợ như Wikici.com, Smallpdf.com. Sau đây, FPT.eContract sẽ hướng dẫn bạn cách tạo chữ ký điện tử online miễn phí trên Smallpdf.com chỉ với vài thao tác đơn giản.

Bước 1: Truy cập trang chủ của Smallpdf theo đường link https://smallpdf.com/vi/sign-pdf.

Bước 2: Bấm “Chọn tệp” và chọn file tài liệu cần ký lên hệ thống của Smallpdf.

Bước 3: Tại khu vực màn hình bên tay phải, bạn chọn mục “Chữ ký của bạn”. Sau đó, bạn nhập tên cần ký hoặc tải hình ảnh chữ ký từ thiết bị lên.

Bước 4: Tiến hành căn chỉnh chữ ký vừa tạo sao cho phù hợp với file tài liệu cần ký tên. Nếu đã căn chỉnh xong, bạn chỉ việc bấm “Hoàn thành & Ký tên”.

Bước 5: Sau khi ký xong, bạn có thể tải tài liệu về thiết bị bằng cách bấm “Lưu giữ”. 

Tạo chữ ký số an toàn bảo mật, đảm bảo pháp lý với FPT.eSign

Các cách tạo chữ ký điện tử miễn phí FPT.eContract giới thiệu trên đây vô cùng đơn giản, nhanh chóng và tiện lợi. Tuy nhiên, loại chữ ký điện tử này không có tính bảo mật cao (Ví dụ như ảnh chữ ký của bạn có thể được copy và paste vào nhiều văn bản không thể kiểm soát), bởi vậy, chúng rất ít được sử dụng trong các hợp đồng có giá trị cao, hoặc đòi hỏi tính pháp lý chặt chẽ.

Để đảm bảo chữ ký số được pháp luật công nhận và có thể sử dụng trong các văn bản điện tử quan trọng, bạn có thể sử dụng các giải pháp chữ ký số bởi các đơn vị cung cấp chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp giấy phép, ví dụ như FPT.eSign. So với chữ ký tự tạo bằng 4 cách tạo chữ ký điện tử bên trên, chữ ký số FPT.eSign đảm bảo an toàn bảo mật tuyệt đối và đáp ứng đầy đủ yêu cầu về tính pháp lý theo quy định pháp luật hiện hành.

Chữ ký số FPT.eSign và phần mềm hợp đồng điện tử FPT.eContract đang được ứng dụng tại hàng ngàn doanh nghiệp,  giúp doanh nghiệp triển khai số hóa quy trình ký kết hợp đồng một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến chữ ký số và hợp đồng điện tử, đừng ngần ngại liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và demo miễn phí.

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract

econtract.fpt.com.vn/

Khi ký kết văn bản điện tử, bạn sẽ cần dùng đến chữ ký số. Trong bài viết ngày hôm nay, FPT.eContract sẽ hướng dẫn cách cài đặt và sử dụng chữ ký số USB token FPT. Vậy nếu chưa biết làm sao để khởi tạo loại chữ ký đặc biệt này, hãy theo dõi phần minh họa chi tiết sau đây.

Vì sao nên sử dụng chữ ký số?

Trước khi hướng dẫn sử dụng chữ ký số, FPT.eContract sẽ phân tích một vài lợi ích khi ứng dụng chữ ký số vào quy trình ký kết.

Bảo mật thông tin

Mỗi chữ ký số chỉ đại diện cho một chủ thể duy nhất (cá nhân hoặc tổ chức). Tại mỗi thời điểm ký kết, chỉ người ký giữ khóa bí mật. Nhờ đó, tình trạng chữ ký bị sử dụng trái phép sẽ được hạn chế tối đa. Và vì chỉ người ký biết thông tin trong hợp đồng nên hợp đồng hoặc văn bản điện tử bất kỳ luôn được bảo mật tốt.

Ngăn chặn tình trạng giả mạo chữ ký

Chữ ký điện tử rất khó bị giả mạo. Bởi mỗi chữ ký thường bao gồm khóa bí mật và khóa công khai. Trong đó, khóa bí mật tương tự như mật khẩu đăng nhập, chỉ người sử dụng chữ ký biết. Còn khóa công khai lại tương ứng với chứng thư điện tử, hỗ trợ quá trình xác thực danh tính người ký.

Hỗ trợ xác định nguồn gốc hợp đồng

Muốn xác định thời điểm ký kết, chủ thể tham gia giao kết hợp đồng, người ta có thể dựa vào chữ ký số. Mọi dữ liệu liên quan đến hoạt động ký kết đều có trên hệ thống quản lý của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký.

Mặt khác, một khi đã được ký kết thì chữ ký số gần như không thể thay đổi. Dựa vào tính chất này, phía cơ quan phân xử tranh chấp có thể xác định nguồn gốc hợp đồng, đảm bảo lợi ích cho từng bên.

Tiết kiệm thời gian cho các bên

Khi áp dụng chữ ký điện tử, bạn không cần phải tốn công đi lại in ấn văn bản, trực tiếp đến nơi ký kết như trước. Qua thiết bị kết nối Internet và tài khoản sử dụng đã đăng ký với đơn vị chứng thực, bạn có thể ký kết các văn bản điện tử tại bất kỳ đâu bằng chữ ký số, quá đó cũng giúp tiết kiệm thời gian.

Cách sử dụng chữ ký số USB Token của FPT

Nếu vẫn chưa biết sử dụng chữ ký số như thế nào, bạn có thể tham khảo qua phần hướng dẫn sau đây.

Bước 1: Khi đăng ký chữ ký số FPT, khách hàng sẽ được cung cấp một USB Token. Để bắt đầu sử dụng, bạn cần kết nối USB này với máy tính.

Bước 2: Nếu đã kết nối thành công USB, bạn hãy click vào file Setup và bấm “Install” để bắt đầu quá trình cài đặt.

Bước 3: Tiếp tục bấm “OK” là chương trình sẽ tự động cài đặt.

Bước 4: Nếu chương trình đã cài đặt xong, bạn bấm “Finish” để chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 5: Hệ thống thường mặc định mã PIN cho tất cả người dùng là 12345678. Trước khi sử dụng, bạn cần đổi mã PIN. Cụ thể, bạn lần lượt chọn “Đổi tên PKI Token” và “Tên mới”.

Bước 6: Nhập mã PIN cũ và mã PIN mới vào các theo ô theo yêu cầu rồi bấm “Chấp nhận” để xác nhận thay đổi mã PIN.

Bước 7: Sau khi thay đổi mã PIN, bạn cần kiểm tra lại toàn bộ mục trong chứng thư số. Bao gồm khóa bí mật và khóa công khai hỗ trợ khởi tạo chữ ký số, cùng với đó là mã dữ liệu.

Lưu ý khi sử dụng chữ ký số

Ngoài tìm hiểu cách dùng chữ ký số, bạn nên chú ý đến cả khâu quản lý, bảo mật. Sau đây là một vài lưu ý quan trọng bạn cần ghi nhớ.

• Không tiết lộ khóa bí mật cho bất kỳ ai: Khóa bí mật được sử dụng khi tạo chữ ký số trên văn bản điện tử. Chính vì thế nếu muốn tránh tình trạng người khác sử dụng chữ ký số trái phép, bạn phải bảo mật thông tin liên quan đến khóa bí mật, không đăng nhập trên thiết bị lạ.
• Đổi mật khẩu mặc định: Mật khẩu mặc định rất dễ đoán. Trước khi sử dụng trước chữ ký số lần đầu, bạn nên đổi mật khẩu hay mã PIN nếu muốn bảo vệ tài khoản tốt hơn.
• Chú ý gia hạn theo định kỳ: Bạn cần thường xuyên đăng nhập vào tài khoản và kiểm tra thời hạn sử dụng của chữ ký, gia hạn kịp thời, để quá trình sử dụng không bị gián đoạn.

Là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp đầu tiên và dẫn đầu thị trường về hợp đồng điện tử và ký số, sở hữu chứng chỉ bảo mật cấp cao và đảm bảo quy định pháp lý. FPT.eContract là nhà cung cấp dịch vụ liên quan đến hợp đồng điện tử hàng đầu dành cho cá nhân, doanh nghiệp Việt Nam. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến chữ ký số và hợp đồng điện tử, đừng ngần ngại liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và demo miễn phí.

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract

econtract.fpt.com.vn/

Chữ ký số là một phần quan trọng trong văn bản điện tử nói chung và hợp đồng điện tử nói riêng. Khi sử dụng loại hình chữ ký này, phía tổ chức doanh nghiệp và khách hàng cá nhân đều có thể tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý văn bản hành chính cũng như đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch điện tử

Chữ ký số là gì?

Trước bối cảnh giao dịch online ứng dụng rộng rãi như hiện nay, chữ ký số lại ngày càng chứng minh vai trò quan trọng trong khâu xác thực, hỗ trợ xác định tính pháp lý.

Khái niệm

Tại Khoản 6, Điều 3, NĐ số 130/2018/NĐ-CP, ban hành năm 2018, chữ ký số được định nghĩa rất chi tiết. Cụ thể:

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa.

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Hiểu đơn giản thì loại chữ ký này tương tự như chữ ký tay trên văn bản giấy nhưng đã trải qua quá trình chuyển đổi thông điệp dữ liệu, được pháp luật công nhận pháp lý khi thực hiện các giao dịch điện tử. Tuy được biến đổi nhưng việc mỗi chữ ký đại diện cho một chủ thể không thay đổi tính chất. Có nghĩa bạn vẫn có thể xác định chính xác một chữ ký bất kỳ là do ai ký, có hợp lệ hay không.

Đặc điểm

• Khả năng xác thực: Dựa vào chữ ký trên văn bản điện tử bất kỳ, người ta có thể xác định  người ký là ai, chữ ký đó hợp lệ hay không.
• Bảo mật cao: Cấu tạo của mỗi chữ ký số bao gồm 2 lớp bảo mật. Chúng tương tự như mật khẩu đăng nhập và địa chỉ công khai của từng chữ ký. Như vậy, chỉ người đại diện cho chữ ký mới có quyền ký và quản lý chữ ký của chính mình.
• Mỗi chữ ký chỉ đại diện cho một chủ thể: Mỗi chữ ký trong văn bản điện tử bất kỳ đều chỉ đại diện cho một chủ thể. Dựa vào đặc điểm này, phía cơ quan chịu trách nhiệm phân xử tranh chấp sẽ có đủ cơ sở để xác định tính hợp lệ của văn bản.

Chữ ký số có giá trị pháp lý không?

Chữ ký số doanh nghiệp hay cá nhân đều có giá trị pháp lý nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.

Quy định về tính pháp lý

NĐ số 130/2018/NĐ-CP đã quy định chi tiết về giá trị pháp lý của chữ ký số trong các văn bản điện tử. Cụ thể, theo Điều 8 của nghị định:

• “Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
• Trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức, thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng, nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
• Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.”

Như vậy, chữ ký số chỉ có giá trị pháp lý nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định trong Điều 9 của NĐ số 130/2018/NĐ-CP. Ngoài ra, chữ ký phải được đăng ký, xác nhận tại đơn vị đủ điều kiện cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký tại Việt Nam.

Điều kiện đảm bảo tính pháp lý của chữ ký số

Dựa theo Điều 9 của NĐ số 130/2018/NĐ-CP, một chữ ký số được xem là có giá trị pháp lý nếu hội tụ đầy đủ 3 điều kiện cơ bản sau:

• Chữ ký hình thành trong khoảng thời gian chứng thư số còn hiệu lực. Đồng thời, chữ ký này có thể được xác thực bằng khóa công khai ứng với chứng thư số còn hiệu lực đó (mỗi khóa công khai lại ứng với một chứng thư số).
• Chữ ký được tạo ra bằng cách ứng dụng khóa bí mật (mỗi chữ ký luôn có một khóa bí mật) và khóa công khai của chứng thư số tương ứng.
• Trong lúc ký kết, chỉ chủ thể đại diện cho chữ ký số mới có quyền kiểm soát và biết chính xác khóa bí mật.

Điểm khác biệt giữa chữ ký số và chứng thư số

Chắc hẳn vẫn có không ít người nhầm lẫn giữa chữ ký số và chứng thư số. Mặc dù cùng ứng dụng trên môi trường số nhưng giữa chúng vẫn có điểm khác biệt nhất định, sau đây là bảng so sánh chi tiết:

So sánh điểm khác biệt giữa chữ ký số và chứng thư số 

Thực tế hiện nay, việc ứng dụng các giải pháp số đang ngày càng trở nên phổ biến trong việc quản trị và vận hành doanh nghiệp. Bên cạnh chữ ký số thì hợp đồng điện tử cũng không ngoại lệ. FPT.eContract là giải pháp hợp đồng điện tử tiên phong và dẫn đầu thị trường được phát triển bởi tập đoàn FPT. Với giải pháp này, doanh nghiệp có thể số hóa quy trình ký kết hợp đồng, hướng đến xây dựng mô hình văn phòng không giấy tờ, giúp tiết kiệm 70% chi phí bàn giấy và 80% thời gian.

Giải pháp hợp đồng điện tử của FPT được cấp nhiều chứng chỉ bảo mật cấp cao, có giá trị pháp lý như hợp đồng soạn thảo trên giấy. FPT.eContract là giải pháp phù hợp cho những doanh nghiệp cần ký kết số lượng lớn hợp đồng trong thời gian ngắn.

Nếu có nhu cầu ứng dụng giải pháp hợp đồng điện tử này, quý khách hàng có thể tham khảo báo giá hợp đồng điện tử, cân nhắc lựa chọn gói đăng ký phù hợp với doanh nghiệp. Đặc biệt, phiên bản FPT.eContract Lite – 0 đồng, 0 giới hạn thời gian, 0 hạn chế số lượng sẽ chính thức ra mắt trong tháng 5/2023. Nếu cần tìm hiểu thêm thông tin chi tiết, khi khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và demo miễn phí.

Lê Thị Mai Phương

Lê Thị Mai Phương là trưởng nhóm kinh doanh phụ trách nhiều sản phẩm tại FPT IS với những hiểu biết sâu rộng về sản phẩm & lĩnh vực chuyển đổi số. Không chỉ tập trung vào hoạt động tư vấn khách hàng, chị luôn cung cấp những nội dung hữu ích cho người đọc trên của website FPT.eContract

econtract.fpt.com.vn/